Auskunfts- und Akteneinsichtsrechte gegenüber Behörden und Unternehmen

Sie wollten schon immer wissen, ob und wie Sie von Behörden Einsicht in Ihre Akte verlangen dürfen? Oder möchten Sie erfahren, was Ihr ehemaliger Arbeitgeber an Daten über Sie gespeichert hat? In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, welche Ansprüche auf Auskunft Sie geltend machen können und welche Informationen Ihnen Behörden und private Unternehmen im Rahmen einer Auskunft schulden.

Grundsätzlich hat jede Person das Recht auf Zugang zu staatlichen Informationen nach dem Informationsfreiheitsgesetz. Gleichzeitig hat jede Person das Recht auf Auskunft über die sie betreffenden personenbezogenen Daten nach der DSGVO. Außerdem enthalten die zahlreihen Landes- und Bundesgesetze Auskunfts- und Akteneinsichtsansprüche der Bürger auf Informationen.

In diesem Artikel versuchen wir die Voraussetzungen, Unterschiede und Systematik der gesetzlichen Regelungen zu erläutern und eine kurze Orientierung zu den Auskunftsrechten und Akteneinsichtsrechten zu geben.

Auskunftsrecht nach DSGVO gegenüber einem Unternehmen oder einer Behörde

Sofern Sie wissen wollen, welche Informationen über Sie eine Behörde oder ein Unternehmen verarbeitet und speichert, können Sie sich direkt auf Art. 15 DSGVO berufen.

Art. 15 DSGVO bezieht sich nur auf Auskunft und ggf. Einsicht in die personenbezogenen Daten des jeweiligen Antragstellers im Sinne der DSGVO.

Die betroffene Person hat das Recht vom Verantwortlichen zunächst die Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten überhaupt verarbeitet werden. Ist dies der Fall, besteht das Recht auf Auskunft auf die Informationen aus dem Katalog des Art. 15 Abs. 1 DSGVO:

• Verarbeitungszwecke der Daten;
• Die Empfänger, gegenüber denen die personenbezogenen Daten offengelegt werden bzw. wurden, insbesondere die Empfänger in Drittländern;
• die geplante Speicherdauer der Daten;
• Das Bestehen des Rechts auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung;
• Das Bestehen des Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde;
• Wenn die personenbezogenen Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben werden, auch die verfügbaren Informationen über die Herkunft der Daten;
• Informationen über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling.

 Daten Dritter dürfen im Rahmen von Auskunft nach Art. 15 DSGVO grundsätzlich nicht mit beauskunftet werden. In der Regel sind die Auskünfte und Kopien personenbezogener Daten kostenlos, es sei denn, es werden zusätzliche Kopien verlangt. Für weitere Kopien dürfen die Verantwortlichen ein angemessenes Entgelt auf der Grundlage der Verwaltungskosten verlangen.

Allgemein lässt sich sagen, dass die privatwirtschaftlichen Unternehmen gegenüber den Privatpersonen nur dann auskunftspflichtig sind, wenn es um die personenbezogenen Daten geht. Anders verhält es sich mit den Auskunftsrechten gegenüber den Behörden.

Auskunfts- und Akteneinsichtsrechte gegenüber einer Behörde

Eine einheitliche Rechtsgrundlage, die die Akteneinsichtsrechte gegenüber einer Behörde regelt, gibt es nicht. Je nachdem welche Informationen und Daten, von welcher Behörde begehrt werden, kann sich die Rechtsgrundlage des Anspruchs unterscheiden.

a) Anspruch auf Informationszugang nach Informationsfreiheitsgesetzen

Die Grundlage für eine allgemeine Auskunftspflicht der Behörden ergibt sich aus Informations-bzw. Transparenzgesetzen. Das Recht auf Zugang zu Dokumenten und Akten der öffentlichen Verwaltung ist in Deutschland in dem Informationsfreiheitsgesetz des Bundes und den Informationsgesetzen der Länder geregelt.

Der Anspruch auf den freien Zugang zu amtlichen Informationen der öffentlichen Stellen des Bundes und die Einsicht in deren Verwaltungsvorgänge ist in § 1 Informationsfreiheitsgesetz des Bundes (IFG) verankert. Das IFG des Bundes gilt nur für Bundesbehörden. Auf der Bundesebene sind das neben Ministerien und nachgeordneten Bundesbehörden auch die Deutsche Rentenversicherung Bund, die bundesunmittelbaren Krankenkassen und Unfallversicherungsträger, die Bundesagentur für Arbeit sowie die Jobcenter.

Auf der Landesebene greifen die Transparenz- und Informationsfreiheitsgesetze der Länder, die den Zugang zu den Informationen der Landes- und Kommunalbehörden regeln. Bisher haben nur drei Bundesländer kein Informationsfreiheitsgesetz verabschiedet: Bayern, Niedersachsen und Sachsen. In diesen Bundesländern werden die Informationszugangsrechte durch andere Gesetze garantiert (z.B. in Bayern ist das Recht auf Zugang zu Information in Art. 39 Bayerisches Datenschutzgesetz (BayDSG) geregelt).

Der Antrag auf Auskunftserteilung nach den Informationsgesetzen des Bundes und der Länder ist an keine besonderen Eigenschaften des Antragstellers geknüpft. Das Recht auf Zugang zu amtlichen Informationen ist ein Jedermannsrecht und kann von allen unabhängig von einer direkten Betroffenheit, Staatsangehörigkeit oder Wohnsitz ausgeübt werden. Eine formlose mündliche Anfrage soll reichen. Es empfiehlt sich jedoch für Nachweiszwecke eine schriftliche Anfrage zu stellen.

Das Informationsfreiheitsgesetz des Bundes und die entsprechenden Gesetze der Länder enthalten zahlreiche Ausnahmetatbestände, durch die das Recht auf Informationszugang eingeschränkt oder ganz verwehrt werden kann. Z.B. können dem Anspruch auf Informationszugang private oder öffentliche Belange entgegenstehen. Die Beschränkungen ergeben sich auch aus dem Schutz der personenbezogenen Daten sowie Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen oder geistigem Eigentum.

b) Anspruch auf Zugang zu Umweltinformationen und zu Verbraucherinformationen

Neben den Informationsfreiheits- und Transparenzgesetzen existieren Umweltinformationsgesetze des Bundes und der Länder und das Verbraucherinformationsgesetz (VIG).

Das Umweltinformationsgesetz des Bundes (UIG) gilt für informationspflichtige Stellen des Bundes und regelt den Anspruch jeder Person auf freien Zugang zu Umweltinformationen. Für die informationspflichtige Behörden der Länder gelten die Umweltinformationsgesetze der Länder. Der Anspruch ist nicht an dem rechtlichen Interesse der anspruchstellenden Person gebunden und erstreckt sich auf umweltrelevante Informationen, wie etwa Informationen über den Zustand von Luft, Wasser oder Boden oder Faktoren wie Lärm, Energie, Abfälle oder Strahlung. Auch die Informationen über den Zustand der menschlichen Gesundheit und Sicherheit sowie Berichte über die Umsetzung des Umweltrechts gehören zu umweltrelevanten Informationen. Zu den informationspflichtigen Stellen gehören alle Behörden und Stellen der öffentlichen Verwaltung des Bundes oder der Länder.

In bestimmten Fällen kann der Anspruch verweigert werden, z. B. wenn das Informationsverlangen rechtsmissbräuchlich ist oder es um Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse, personenbezogene Daten oder geistiges Eigentum geht. Nach UIG des Bundes fallen für die Erteilung mündlicher und einfacher schriftlicher Auskünfte oder Einsichtnahme in Umweltinformationen vor Ort keine Kosten an. Für bestimmte Fälle sind Gebühren für die Auskünfte fällig, deren Höhe darf aber den Informationsanspruch nicht vereiteln.

Nach dem Verbraucherinformationsgesetz (VIG) haben Sie das Recht auf bestimmte Informationen von bestimmten Landes- oder Bundesbehörden zu einem Produkt. Auch hier wird kein Verstoß gegen verbraucherschützende Vorschriften für die Ausübung des Anspruchs vorausgesetzt. Das VIG enthält in § 2 den Anspruch auf freien Zugang zu solchen Informationen, wie Produktion- und Lieferbedingungen von Lebensmitteln und anderen Verbraucherprodukten wie Kleidung, Reinigungsmittel, Haushaltsgeräte oder Spielwaren. Der Katalog der Daten ist in § 2 Abs. 1 Nr. 1 – Nr.7 VIG aufgelistet. Der Antrag ist an die zuständigen Behörden des Bundes oder der Länder zu richten. Die Zuständigkeit der Behörden für Auskunftserteilung richtet sich nach der Wahrnehmung der Pflichten zur Gewährleistung von Sicherheit und Gesundheit nach geltendem Recht.

Auch hier sind die Ausschlüsse und Beschränkungsgründe in § 3 VIG enthalten. Die einfachen Anfragen von einem Verwaltungsaufwand bis zu 250 Euro sind kostenfrei. Bei Rechtsverstößen sind auch die Antragstellung mit dem Verwaltungsaufwand bis zu 1.000 Euro gebührenfrei.

c) Recht auf Akteneinsicht im Verwaltungsverfahren

Im Verfahrensrecht gilt der Grundsatz, dass die Beteiligten des Verfahrens die Einsicht in die das Verfahren betreffenden Akten bekommen.

Nach § 29 des Verwaltungsverfahrensgesetzes (VwVfG) sowie in den weitgehend wortgleichen Verwaltungsverfahrensgesetzen der Bundesländer besteht für die Beteiligten eines laufenden Verwaltungsverfahrens ein Akteneinsichtsrecht. Ein Verwaltungsverfahren ist die nach außen wirkender Tätigkeit der Behörden, die die Prüfung und Erlass eines Verwaltungsaktes oder Abschluss eines öffentlich-rechtlichen Vertrages gerichtet ist. Verwaltungsakte sind in zahlreichen Bereichen des öffentlichen Rechts anwendbar. Egal, ob man die Baugenehmigung beantragt oder einen Steuerbescheid erhält, es handelt sich bei derartigen hoheitlichen Maßnahmen um den sogenannten Verwaltungsakt.

Im Unterschied zu den Informationszugangsansprüchen ist es hier erforderlich, dass der Beteiligte ein berechtigtes Interesse an der Information darlegt. Nach dem Wortlaut des § 29 VwVfG hat die Behörde die Einsicht in die Akte zu gewähren, wenn deren Kenntnis zur Geltendmachung oder Verteidigung des rechtlichen Interesses des Beteiligten erforderlich ist. Durch die Einsicht in die Akte soll dem Bürgen die Möglichkeit eröffnet werden, den Informationsstand der Behörde und die Gründe für behördliche Entscheidung nachzuvollziehen. Dadurch soll die Wahrnehmung eigener rechtlicher Interessen des Bürgers erleichtert werden. Man spricht von dem sogenannten Prinzip der „Waffengleichheit“.

Grundsätzlich gibt es kein Akteneinsichtsrecht für Entscheidungsentwürfe der Behörde und Arbeiten zu ihrer unmittelbaren Vorbereitung. Die Behörde kann außerdem die Einsichtnahme in die Akte verweigern, wenn eine Beeinträchtigung der ordnungsgemäßen Aufgabenerfüllung zu befürchten ist, Nachteile für das Wohl des Staates drohen oder Geheimhaltungsinteressen Dritter entgegenstehen.

Je nach Aufwand dürfen die Behörden eine Gebühr für die Auskunftserteilung erheben. Die Höhe der Gebühren wird vom Bund, Ländern oder Kommunen festgesetzt.

Außerdem existieren im Verwaltungsrecht für Verfahrensbeteiligte bereichsspezifische Auskunftsrechte, wie etwa gegenüber Sozialbehörden im Sozialverwaltungsverfahren gem. § 25 Sozialgesetzbuch X (SGB X) oder gegenüber den Finanzbehörden nach § 93 Abgabenordnung (AO), die ebenfalls die Auskunfts- und Akteneinsichtsrechte an das berechtigte Interesse des Antragstellenden und ggf. andere Voraussetzungen knüpfen.

Fazit

Derzeit werden die Auskunfts- und Akteneisichtrechte gegenüber Behörden und Unternehmen recht selten geltend gemacht. Im Einzelfall muss geprüft werden, auf welche gesetzlichen Regelungen man sich als Privatperson bzw. auch als Verfahrensbeteiligter am effektivsten berufen kann und dabei berücksichtigt werden, welche Informationen begehrt werden. Grundsätzlich gilt die Faustregel, dass die Akteneinsichtsrechte als Beteiligter eines Verfahrens effektiver und weitreichender sind als die Jedermannsrechte aus den Informationszugangsgesetzen. Geht es dem Antragsteller nur um eigene personenbezogen Daten, bietet sich vorrangig das Auskunftsrecht nach Art. 15 DSGVO an.