Auf Seiten von Arbeitgebern besteht immer wieder das Bedürfnis nach Überwachung der Mitarbeiter, um bei entsprechenden Verdachtslagen die Verletzung von Pflichten aus dem Arbeitsverhältnis nachweisen zu können. Dabei stellt sich uns Datenschützern in der Praxis regelmäßig die Frage, welche Überwachungsmaßnahmen noch vom Grundsatz der Verhältnismäßigkeit gedeckt sind. Denn der datenschutzrechtliche Grundsatz der Verhältnismäßigkeit begrenzt bei solchen Maßnahmen die Möglichkeit der Überwachung des Mitarbeiters durch die Intensität des Eingriffs.
In einem konkreten Fall vermutete ein Arbeitgeber, dass einer seiner Mitarbeiter Arbeitszeiten nicht korrekt im Zeiterfassungssystem eingetragen habe und dadurch die tatsächlich anfallenden Arbeitszeiten nicht korrekt einem Kunden zugeordnet werden konnten. Schließlich sei dadurch eine korrekte Abrechnung von Kundenprojekten unmöglich geworden.
Als eine mögliche Kontrollmaßnahme sollten zunächst die Zeiterfassungsdaten aus einer Zeiterfassungssoftware mit den Anmeldedaten am Terminalserver abgeglichen werden, um herauszufinden, ob die Zeiterfassungsdaten mit den Anmeldezeiten am Terminalserver übereinstimmen. Außerdem wurde der Einsatz einer speziellen Überwachungssoftware wie z.B. eines Keyloggers in Erwägung gezogen, um zusätzlich erkennen zu können, welche bestimmten Programme aktiv genutzt wurden.
Grundsatz der Verhältnismäßigkeit
Fraglich ist, ob die beschriebenen Überwachungsmaßnahmen noch verhältnismäßig sind. Im Ergebnis musste festgestellt werden, dass der Abgleich der Anmeldezeiten am Terminalserver mit den Daten aus dem Zeiterfassungssystem zum Zweck der Überprüfung des Mitarbeiters von § 26 BDSG bzw. Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO gedeckt ist. Denn zur Kontrolle, ob der Mitarbeiter seinen Pflichten aus dem Arbeitsverhältnis nachkommt, kann der Arbeitgeber dann den Abgleich der Anmeldezeiten am Terminalserver mit den Daten aus dem Zeiterfassungssystem vornehmen, wenn die beschriebenen Maßnahmen zeitlich begrenzt werden und der betroffene Mitarbeiter vorab über den Abgleich der Daten informiert wird.
Hingegen ist der Einsatz einer Überwachungssoftware wie bspw. Keylogger wegen der hohen Eingriffsintensität als unverhältnismäßig zu bewerten. Die mit dem Einsatz der Überwachungssoftware verbundene umfassende Vollkontrolle des Mitarbeiters stellt einen persönlichkeitsrechtsverletzenden Eingriff dar, der vom Zweck der Überprüfung, ob der Mitarbeiter seinen Pflichten aus dem Arbeitsverhältnis nachkommt, nicht mehr gedeckt ist, vgl. hierzu auch das Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) Urt. v. 27.07.2017, Az. 2 AZR 681/16. Eine entsprechende Überwachung ist daher als rechtswidrig zu bewerten.
Fazit
Eine Überwachung von Mitarbeitern mittels Datenabgleichs zwischen Zeiterfassungssystem und Terminalserver ist in jedem Fall dann rechtmäßig, wenn ein begründeter Verdacht einer Verletzung von Arbeitnehmerpflichten besteht, die Maßnahme zeitlich begrenzt wird und der Mitarbeiter über den Abgleich vorab informiert wird. In Fällen von falscher Zeiterfassung ist der Einsatz von Überwachungssoftware wie bspw. eines Keyloggers nie rechtmäßig. Denn der datenschutzrechtliche Grundsatz der Verhältnismäßigkeit lässt eine entsprechende Vollkontrolle des Mitarbeiters wegen des damit verbundenen massiven Eingriffs in das Persönlichkeitsrecht nicht zu.