Der Beauftragte für den Datenschutz der Evangelischen Kirche in Deutschland hat eine Handreichung zum Datenschutz im Gemeindebrief herausgegeben (Stand Januar 2020). Gemeindebriefe berichten über das Leben in der Kirchengemeinde und geben wichtige Informationen zu anstehenden Terminen etc. Naturgemäß werden dabei personenbezogene Daten veröffentlicht, die nach dem EKD-Datenschutzgesetz (DSG-EKD) zu schützen sind. Die Handreichung ist als Erstellungshilfe für die Verantwortlichen in den einzelnen Gemeinden gedacht und stellt neben den wichtigsten Informationen auch Muster für eine Einwilligung in die Veröffentlichung personenbezogener Daten in Gemeindebriefen und ein Widerrufsmuster bereit.

Landeskirchliche Bestimmungen im Blick behalten

Bei der Erstellung von Gemeindebriefen müssen die Verantwortlichen immer prüfen, ob es zusätzliche Bestimmungen der zuständigen Landeskirche gibt. Diese Regelungen genießen grundsätzlich Vorrang vor den allgemeinen Hinweisen des Datenschutzbeauftragten.

Analog oder digital?

Ganz allgemein muss immer unterschieden werden, ob der Gemeindebrief in gedruckter Form oder via Internet verteilt wird. Wird der Gemeindebrief via Internet zur Verfügung gestellt, gelten härtere Regelungen bzgl. des Schutzes personenbezogener Daten, da diese Art der Verbreitung deutlich mehr Missbrauchsmöglichkeiten eröffnet. Die Regelungen für einen gedruckten Gemeindebrief gelten jedoch nur, wenn der Gemeindebrief nur an Gemeindemitglieder verteilt wird und in der Kirche sowie im Pfarrbüro ausliegt. Sobald der Gemeindebrief an alle Haushalte der Kommune ausgeteilt wird oder in Geschäften ausliegt, gelten auch hier die schärferen Regelungen wie bei der Internetveröffentlichung.

Die Handreichung geht auf die Veröffentlichung von Amtshandlungsdaten (Taufen, Konfirmationen, Trauungen, Bestattungen etc.), Geburtstagen und Ehejubiläen, Konfirmationsjubiläen, Kontaktdaten von Ehrenamtlichen und Mitarbeitern sowie auf die Veröffentlichung von Fotos und Texten ein.

Berichte über Amtshandlungen sind in der gedruckten Version eines Gemeindebriefs durchaus erlaubt, wenn auch auf Adressdaten zu verzichten ist. In Internet-Gemeindebriefen ist eine Veröffentlichung nur nach vorheriger Einwilligung des Betroffenen möglich.

Bei der Veröffentlichung von Geburtstagen oder Ehejubiläen und Konfirmationsjubiläen gibt es keine Unterschiede zwischen der gedruckten und der Internetversion eines Gemeindebriefes. Es sei denn, es gibt landeskirchliche Regelungen für die gedruckte Form.

Auch bei der Veröffentlichung von Kontaktdaten gibt es keine nennenswerten Unterschiede. Grundsätzlich sollte davon Abstand genommen werden, private Kontaktdaten von Ehrenamtlichen zu veröffentlichen. Hier ist es immer besser eine Kontaktmöglichkeit über das Pfarrbüro zu geben. Bei Daten von Mitarbeitenden ist grundsätzlich zu unterscheiden, ob diese in ihrer Tätigkeit Außenkontakt haben oder nicht. Nur bei Außenkontakt können die dienstlichen Kontaktdaten veröffentlicht werden.

Der Umgang mit Bildnissen von erkennbaren Personen ist immer schwierig. Greifen bei der gedruckten Form des Gemeindebriefs in Einzelfällen die Ausnahmen des § 23 Kunsturhebergesetzes, nach der Veröffentlichung auch ohne Einwilligung der Abgebildeten im Einzelfall zulässig sein mag, wird diese Möglichkeit bei einem Internet-Gemeindebrief schwindend gering. Zusammengefasst empfiehlt der Datenschutzbeauftragte immer das Einholen einer Einwilligung, bevor Fotos veröffentlicht werden.