Die zunehmende Verbreitung von Homeoffice-Arbeitsplätzen stellt insbesondere Personalabteilungen vor besondere Herausforderungen im Datenschutz. Während die Flexibilität für Mitarbeitende steigt, erhöhen sich gleichzeitig die Risiken für die Sicherheit sensibler personenbezogener Daten. Gerade HR-Abteilungen verarbeiten eine Vielzahl besonderer Kategorien von personenbezogenen Daten, wie Gesundheitsdaten, oder besonders sensible Informationen wie Gehaltsinformationen, Daten von Bewerber*innen oder komplette Personalakten.

Rechtlicher Rahmen: DSGVO und BDSG

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) bilden den rechtlichen Rahmen für die Datenverarbeitung im Homeoffice. Dabei ändert sich durch den Arbeitsort Homeoffice nichts an den Pflichten des Arbeitgebers als Verantwortlichem. Insbesondere sind die Grundsätze der Datenverarbeitung (Art. 5 DSGVO), die Informationspflichten (Art. 13, 14 DSGVO), die Gewährung von Betroffenenrechten (Art. 15 ff. DSGVO) und die Anforderungen an die Datensicherheit (Art. 32 DSGVO) zu beachten. Die Einhaltung der technischen und organisatorischen Maßnahmen im Sinne des Art. 32 DSGVO können in der Praxis ein Problem darstellen, wenn Mitarbeitende von zu Hause aus arbeiten.

Besondere Risiken für Beschäftigtendaten im Homeoffice

Aufgrund der unterschiedlichen Gegebenheiten bei der Arbeit im privaten Umfeld, kann es zu Unsicherheiten bei der erforderlichen Regelungstiefe und als Konsequenz zu Datenschutzverletzungen kommen. Die folgenden Probleme bzw. Risiken können im Homeoffice auftraten:

  1. Zugriffsrisiken: Dritte (Familienmitglieder, Mitbewohner*innen, Gäste) im privaten Haushalt können unbefugt Zugang zu sensiblen Daten erhalten. Besonders problematisch ist dies, wenn diese Personen Einblick in vertrauliche Personalakten, Krankmeldungen oder Bewerbungsunterlagen erhalten. Solche Situationen sind im Homeoffice wahrscheinlicher als im Büro, da nicht jede*r Mitarbeitende ein separates (abschließbares) Bürozimmer hat, sondern viele z. B. am Küchentisch arbeiten oder an einem Schreibtisch in einem gemeinschaftlich genutzten Raum wie dem Wohnzimmer.
  2. Technische Sicherheit: Unsichere Netzwerke, veraltete Software, fehlende Sicherheitsupdates, nicht gesicherte WLAN-Verbindungen, die Verwendung eigener Hardware wie Drucker und/oder die fehlende Verschlüsselung von Endgeräten können dazu führen, dass Daten abgefangen oder unbemerkt abgegriffen werden. Cyberangriffe im Homeoffice sind ein relevantes Szenario, da i. d. R. der private Internetzugang anderen Sicherheitsstandards unterliegt als der im Büro.
  3. Dokumentenhandling: Ausdrucke von Personalakten, Bewerbungsunterlagen, Krankmeldungen oder Abmahnungen können im Homeoffice offenliegen und von Dritten eingesehen werden. Die unsachgemäße Entsorgung von z. B. Datenträgern über den Hausmüll oder Dokumenten über das Altpapier stellt ein erhebliches Datenschutzrisiko dar – insbesondere in Mehrfamilienhäusern mit Gemeinschaftstonnen.
  4. Versehentliche Offenlegung / Datenverlust: Das versehentliches Versenden sensibler HR-Dokumente an eine falsche E-Mail-Adresse, die Nutzung privater Cloud-Dienste oder der Austausch über unsichere Messenger-Dienste bergen erhebliche Risiken der unbeabsichtigten Offenlegung.

Empfehlungen für Arbeitgeber

Um den oben dargestellten Risiken entgegenzuwirken, sind technische und organisatorische Maßnahmen einzurichten und deren Umsetzung und Einhaltung sicherzustellen. Darüber hinaus sind insbesondere die HR-Mitarbeitenden für die Auswirkungen einer Datenschutzverletzung zu sensibilisieren. Technische und organisatorische Maßnahmen können in diesem Kontext die nachstehend genannten sein (Aufzählung ist nicht abschließend):

  • Homeoffice-Policy: Entwickeln Sie umfassende Homeoffice-Richtlinien, die verbindliche Datenschutz- und IT-Sicherheitsvorgaben enthalten. Diese sollten den Umgang mit sensiblen HR-Daten klar regeln, Meldewege bei Vorfällen definieren und Verantwortlichkeiten festlegen. Im Kontext der Beschäftigtendatenverarbeitung empfiehlt es sich, die Verarbeitung dieser Daten im Rahmen von mobilem Arbeiten (öffentlicher Raum) zu untersagen und nur in nicht öffentlich zugänglichen Bereichen zu erlauben.
  • Technische Sicherheitsvorgaben: Stellen Sie sicher, dass alle eingesetzten Endgeräte zentral verwaltet werden (z. B. durch Mobile Device Management), regelmäßig Sicherheitsupdates erhalten und mit aktueller Sicherheitssoftware ausgestattet sind. Der Zugriff auf Systeme sollte ausschließlich über gesicherte VPN-Verbindungen erfolgen.
  • Physische Sicherheit: Unterstützen Sie Ihre Mitarbeitenden bei der Einrichtung sicherer Arbeitsplätze im Homeoffice, z. B. durch abschließbare Aktenschränke, Sichtschutzfilter für Bildschirme und klare Vorgaben zur Aufbewahrung von Papierdokumenten sowie zu deren Vernichtung. Stellen Sie sicher, dass – soweit möglich – alle im Homeoffice für die Datenverarbeitung verwendeten Geräte zentral durch die IT verwaltet werden (z. B. durch Mobile Device Management).
  • Mitarbeiterschulungen: Bieten Sie regelmäßig verpflichtende Schulungen und Awareness-Trainings zum Datenschutz im Homeoffice an. Berücksichtigen Sie hierbei auch neue Bedrohungslagen (z. B. Social Engineering, Phishing-Kampagnen, aktuelle Betrugsmethoden).
  • Kontrollmechanismen: Etablieren Sie nachvollziehbare Kontrollmechanismen, wie regelmäßige Selbstauskünfte der Mitarbeitenden, dokumentierte Checklisten zur Homeoffice-Ausstattung und stichprobenartige Prüfungen unter Wahrung der Privatsphäre (wir berichteten).
  • Krisenmanagement und Incident Response: Entwickeln Sie einen klaren Notfallplan für Datenschutzverletzungen, der auch Homeoffice-Szenarien berücksichtigt. Definieren Sie klare Kommunikationswege und Verantwortlichkeiten im Falle von Datenschutzvorfällen.

Fazit

Homeoffice bringt für HR-Abteilungen sowohl Chancen als auch eine erhebliche datenschutzrechtliche Verantwortung. Arbeitgeber sind gut beraten, durch klare Richtlinien, technische Schutzmaßnahmen und gezielte Schulungen ein hohes Datenschutzniveau sicherzustellen.

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