Die Weihnachtsgans vorbestellen, Kekse backen, Adventskranz basteln… Das Jahr nähert sich dem Ende und neben den üblichen weihnachtlichen Vorbereitungen und Traditionen fällt in den meisten Unternehmen auch das Jahresgespräch in diese Zeit.

Sind Arbeitgeber und Beschäftigte zufrieden? Gibt es Optimierungsbedarf? Welche neuen Herausforderungen und Meilensteine können für das nächste Jahr anvisiert werden? Alles wird besprochen, dokumentiert und dann verschwinden die Notizen irgendwo in einer Schreibtischschublade des Arbeitgebers oder landen ungeordnet bei den anderen Protokollen in der Personalakte. Dass das nicht der ideale Weg ist, leuchtet sicherlich ein. Damit auch zum Ende des Jahres keine Bußgelder verhängt werden, hier ein paar Tipps zur datenschutzkonformen Durchführung von Jahres- bzw. Personalentwicklungsgesprächen.

Rechtsgrundlage und Verhältnismäßigkeit

Für jegliche Datenverarbeitungen bedarf es einer Rechtsgrundlage. Die Rechtsgrundlage für die Durchführung von Jahresgesprächen findet sich in § 26 Absatz 1 Satz 1 Bundesdatenschutzgesetz. Jahresgespräche sind zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich. Damit sind die Durchführung und die Dokumentation des Gesprächs grundsätzlich zulässig.

Kommen wir nun zum Inhalt des Gesprächs. Neben den oben genannten allgemeinen Fragen werden oft die Leistungen der Beschäftigten aus dem vergangenen Jahr herangezogen und ausgewertet. Bei Leistungskontrollen ist der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit zu beachten. Für bestimmte Positionen, wie z.B. bei Beschäftigten im Vertrieb, ist eine umfangreichere Leistungs- und Auswertungskontrolle notwendig. Bei derartigen Positionen ist die Vergütung oft von den erbrachten Leistungen abhängig. Aber auch hier sind der Leistungs- und Verhaltenskontrolle Grenzen gesetzt (wir berichteten). Eine Vollüberwachung ist grundsätzlich unverhältnismäßig. In den meisten Fällen sollte eine Leistungskontrolle auf Stichproben beschränkt werden.

Datenminimierung und Speicherbegrenzung

Bei einer Dokumentation der Inhalte des Gesprächs gilt das Prinzip der Datenminimierung. Es sollte nur notiert werden, was für die zukünftige Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses notwendig ist. In der Regel werden die Gesprächsergebnisse und ggf. getroffene Vereinbarungen in einem Protokoll dokumentiert. Das Protokoll sollte nur die für das Beschäftigungsverhältnis relevanten Aspekte wie Weiterbildungsmaßnahmen, Zielvereinbarungen, Arbeitsaufgaben, Zusammenarbeit etc. enthalten.

Die Dokumentation zu dem Gespräch sollte anschließend in die Personalakte gelegt und hier vertraulich aufbewahrt werden. Es sollten keine Notizen oder Kopien von Gesprächsprotokollen in den Schubladen der Vorgesetzten verschwinden. Eine doppelte Aktenführung ist aufgrund des Datenminimierungsprinzips zu vermeiden. Nicht mehr benötigte Notizen sollten datenschutzkonform vernichtet werden. Selbiges gilt für nicht mehr benötigte Protokolle und Dokumentationen zu vergangenen Gesprächen. Dies ist bspw. der Fall, wenn der Beschäftigte befördert wurde. Die Notizen aus den Jahresgesprächen der niedrigeren Position sind obsolet. Es gilt nun die Entwicklung in der aktuellen Position zu betrachten. Offene Punkte aus früheren Gesprächen könnten gegebenenfalls in die diesjährige Dokumentation übernommen werden, so dass auch hier die vergangenen Aufzeichnungen irrelevant sind.

Kurzum: Viel zu beachten gibt es nicht, aber die wenigen Aspekte sollten eingehalten werden, um das Jahr im Guten ausklingen zu lassen.