Eltern zahlen einen reduzierten Beitragssatz zur Pflegeversicherung, sofern sie ihre Elterneigenschaft nachweisen – ansonsten gelten sie als kinderlos. Die derzeitigen Regelungen gelten bereits seit 2023 aufgrund der Änderung im Pflegeunterstützungs- und Entlastungsgesetz (wir berichteten).
Für den geeigneten Nachweis gab es verschiedene Möglichkeiten und Empfehlungen des Spitzenverbandes Bund der Pflegekassen. Aus datenschutzrechtlicher Sicht war dies zum Teil mit einer umfangreichen Verarbeitung von Beschäftigtendaten verbunden und damit einhergehenden datenschutzrechtlichen Pflichten.
Digitales Nachweisverfahren (DaBPV)
Zur Entlastung der Arbeitnehmer und Arbeitgeber wurde aus diesem Grund ein digitales Verfahren zur Erhebung und zum Nachweis der berücksichtigungsfähigen Kinder eingeführt, das sog. „Datenaustauschverfahren zur Beitragsdifferenzierung in der sozialen Pflegeversicherung“ (DaBPV). Dieses ersetzt das seit Juli 2023 mögliche vereinfachte Nachweisverfahren. Über das DaBPV erhält der Arbeitgeber die Rückmeldung, ob und wie viele Kinder bei der Beitragsberechnung zu berücksichtigen sind. Einer der Vorteile ist, dass Arbeitgeber auch über Änderungen proaktiv informiert werden – bspw. bei Änderungen der Anzahl der Kinder.
Was bedeutet das für Arbeitgeber?
Seit dem 1. Juli 2025 sind Arbeitgeber verpflichtet, das digitale Verfahren zu nutzen. Die Informationen der Elterneigenschaft werden dabei vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) bereitgestellt. Die Krankenkassen sind über eine zentrale Schnittstelle mit dem BZSt verbunden. Arbeitgeber haben jedoch keinen direkten Zugang hierzu und nutzen den Weg über die Datenstelle der Rentenversicherung. Damit alles richtig zugeordnet werden kann, wird die steuerliche Identifikationsnummer (IdNr) der Arbeitnehmer verwendet.
Für alle neuen Arbeitsverhältnisse muss derzeit bereits bei Beginn und Ende der Beschäftigung eine Meldung über das Entgeltabrechnungssystem oder das SV-Meldeportal erfolgen. Die Meldung muss bei Beginn der Tätigkeit innerhalb von sieben Tagen vorgenommen werden. Bei bestehenden Arbeitsverhältnissen ist durch den Arbeitgeber ein Initialabruf vorzunehmen – spätestens bis zum 31. Dezember 2025. Eine datenschutzrechtliche Einwilligung der Arbeitnehmer ist auf Grund der gesetzlichen Verpflichtung der Arbeitgeber nicht notwendig.
In allen Fällen gilt, dass zwingend eine Abmeldung erfolgen muss, da nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses der Arbeitgeber datenschutzrechtlich nicht mehr zum Erhalt der beitragsrelevanten Daten befugt ist.
Daneben ist unbedingt darauf zu achten, dass die für die Entgeltabrechnung zuständigen Mitarbeiter entsprechend geschult sind und ein zertifiziertes Lohnabrechnungsprogramm vorhanden ist, mit dem die Teilnahme am DaBPV überhaupt erst möglich ist. Anlasslose Anfragen sind unzulässig und datenschutzrechtlich problematisch, diese können auch zu entsprechenden Meldepflichten im Sinne der Art. 33 und 34 DSGVO führen.
Daneben sollten Arbeitgeber auch ihre bestehenden Personalfragebögen anpassen. Die Abfrage bspw. der Namen und Geburtsdaten der Kinder zu Beginn der Beschäftigung sowie die Erhebung entsprechender Nachweise ist im Regelfall nicht (mehr) notwendig und damit auch nicht zulässig.
Wie fast immer gibt es jedoch auch Ausnahmen, denn die Daten des BZSt sind im Fall von steuerlich nicht erfassten Kindern (z. B. Stiefkinder, im Ausland lebende Kinder) nicht vollständig. In diesem Fall oder wenn dem Arbeitgeber Informationen vorliegen, die von der Meldung des BZSt abweichen, sind individuelle Lösungen gefragt – und die Daten müssen doch wieder eigenständig mit geeigneten Nachweisen erhoben werden. Hierbei kann man sich an dem ursprünglichen Vorgehen in unserem damaligen Beitrag orientieren (wir berichteten), das vereinfachte Verfahren ist jedoch nicht mehr möglich!
Fazit
Zusammenfassend ist das BZSt für die Bereitstellung und Verwaltung der Daten verantwortlich, während die beitragsabführenden Stellen (z. B. Arbeitgeber) diese Daten datenschutzkonform abrufen und im Rahmen der Beitragserhebung nutzen. Durch das neue Verfahren ist im Regelfall eine korrekte und zuverlässige Ermittlung der Elterneigenschaft und Kinderanzahl möglich – bei geringerem Aufwand für Arbeitgeber. Abweichende Daten müssen jedoch weiterhin durch eigene Nachweise dokumentiert werden.