Die Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten sind vielfältig und ebenso sind es seine Ansprechpartner innerhalb und außerhalb des Unternehmens.
Damit ein Datenschutzbeauftragter seine Aufgaben und Verpflichtungen innerhalb des Unternehmens gut wahrnehmen kann, sollte er auf feste und zuverlässige Ansprechpartner zurückgreifen können. Als Einzelkämpfer steht der Datenschutzbeauftragte nicht selten auf verlorenem Posten und wird seine Aufgaben nur bedingt erfüllen können. Das gilt sowohl für interne Datenschutzbeauftragte als auch für externe Datenschutzbeauftragte, wenn also ein Dienstleister diese Aufgabe übernimmt.
Wie hier die Rolle des Datenschutzkoordinators helfen kann und welche Anforderungen und Aufgaben diese Person zu erfüllen hat, wird im Blogbeitrag betrachtet.
Notwendigkeit eines Datenschutzkoordinators
In Abhängigkeit von der Größe des Unternehmens hat der Datenschutzbeauftragte die Möglichkeiten und Kapazitäten, sich ein eigenes Bild von den aktuellen Vorgängen in den Abteilungen und Teams zu verschaffen. Er kann Prozesse in die Gruppen hineingeben und die Umsetzung begleiten. Datenschutzrechtliche Fragestellungen werden mit dem Datenschutzbeauftragten besprochen und von diesem beantwortet. Die Anpassung von Prozessen erfolgt in direkter Absprache.
Allerdings wird es mit zunehmender Größe eines Unternehmens oder einer Vielzahl von Abteilungen schwieriger, den Überblick zu behalten. Um auf dem Laufenden zu bleiben, sollte es nicht die Aufgabe des Datenschutzbeauftragten sein, viel Zeit in Teambesprechungen der HR-, IT-, Marketing- oder Sales-Abteilung zu verbringen, um dort etwaige datenschutzrechtlich relevante Themen oder Fragen zu erhaschen. In nur wenigen Fällen erhält der Datenschutzbeauftragte mit einer entsprechenden Anzahl von Mitarbeitern die notwendige Personalkraft, um diesen Anforderungen gerecht zu werden.
In allen anderen Fällen ist es hilfreich, wenn der Datenschutzbeauftragte die notwendige Unterstützung aus den Abteilungen oder Teams heraus erhält. Ein fester Ansprechpartner innerhalb der Abteilung – der Datenschutzkoordinator – kann für alle Beteiligten die Abläufe und den Umgang mit dem Thema Datenschutz vereinfachen und dessen Einhaltung unterstützen.
Anforderungen an den Datenschutzkoordinator
Gesetzlich ist die Rolle des Datenschutzkoordinators nicht definiert. Er hat weder Rechte noch Pflichten. Der Datenschutzkoordinator ist fester Bestandteil eines Teams bzw. einer Abteilung. In der Regel hat dieser eine vom Datenschutz unabhängige Funktion und Aufgabe, weshalb die Übernahme der zusätzlichen Aufwände auch im zeitlichen Rahmen möglich sein muss. Der Koordinator steht dem Datenschutzbeauftragten als Ansprechpartner zur Verfügung und trägt etwaige Anfragen an diesen weiter bzw. kommuniziert in die Richtung der Abteilung oder des Teams.
Es ist nicht notwendig, dass der Koordinator über juristische oder datenschutzrechtliche Vorkenntnisse oder Ausbildungen verfügt. Selbstverständlich sind diese für die Wahrnehmung dieser Rolle hilfreich. Eine gewisse Sensibilität für die Schnittpunkte der Abteilungsarbeit hin zum Datenschutz vereinfacht die Zusammenarbeit mit dem Datenschutzbeauftragten. Daher wäre eine entsprechende Sensibilisierung empfehlenswert, welche über die gängigen Schulungen der Gesamtbelegschaft hinaus geht. Der Abteilung sollte der Koordinator als Ansprechpartner zur Verfügung stehen. Hierüber können einfache Melde- und Kommunikationswege geschaffen werden.
Aufgaben des Datenschutzkoordinators
Als Ansprechpartner seiner Abteilung sollte der Koordinator relevante Themen seiner Kollegen entgegennehmen und an den Datenschutzbeauftragten weiterleiten. Das Kanalisieren von Anfragen ist eine der Hauptaufgaben des Koordinators. Grundsätzlich wäre es empfehlenswert, hier regelmäßige Abstimmungsrunden mit dem Datenschutzbeauftragten zu initiieren. Somit wird die Grundlage dafür gelegt, dass bspw. Anpassungen in bestehenden Prozessen oder auch die Einführung neuer Prozesse dem Datenschutzbeauftragten kommuniziert werden.
Ferner werden Datenschutzkoordinatoren auch bei zu erstellenden oder bereits vorhandenen Prozessen und Abläufen eingebunden. Das kann verschiedene Tätigkeiten umfassen – von der Koordinierung etwaiger Schulungen bis zur Aufklärung von Datenpannen. Es ist hilfreich und spart kostbare Zeit, die Koordinatoren aus den jeweiligen Abteilungen bei der Aufklärung und Bewertung etwaiger Datenpannen zu involvieren. Über diese Personen können nicht nur die notwendigen Informationen zu den Abläufen eingeholt werden, viel mehr können sie mit ihrem spezifischen Wissen über ihre Abteilung auch bei der Bestimmung und Ermittlung etwaiger Abhilfemaßnahmen behilflich sein. Eine Integration der Koordinatoren in die Prozesse zur Beantwortung von Betroffenenanfragen oder die Aufarbeitung von Datenpannen ist grundsätzlich empfohlen.
Dabei ist es weder notwendig noch verlangt, dass der Koordinator die Prozesse kennt oder selber die relevanten Informationen liefern kann. Vielmehr kann dieser die richtigen Ansprechpartner vermitteln und bei der Beantwortung etwaiger Rückfragen des Datenschutzbeauftragten seinem Team zur Verfügung stehen.
Für den Datenschutzbeauftragten ist ein Koordinator der Zugangspunkt zur Abteilung bzw. zum Team. In Abhängigkeit von der datenschutzrechtlichen Relevanz der Abteilung oder des Teams kann die Zusammenarbeit locker oder sehr eng erfolgen. Über abteilungsübergreifende Schulungen der Koordinatoren kann den jeweiligen Anforderungen Rechnung getragen werden.
Innerhalb des Unternehmens sollte die Rolle des Datenschutzkoordinators entsprechend verankert und auch beschrieben sein. Nur so können die Verantwortlichkeiten und Aufgabenstellungen abgegrenzt und verteilt werden.
Fazit
Die Übernahme einer vermittelnden Position wird für den Datenschutzkoordinator unweigerlich mit einem Mehraufwand an Arbeitsleistung einhergehen. Für das Unternehmen können sich hieraus jedoch eine verbesserte Kommunikation sowie Zeitersparnisse ergeben. Diese werden bei einer guten Zusammenarbeit die sonst erforderlichen Mehraufwände aufseiten des Datenschutzbeauftragten sowie der einzelnen Abteilungen und Teams überwiegen. Dem Datenschutzkoordinator kommt grundsätzlich ein Alleinstellungsmerkmal innerhalb der Abteilung zu. Das Unternehmen kann zudem auf eine strukturelle Integration des Thema Datenschutzes verweisen und der Datenschutzbeauftragte hat eine belastbare Grundlage, um seinen datenschutzrechtlichen Pflichten nachkommen zu können.