Belgiens neues Gesetz zu privaten Ermittlungen: Was es für Arbeitgeber und den Schutz der Privatsphäre von Beschäftigten bedeutet

Im Dezember 2024 hat Belgien eine bedeutende Aktualisierung seiner Gesetzgebung zu privaten Ermittlungen eingeführt: das Wet tot regeling van de private opsporing (WPO). Auf den ersten Blick könnte man meinen, dieses Gesetz betreffe nur Privatdetektive. Doch sein Anwendungsbereich ist weitaus breiter gefasst. Tatsächlich beeinflusst es maßgeblich, wie Unternehmen interne Untersuchungen durchführen und mit Vorfällen am Arbeitsplatz umgehen.

Mit anderen Worten: Sind Sie Arbeitgeber in Belgien, betrifft dieses Gesetz Sie höchstwahrscheinlich – selbst dann, wenn Sie keine privaten Ermittler engagieren.

Wichtig dabei ist: Das WPO steht nicht isoliert. Es ergänzt und verstärkt die Vorgaben der DSGVO. Gemeinsam schaffen beide Regelwerke eine strengere Gesetzgebung für die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten im Rahmen von Untersuchungen am Arbeitsplatz.

Weiter gefasst, als man denkt

Das WPO definiert „private Ermittlungsaktivitäten“ sehr weitreichend. Darunter fallen alle Maßnahmen zur Informationsbeschaffung über Personen oder Ereignisse im Auftrag eines Dritten (z. B. eines Arbeitgebers), mit dem Ziel, die Interessen dieses Dritten im Zusammenhang mit einem tatsächlichen oder potenziellen Konflikt zu schützen oder vermisste Personen oder Sachen ausfindig zu machen.

Das bedeutet, dass unter anderem folgende Maßnahmen am Arbeitsplatz als private Ermittlungsaktivitäten gelten:

• Aufklärung interner Betrugsfälle
• Sammlung von Beweisen für Kündigungen
• Überprüfung des Hintergrunds von Bewerbern vor einer Einstellung

Das WPO richtet sich also nicht nur an externe Firmen. Es gilt auch für Arbeitgeber, die selbst Ermittlungen durchführen, zum Beispiel über ihre HR- oder Compliance-Abteilung.

Sogar die Nutzung von Videoüberwachungsaufnahmen (CCTV) kann unter das WPO fallen, wenn sie gezielt ausgewertet werden, um bestimmtes Verhalten von Beschäftigten – etwa Fehlverhalten oder Verstöße gegen Unternehmensrichtlinien – zu untersuchen. Ein eigentlich allgemeines Sicherheitsinstrument wird damit plötzlich zur regulierten privaten Ermittlungsmaßnahme.

Was erfasst das WPO nicht?

Einige Tätigkeiten fallen nicht unter die gesetzliche Definition von privaten Ermittlungen. Dazu zählen Handlungen, die aufgrund einer gesetzlichen Verpflichtung durchgeführt werden, sofern die private Ermittlung nicht das Hauptziel ist.

Ein Beispiel hierfür sind Hinweisgeber- bzw. Whistleblower-Verfahren (im engen gesetzlichen Sinn).

Aber Achtung: Werden die Ergebnisse solcher Untersuchungen später für andere Zwecke genutzt – etwa zur Einleitung disziplinarischer Maßnahmen – greifen die Regeln des WPO trotzdem.

Pflichten für Arbeitgeber nach dem WPO

Das Gesetz erlegt Arbeitgebern mehrere zentrale Verpflichtungen auf.

Berechtigtes Interesse nachweisen

Keine Untersuchung darf beginnen, wenn der Arbeitgeber kein berechtigtes Interesse nachweisen kann. Fehlt dieses, muss der Ermittler den Auftrag ablehnen.

Lizenz- und Ausweispflicht

Seit Montag, 16. Juni 2025 gilt: Unternehmen, die

• externe Privatdetektive einsetzen oder
• eine interne Ermittlungsstelle betreiben,

müssen über eine gültige Lizenz verfügen, die vom Minister van Binnenlandse Zaken (Innenminister) ausgestellt wird. Diese Lizenz ist fünf Jahre lang gültig.

Zudem müssen Ermittler einen gültigen Ausweis bei sich tragen, der von der Directie Private Veiligheid van de FOD Binnenlandse Zaken ausgestellt wird – ebenfalls fünf Jahre gültig.

Arbeitgeber, die gelegentlich interne Untersuchungen (z. B. über das Personalteam) durchführen, benötigen zwar keine Lizenz oder Ermittlerausweise, sind aber dennoch an die übrigen Pflichten des Gesetzes gebunden (siehe unten).

Ordnungsgemäße Dokumentation der Untersuchung

• Es muss ein schriftlicher Untersuchungsauftrag erstellt, unterzeichnet und allen Beteiligten zur Verfügung gestellt werden, der Zweck und Umfang der Untersuchung beschreibt.
• Ist der Ermittler ein interner Mitarbeiter (z. B. aus der Personalabteilung), entfällt der formelle Auftrag. Stattdessen muss ein Register mit den Auftragsdetails und den Untersuchungszeiträumen fünf Jahre lang aufbewahrt werden.
• Während des gesamten Prozesses ist ein chronologisches Ermittlungsdossier zu führen.
• Innerhalb eines Monats nach Abschluss der Untersuchung muss der Ermittler einen schriftlichen Abschlussbericht vorlegen.
• Der Arbeitgeber hat dann 30 Tage Zeit, zu entscheiden, ob er Maßnahmen ergreifen will. Erfolgt keine Reaktion, sind alle gesammelten Informationen zu vernichten – im Einklang mit den DSGVO-Prinzipien zur Speicherbegrenzung und Datenminimierung.
• Werden Maßnahmen eingeleitet, müssen alle betroffenen Personen über folgendes informiert werden:
  • Zweck und Umfang der Datenverarbeitung
  • Untersuchungszeitraum
  • ihre DSGVO-Rechte (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Widerspruch)

Und ganz wichtig: Es dürfen keine Maßnahmen ergriffen werden, bevor die Betroffenen die Gelegenheit hatten, ihre Rechte auszuüben.

Interne Richtlinie erstellen

Arbeitgeber müssen eine interne Richtlinie zu privaten Ermittlungen erstellen und die Beschäftigten vorab darüber informieren, dass und wie solche Maßnahmen durchgeführt werden können. Diese Richtlinie sollte klar darstellen:

• Wann und wie Untersuchungen stattfinden dürfen
• Wie die Rechte der Beschäftigten gewahrt werden

Die Umsetzung ist flexibel, aber eine eigenständige Unternehmensrichtlinie ist in der Praxis die sinnvollste Lösung.

Unternehmen haben bis 16. Dezember 2026 Zeit, diese Richtlinie einzuführen. Danach dürfen keine internen oder externen Untersuchungen mehr rechtmäßig stattfinden, solange sie fehlt.

Aus DSGVO-Sicht dient diese Richtlinie zugleich der Informationspflicht des Arbeitgebers (Artikel 13 und 14) und unterstützt die Prinzipien der Rechenschaftspflicht und Transparenz.

Zusätzliche Einschränkungen für bestimmte Methoden

Einige Ermittlungsmethoden sind besonders streng reguliert. So gilt zum Beispiel, dass Befragungen oder Konfrontationen nur durchgeführt werden dürfen, wenn die befragte Person:

• vorher ausdrücklich zustimmt und
• vollständig über ihre Rechte und den Zweck des Gesprächs informiert wurde.

Außerdem ist eine schriftliche Zusammenfassung des Gesprächs, die von allen Beteiligten unterzeichnet wird, verpflichtend.

Fazit

Das WPO schafft in Belgien einen deutlich weiter gefassten rechtlichen Rahmen für private Ermittlungen, als viele Arbeitgeber erwarten würden. Es betrifft nicht nur externe Ermittler, sondern auch interne Untersuchungen im Unternehmen.

Ziel des Gesetzes ist es, ein ausgewogenes Verhältnis zwischen dem berechtigten Untersuchungsinteresse des Arbeitgebers und den Datenschutz- und Persönlichkeitsrechten der Beschäftigten herzustellen.

Wenn Ihr Unternehmen interne Prüfungen oder Ermittlungen durchführt, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, Ihre bisherigen Praktiken zu überprüfen und Ihre Richtlinien zu aktualisieren, um rechtskonform zu bleiben.

Dieser Beitrag ist am 16.06.2025 bereits auf Englisch bei datenschutz notizen erschienen. Zum englischen Originalbeitrag geht es hier.