Ein Krankenhausaufenthalt ist an sich schon unangenehm. Verläuft die Heilbehandlung dann nicht nach Plan oder jedenfalls nicht nach der Vorstellung des Patienten, ist dies umso unangenehmer. Ebbt auch nach einem zeitlichen Abstand die Unzufriedenheit nicht ab, wird eben diese immer häufiger niedergeschrieben und als Beschwerdebrief der Gesundheitseinrichtung zugesandt.
Wohin mit dem Brief?
Beinhaltet der Brief wesentliche Informationen, die aus ärztlicher Sicht für die derzeitige und künftige Behandlung maßgeblich sind, ist das Dokument in die Patientenakte aufzunehmen. Ist dies nicht der Fall, ist der Brief zur Verwaltungsakte zu nehmen, die getrennt von der Patientenakte zu führen ist. Voraussetzung hierfür ist, dass der Brief zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche erforderlich ist und eine Abwägung ergibt, dass das Interesse des Patienten an einer Vernichtung des Schreibens nicht überwiegt. Ist auch dies nicht der Fall, ist der Brief zeitnah nach abschließender Bearbeitung der Beschwerde zu vernichten oder in anonymisierter Form beim Beschwerdemanagement oder dem Qualitätsmanagement aufzubewahren.
Wie lange aufbewahren?
Sofern der Beschwerdebrief in der Verwaltungsakte aufzubewahren ist, empfiehlt der sächsische Datenschutzbeauftragte eine dreijährige Aufbewahrungsdauer (8. TB NOB., Ziffer 8.4.4). Sofern der Brief behandlungsrelevante Informationen beinhaltet, ist dieser in der Patientenakte für zehn Jahre aufzubewahren. Gegebenenfalls ist der Brief mit einem Sperrvermerk zu versehen, um den möglichen Zugriff auf einen kleinen Personenkreis zu beschränken.