Verlässt ein Beschäftigter sein bisheriges Unternehmen, so läuft diese Trennung nicht immer reibungsfrei ab. Seien es persönliche Differenzen oder auch „nur“ finanzielle Auseinandersetzungen, oft ist so eine Situation emotionsgeladen. Da braucht man nicht auch noch den Datenschutz als zusätzlichen Bremsschuh. Warum aber sollte man sich darüber überhaupt Gedanken machen müssen?
Genau wie bei einem sauberen „Onboarding“ zählt auch beim Verlassen des Unternehmens ein geregeltes Prozedere zum A und O des Personalmanagements. Denn alles, was jemand einmal für seine Arbeit an die Hand bekommen hat – wie etwa Passwörter, Büroschlüssel, einen Dienstwagen oder auch den E-Mail-Zugang – will ebenso wieder zurückgegeben werden.
„Ja, wo laufen sie denn!?“
Ein treffliches Beispiel für ein Thema, das früher oder später jeden trifft, ist just das E-Mail-Konto. Denn spätestens dann, wenn ein Arbeitsplatz geräumt, also ein Schreibtisch geleert ist, stellt sich die Frage: Darf der Arbeitgeber jetzt einfach auf die „alten“ E-Mails zugreifen? Die gehören doch eh alle dem Unternehmen – oder doch nicht? Und wie war das noch gleich mit der privaten Nutzung von Internet und E-Mail? Da fängt bei manch einem Vorgesetzten bereits das dezente Kopfkratzen oder starke Grübeln wieder an.
Gut also zu wissen, dass es auch einfache Lösungen gibt – häufig herbeigesehnt, oft versucht und doch selten erreicht. So gibt es um diesen Themenkomplex – den Umgang mit dienstlichen E-Mails – zwar zahlreiche rechtliche Fragestellungen, die trotz teils jahrelanger Gesetzesnovellierungen (oder zumindest Versuche, solche herbeizuführen) noch nicht abschließend geklärt sind: Dem einen oder anderen kräuseln sich auch bereits die Fußnägel, wenn etwa das Stichwort „Fernmeldegeheimnis“ fällt.
Debattenkultur vs. Prozessablauf
Um die damit einhergehenden juristischen Wortklaubereien aber nicht überzustrapazieren, sei hier lediglich ein pragmatischer Vorschlag in den Raum der Debatte geworfen. Für gewöhnlich wird für das Zurückgeben obig beschriebener Gerätschaften samt Zubehör eine kleine Checkliste – altmodisch auch mal als Zettel bezeichnet – verwendet. Und weil die einzelne betroffene Person damit ggf. zu verschiedenen Stellen im Unternehmen laufen muss, spricht man hier gerne auch von dem sog. Laufzettel.
Ist ein solcher vorgesehen, sollte überprüft werden, ob auch die saubere Übergabe und das Bereinigen des E-Mail-Kontos dadurch erfasst wird. Falls nicht, bietet es sich an, diesen Aspekt einmal mit aufzunehmen. Eine passende Formulierung dafür könnte etwa wie folgt lauten:
„Die Mitarbeiterin / der Mitarbeiter hat persönliche Dateien, Kontakte und Nachrichten aus seinem / ihrem E-Mail-Konto, Firmenhandy und/oder dem persönlichen Laufwerk bzw. Dateiordner aussortiert und auf einem privaten Speichermedium gesichert.
Dem Unternehmen steht anschließend uneingeschränkt Einsicht in den gesamten Datenbestand der dienstlich zur Verfügung gestellten Speichermedien zu.“
Fazit
Zu welchen Ergebnissen auch immer man im Rahmen der zuvor erwähnten Streitfragen sonst kommen mag, ist man mit einer Formulierung ähnlich der oben dargestellten in vielerlei Hinsicht auf der sicheren Seite, um eine saubere Übergabe auch des persönlichen Datenbestandes eines (ehemaligen) Beschäftigten zu gewährleisten.