Bekanntgabe einer Kündigung im Unternehmen: Welche Informationen sind erforderlich?

Kündigungen sind im Arbeitsalltag leider keine Seltenheit. Sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmende ist dies oft eine schwierige Situation, die mit vielen Fragen und Unsicherheiten verbunden ist. Ein Aspekt betrifft die Frage, welche Informationen im Rahmen einer internen Bekanntgabe einer Kündigung weitergegeben werden dürfen und welche datenschutzrechtlichen Vorgaben zu beachten sind.

Das ULD (Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein) hat sich in seinem aktuellen Tätigkeitsbericht (ULD Schleswig-Holstein|Tätigkeitsbericht für das Jahr 2024, Seite 76 f., Punkt 5.9) mit der unternehmensinternen Bekanntgabe einer Kündigung in einem dort gemeldeten Fall befasst. Der Arbeitgeber eines Beschäftigten hatte intern bekanntgegeben, dass dieser das Unternehmen zu einem bestimmten Zeitpunkt und „auf eigenen Wunsch“ verlasse.

Personenbezogene Daten von Beschäftigten

Angaben zur Beendigung einer Tätigkeit bei einem Arbeitgeber stellen personenbezogene Daten dar, sofern die beschäftigte Person identifizierbar ist. Folglich war der Arbeitgeber verpflichtet die datenschutzrechtlichen Vorgaben einzuhalten.

Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses

Personenbezogene Daten von Beschäftigten dürfen nach § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG verarbeitet werden, „[…] wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses oder nach Begründung des Beschäftigungsverhältnisses für dessen Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses oder zur Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einem Tarifvertrag, einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung (Kollektivvertrag) ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten erforderlich ist.“ Nach § 26 Abs. 8 S. 2 BDSG sind auch Personen, deren Beschäftigungsverhältnis beendet ist, vom Anwendungsbereich des § 26 BDSG erfasst.

Als Ausprägung des Merkmals der „Erforderlichkeit“ ist ergänzend der Grundsatz der Datenminimierung aus Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO zu beachten. Danach müssen personenbezogene Daten dem Zweck angemessen und erheblich sowie auf das für die Zwecke der Verarbeitung notwendige Maß beschränkt sein. Weiter muss der Verantwortliche zur Verwirklichung der von ihm verfolgten Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses (wozu auch die Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses gehört) grundsätzlich das mildeste der ihm zur Verfügung stehenden Mittel wählen. Dabei muss er zwischen denjenigen Mitteln wählen, die eine gleich effektive Zweckerreichung versprechen.

Im Falle einer Kündigung, kann es für den Arbeitgeber in verschiedener Hinsicht erforderlich sein, den Austrittstermin intern zu kommunizieren, insbesondere um die internen Abläufe sicherstellen bzw. aufrechterhalten zu können. Dabei sollte je nach Unternehmensgröße darauf geachtet werden, dass gegebenenfalls die Bekanntgabe auf jeweils relevante Abteilungen beschränkt wird.

Informationen über den Austrittsgrund

Informationen über den konkreten Austrittsgrund, wie beispielsweise die Information, dass der Beschäftigte das Unternehmen „auf eigenen Wunsch“ verlasse, dürften jedoch regelmäßig nicht erforderlich sein und damit gegen das Gebot der Datenminimierung verstoßen. Ähnlich zu bewerten ist der Fall, dass das Arbeitsverhältnis nicht einvernehmlich oder gar mit einem Rechtsstreit endete. Die Weitergabe zusätzlicher Informationen über die Beendigung des Arbeitsverhältnisses kann vom Betroffenen als besonders gravierende Beeinträchtigung des eigenen Ansehens wahrgenommen werden (siehe auch Jahresbericht 2020 des Berliner Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit, S. 130 f.). In den meisten Fällen besteht deshalb beim Arbeitgeber über die Mitteilung des Austrittstermins hinaus kein Interesse an der Weitergabe weiterer Informationen. So entschied auch das ULD – das Verfahren wurde mit einem entsprechenden Hinweis und einer Warnung gegenüber dem Verantwortlichen beendet.

Fazit

Arbeitgeber müssen bei der Bekanntgabe der Kündigung einer beschäftigten Person eine datenschutzrechtliche Abwägung vornehmen und dabei insbesondere den Grundsatz der Datenminimierung berücksichtigen. Sofern die unternehmensinterne Mitteilung des Austrittstermins zur Sicherstellung der Betriebsabläufe erforderlich ist, ist die Mitteilung auch zulässig, gegebenenfalls aber – je nach Unternehmensgröße – auf die relevanten Organisationseinheiten zu beschränken. Informationen über den Austrittsgrund der beschäftigten Person sind in diesem Zusammenhang nicht erforderlich.