Aufgrund des derzeit angespannten Mietmarkts ist es der Normalfall, dass Personen, welche sich für eine Wohnung interessieren, bereits vor der Besichtigung ein umfangreiches Formular zur Selbstauskunft zur Verfügung gestellt wird. Vermieter*innen wollen sich bei der Auswahl von Mieter*innen bereits frühzeitig von deren Eignung sowie Bonität überzeugen. Allerdings dürfen dabei in datenschutzrechtlicher Hinsicht gewisse Grenzen nicht überschritten werden.

Das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht hat die gegenwärtige Situation zum Anlass für eine Prüfung der Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben im Bereich der Mieterbewerbung genommen. Zu diesem Zweck wurden Vermieter*innen im Hinblick auf die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben bei der Mieterberwerbung angeschrieben. Die erhaltenen Antworten werden derzeit ausgewertet.

Im Einzelnen:

1. Datenschutzrechtliche Zulässigkeit

Grundlegend ist zu berücksichtigen, dass nur diejenigen Daten von Mietinteressent*innen erhoben werden dürfen, welche für die Entscheidung über die Begründung des Mietverhältnisses sowie zu dessen Durchführung erforderlich sind.
Daraus folgt, dass bestimmte Informationen über potentielle Mieterparteien (z. B. Religion, ethnische Herkunft bzw. Staatsangehörigkeit, Vorstrafen bzw. strafrechtliche Ermittlungsverfahren, Heiratsabsichten bzw. Schwangerschaften/Kinderwünsche, Partei/Vereinsmitgliedschaften) grundsätzlich für die vorgenannten Zwecke nicht notwendig sind und dementsprechend auch nicht verarbeitet werden dürfen. (DSK Orientierungshilfe „Einholung von Selbstauskünften bei Mietinteressentinnen“ vom 30.01.2018).

Wie die Bayerische Datenschutzaufsichtsbehörde in Ihrer Pressemitteilung vom 17.01.2022 mitteilt, sind insbesondere für die Beurteilung der Zulässigkeit der Datenverarbeitung die verschiedenen Zeitpunkte, nämlich die Kontaktaufnahme; der Besichtigungstermin; die vorvertragliche Phase, in der die Mietinteressent*innen den künftigen Vermieter*innen mitteilen, die Wohnung anzumieten sowie der Entscheidung für eine bestimmte Mieterpartei zu betrachten.

Dabei ist zu berücksichtigen, dass nicht zu jedem der o. g. Zeitpunkte sämtliche Informationen aus den gewöhnlich verwendeten Selbstauskunftsformularen benötigt werden (Grundsatz der Datenminimierung, vgl. Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Das bedeutet, dass es z. B. in der ersten Phase der Kontaktaufnahme und der Vereinbarung eines Besichtigungstermins nicht erforderlich ist, dass Informationen zur Bonität (z. B. Einkommen, Insolvenzverfahren, Zwangsvollstreckungsverfahren etc.) der Mietinteresssent*innen verarbeitet werden. Hier reichen i. d. R. Angaben zur Identifikation (z. B. Name, Vorname und Anschrift) sowie Kontaktdaten zur schnellen Kontaktaufnahme (z. B. E-Mail-Adresse oder Telefonnummer) aus.
Die vorgenannten Bonitätsdaten dürfen erst dann erfragt werden, wenn sich die entsprechenden Personen auch nach der Besichtigung an der angebotenen Wohnung interessiert zeigen. Ferner dürfen Nachweise zu den Einkommensverhältnissen (z. B. Gehaltsabrechnungen oder eine Selbstauskunft einer Auskunftei) erst dann verlangt werden, wenn ein beiderseitiges Interesse an der Anbahnung des Mietverhältnisses besteht und sich die Vermieterpartei für eine bestimmte Mieterpartei entscheiden muss. Hier ist jedoch zu berücksichtigen, dass etwaige irrelevante Passagen in den o. g. Nachweisen seitens der Mietinteressent*innen geschwärzt werden dürfen. Auf diesen Umstand muss die Vermieterpartei bzw. der beauftragte Makler / die beauftragte Maklerin hinweisen.

2. Speicherdauer

Zudem ist nach dem Grundsatz der Speicherzeitbegrenzung (vgl. Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO) die Speicherdauer auf das unbedingt erforderliche Maß zu begrenzen. Nicht begründbar ist, weshalb personenbezogene Daten von Mietinteressent*innen, welche nicht zum Zuge kamen, weiterhin aufbewahrt werden. Eine Ausnahme für eine weitergehende Speicherung kann nur dann als zulässig angesehen werden, wenn ein anderweitiger, erneuter Rechtsgrund gegeben ist. (z. B. neue Bewerbung der zuvor abgelehnten Mietinteressent*in auf eine andere Wohnung der Vermieter*in).

3. Sonstige datenschutzrechtliche Anforderungen

Die Verarbeitung von Mietbewerberdaten unterliegt den allgemeinen datenschutzrechtlichen Anforderungen, d. h. insbesondere, dass diese im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten der Vermieter*in aufzunehmen sind und die Information der Betroffenen nach Art. 13 DSGVO zu gewährleisten ist. Die Erteilung der vorgenannten Information muss gemäß Art. 13 Abs. 1 DSGVO spätestens zum Zeitpunkt der Erfassung der personenbezogenen Daten der Mietinteressent*innen erfolgen.

4. Fazit

Es ist natürlich nachvollziehbar, dass Vermieter*innen, angesichts weitreichender gesetzlicher Einschränkungen im Hinblick auf die Beendigung von Mietverhältnissen, zur Vermeidung finanzieller Verluste durch mögliche Mietausfälle sowie zur reibungslosen Durchführung des Mietverhältnisses möglichst frühzeitig umfassend über potentielle Mietkandidat*innen informiert sein möchten.
Aber zur Vermeidung etwaiger datenschutzrechtlicher Schwierigkeiten (z. B. Bußgelder) sollten dabei die durch das geltende Datenschutzrecht gesetzten Grenzen beachtet werden. Ferner sollten insbesondere vorhandene Selbstauskunftsformulare in datenschutzrechtlicher Hinsicht geprüft werden und erst dann zum Einsatz kommen, wenn diese auch tatsächlich benötigt werden. Darüber hinaus sollten vermieterseits entsprechende Prozesse zur Einhaltung der vorstehend genannten datenschutzrechtlichen Vorgaben geschaffen werden.

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