§ 79a BetrVG soll seit 2021 Klarheit über die Datenschutzpflichten des Betriebsrats schaffen. Doch die Umsetzung ist sowohl für den Betriebsrat als auch für den Arbeitgeber komplex. Warum Datenschutzberatung einen wertvollen Beitrag leisten kann, wollen wir hier näher beleuchten.
Warum ist § 79a BetrVG für den Betriebsrat wichtig?
§ 79a BetrVG verpflichtet den Betriebsrat, bei der Verarbeitung personenbezogener Daten die Vorschriften des Datenschutzes einzuhalten. Bei allen Aufgaben, die der Betriebsrat nach dem BetrVG zu erfüllen hat, muss er also den Datenschutz mitdenken – egal, ob bei Personalangelegenheiten, BEM-Verfahren oder dem Abschluss von Betriebsvereinbarungen.
Allerdings bleibt der Arbeitgeber nach der Vorschrift selbst weiterhin Verantwortlicher für den Datenschutz im Sinne der DSGVO, auch dann, wenn der Betriebsrat die Daten eigenständig verarbeitet. Der Betriebsrat verarbeitet Daten, auf die der Arbeitgeber keinen Einfluss hat – der Arbeitgeber muss jedoch für Verstöße gegen den Datenschutz geradestehen.
Welche Herausforderungen muss der Betriebsrat bewältigen?
Aufgrund der autonomen Stellung des Betriebsrats im Betrieb hat der Arbeitgeber naturgemäß wenig Einfluss darauf, wie sich ein Betriebsrat intern organisiert. Dies bedeutet für den Betriebsrat, dass ihn eine besondere Verantwortung im Datenschutz trifft. Er muss den Umgang mit personenbezogenen Daten eigenständig organisieren, um seiner Verpflichtung aus § 79a BetrVG nachkommen zu können.
Dabei geht es auch darum, dass der Betriebsrat sich Gedanken machen muss, wie nicht mehr genutzte Daten datenschutzkonform gelöscht bzw. vernichtet werden („ Löschkonzept “). Zu seinen Pflichten gehört auch, dass nach den Vorgaben des Art. 30 DSGVO die internen datenschutzrechtlichen Prozesse ggf. in einem Register für Verarbeitungstätigkeiten dokumentiert werden müssen. Auch die Maßnahmen zur Datensicherheit sind für ein Betriebsratsbüro zu beachten – etwa, wer das Betriebsratsbüro betreten darf, wer Zugriff auf die Interna des Betriebsrats hat oder ob Unterlagen datenschutzkonform geschreddert werden.
Hinzu kommt, dass Informationspflichten aus der DSGVO gegenüber Beschäftigten oder Bewerbenden zumindest mittelbar den Betriebsrat betreffen und auch Datenpannen beim Betriebsrat gemäß § 79a BetrVG eine Zusammenarbeit mit dem Arbeitgeber erfordern.
Datenschutzrechtliche Einbindung des Betriebsrats – ein Gewinn für den Arbeitgeber
Auch wenn der Betriebsrat zur Einhaltung des Datenschutzes nach § 79a BetrVG verpflichtet ist, bleibt nach der DSGVO der Arbeitgeber der Verantwortliche für den Datenschutz im Betrieb – auch im Bereich des Betriebsrats. Er kann daher für Verstöße des Betriebsrats zur Rechenschaft gezogen werden.
Daher ist es wichtig, hier vorzusorgen. Hier empfiehlt sich der Abschluss einer Vereinbarung zwischen Betriebsrat und Arbeitgeber, in der die entsprechenden organisatorischen Pflichten – wie zum Beispiel das Dokumentieren von Prozessen bzw. Maßnahmen zur Datensicherheit oder auch die gegenseitige Unterstützung bei Pflichten aus der DSGVO, wie die Bearbeitung von Datenpannen oder die Information von Beschäftigten zur Datenverarbeitung – geregelt sind.
Zusammenarbeit, bei der alle gewinnen
Die Einhaltung des Datenschutzes beim Betriebsrat und die enge Zusammenarbeit mit dem Arbeitgeber, um die Verpflichtung aus § 79a BetrVG zu erfüllen, können den Datenschutz im Betrieb weiter stärken und das Vertrauen insbesondere der Beschäftigten in die Sicherheit ihrer Daten im Unternehmen erhöhen.
Hierzu kann das Modul „Datenschutz (BR)“ unseres modularen Managementsystems DSN port wesentlich beitragen. Es erleichtert dem Betriebsrat seine Dokumentationspflichten mit entsprechenden Vorlagen und inhaltlichen Beispielanwendungen. Außerdem bietet es Entwürfe für eine Vereinbarung zur gegenseitigen Unterstützung beim Datenschutz von Arbeitgeber und Betriebsrat sowie Hinweise zur Erarbeitung eines Löschkonzepts.
Abgerundet wird das Modul mit einem eLearning zum Datenschutz sowie einen Wissens-Blog, speziell zugeschnitten auf die Bedürfnisse des Betriebsrats. Damit ist der Betriebsrat auch datenschutzrechtlich gut aufgestellt und der Arbeitgeber kann seinen Verpflichtungen aus der DSGVO ohne Einschränkungen nachkommen.
Wenn Sie mehr wissen möchten, besuchen Sie unsere Website unter dsn-port.de/module/datenschutz-br oder rufen uns an: +49 421 69 66 32-320.