Auskunftsersuchen – Keine fristgerechte Zustellung wegen der Post

Die Geltendmachung von Betroffenenrechte nach Art. 12 ff. DSGVO ist mittlerweile keine Seltenheit mehr. Vorzugsweise nach Art. 15 DSGVO sind Auskunftsersuchen gang und gäbe geworden. Dass der Verantwortliche hierbei einige Fallstricke beachten muss, wurde bereits in unserem Blog oftmals thematisiert.

Neben einer vollständigen, richtigen und formgerechten Auskunft, sollte ebenso die Frist zur Beauskunftung nach Art. 12 Abs. 3 S. 1 DSGVO bzw. Art. 12 Abs. 3 S. 2 DSGVO eingehalten werden. Doch insbesondere bei postalischen Beauskunftungen kann es passieren, dass das Antwortschreiben verspätet oder gar nicht zugestellt wird. Zwar besteht aus datenschutzrechtlicher Sicht die Verpflichtung das Auskunftsersuchen fristgerecht zuzustellen, jedoch müsste der Verantwortliche dann das Auskunftsersuchen sehr früh losschicken, um das beschriebene Szenario durch die Post zu vermeiden. Oftmals hat der Verantwortliche aber hierfür geringfügig Zeit, da die Bearbeitung von Auskunftsersuchen im Einzelfall sehr zeitintensiv ist. Der nachfolgende Beitrag soll das oben aufgeführte Szenario aus datenschutzrechtlicher Sicht beleuchten.

Grundlegendes zur fristgerechten Beauskunftung

 Nach Art. 12 Abs. 3 S. 1 DSGVO sollte der Verantwortliche dem Betroffenen „unverzüglich, in jedem Fall aber innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags“ Auskunft über seine beim Verantwortlichen gespeicherten personenbezogenen Daten erteilen. Die Frist kann u.U. unter den Voraussetzungen nach Art. 12 Abs. 3 S. 2 DSGVO um zwei weitere Monate verlängert werden (wir berichteten).

Wird die Auskunft nicht fristgerecht erteilt, kann dies durch eine zuständige Datenschutz-Aufsichtsbehörde beanstandet werden.

Dass Aufsichtsbehörden regelmäßige Kontrollen zur Einhaltung der Betroffenenrechte durchführen, wird anhand des Tätigkeitsberichts des bayerischen Ladensamts für Datenschutz deutlich (vgl. https://www.lda.bayern.de/media/baylda_report_14.pdf, S. 27 ff.).

Datenschutzrechtlich Darstellung der Problematik

 In manchen Fällen „scheitert“ eine fristgerechte Zustellung des Auskunftsersuchens nämlich nicht am Verantwortlichen, sondern am Zusteller. In den letzten Jahren – vor allem um die Weihnachtszeit – kam es zu vermehrten Streiks bei den Zustellern und damit einhergehend auch zu einer verzögerten Postzustellung.

Wie Eingangs beschrieben steckt der Verantwortliche in solchen Fällen in einer Zwickmühle: Denn einerseits soll das Auskunftsersuchen fristgerecht zugestellt werden, aber andererseits kann der Verantwortliche aufgrund der knappen Frist das Auskunftsersuchen nicht bereits so früh losschicken, dass diese Eventualität mit abgedeckt ist.

Eine Fristverlängerung ist unter Umständen aufgrund der strikten Voraussetzungen des Art. 12 Abs. 3 S. 2 DSGVO nicht möglich.

Aus datenschutzrechtlicher Sicht empfiehlt es sich daher, ein postalisches Auskunftsersuchen – so wie jedes andere fristwahrende Schriftstück auch – rechtzeitig (bspw. nicht einen Tag vor Fristablauf oder am selben Tag) zu versenden. Bahnt sich ein Streik bei den zuständigen Zustellern an, sollte eine eventuell streikbedingte verzögerte Zustellung mit einkalkuliert und das Auskunftsersuchen dementsprechend früher versendet werden.

Das Auskunftsersuchen sollte zudem per Einschreiben Einwurf zum Nachweis der fristgerechten Bearbeitung versendet werden.

Stellt der Verantwortliche im Rahmen der Sendungsverfolgung eine verzögerte Zustellung fest, empfiehlt es sich, nicht untätig zu bleiben. In solchen Situationen sollte der Verantwortliche unverzüglich Kontakt mit dem Zusteller aufnehmen und die Zustellungsproblematik klären.

Letztlich kann bei gesicherter Kenntnis über eine verzögerte Zustellung des Auskunftsersuchens an den Betroffenen herangetreten werden. Durch eine offene Kommunikation mit dem Betroffenen kann der Eindruck vermieden werden, dass das Auskunftsersuchen absichtlich nicht fristgerecht zugestellt wurde. Überdies kann der Betroffene – neben dem postalischen Weg – gefragt werden, ob er zur Fristwahrung seines Auskunftsersuchens mit einer elektronischen Zustellung ausnahmsweise einverstanden ist.

Fazit

Wie bei jedem fristwahrenden Schriftstück sollte auch bei Auskunftsersuchen darauf geachtet werden, dass diese so frühzeitig versendet werden, dass die Frist unter „normalen“ Umständen eingehalten werden kann. Stellt sich heraus, dass es Probleme bei der Zustellung gibt, empfiehlt es sich, dass der Verantwortliche nicht untätig bleibt. Eine „Nachhaken“ beim Zusteller und eine offene Kommunikation mit dem Betroffenen können – je nach Einzelfall – das Risiko von Rückfragen und/ oder Beschwerde bei Datenschutzaufsichtsbehörden senken.