Die Feiertage stehen kurz bevor. Viele Menschen nutzen diese Zeit, um das Jahr noch einmal Revue passieren zu lassen. Dabei kommen auch häufiger ein Jobwechsel oder eine Umorientierung im beruflichen Werdegang ins Gespräch.

Doch trotz „Fachkräftemangel“ hierzulande und bei den ohnehin derzeit schwierigen Bedingungen für Bewerbungsgespräche klappt es nicht immer gleich im ersten Anlauf mit der Bewerbung beim neuen Wunscharbeitgeber.

Die Unternehmen und Behörden haben hingegen häufig die Schwierigkeit, sehr viele gute Kandidatinnen und Kandidaten für die Stelle kennenzulernen und sich dann für die eine Person entscheiden zu müssen. Und teilweise stellt sich dann auch noch nach wenigen Tagen heraus, dass die Stelle „doch nichts für einen ist“ – und dann wieder frei wird.

Einen Ausweg aus diesem Dilemma kann ein Bewerberpool oder auch Talentpool darstellen. Damit wird den Bewerbern die Möglichkeit eingeräumt, sich zu einem späteren Zeitpunkt bei einer erneuten Vakanz berücksichtigen zu lassen und gleichzeitig eine gewisse Verbindung zum Unternehmen zu behalten. Und die suchenden Arbeitgeber können schnell auf bekannte Bewerber zurückgreifen.

Datenschutz beim Bewerberpool

Natürlich stellen sich bei dem Einsatz eines Bewerberpools auch datenschutzrechtliche Fragen. Denn die Verarbeitung der personenbezogenen Daten des Bewerbers im Rahmen des Bewerbermanagements ist grundsätzlich an die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses geknüpft (§ 26 Abs. 1 BDSG). Nach Ablauf einer gewissen Frist von 2-3 Monaten ab dem Moment der Mitteilung der Absage bzw. Beendigung des Bewerberverfahrens sollten daher dem Grunde nach keine Daten der Bewerber mehr verarbeitet werden. Dies wäre sogar nach einhelliger Ansicht der Datenschutz-Aufsichtsbehörden eine unzulässige Datenverarbeitung.

Eine Ausnahme hiervon kann ein Bewerberpool sein, der eine deutlich längere und zweckgebundene Verarbeitung der Bewerberdaten erlaubt. Doch dafür bedarf es einer weiteren Rechtsgrundlage.

Einwilligung des Bewerbers

Es empfiehlt sich daher, die Aufnahme in den Bewerberpool durch eine vorherige und schriftliche Einwilligung des Betroffenen (u.a. nach § 26 Abs. 2 BDSG bzw. Art. 7 DSGVO) zu regeln. Die Einwilligung sollte ausdrücklich und in Kenntnis der Datenverarbeitung abgegeben werden.

Ein praktikabler Weg wäre, bereits in der Stellenausschreibung oder auf der eigenen Webseite auf den Bewerberpool/Talentpool hinzuweisen, so dass die Bewerber in dem Anschreiben der Bewerbung bereits mit einem Satz um die Aufnahme in selbigen bitten können – quasi neben der Angabe des möglichen Eintrittsdatums. In diesem Fall bedarf es keiner weiteren Abfrage und E-Mail im Nachgang der Absage.

Zumeist wird es jedoch so sein, dass der Person bei Mitteilung der schlechten Nachricht ein solcher Bewerbungspool nahegelegt wird, worauf die Kandidaten oder der Kandidat dann in einer neuen Nachricht sein Einverständnis schriftlich erklären können.

Aber Achtung: Die Kandidatin oder der Kandidat können jederzeit ihre Einwilligung widerrufen – und zwar muss der Widerruf ähnlich einfach ausgestaltet sein, wie bereits die vorherige Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Dies hat zur Folge, dass eine E-Mail Nachricht ausreichen sollte und die Bewerberdaten sodann zeitnah komplett zu löschen wären.

Dauer

Sodann stellt sich die wichtige Frage, wie lange die Bewerber denn in diesem Pool bleiben können? In der Praxis hat sich eine Dauer von einem bis maximal zwei Jahren bewährt. Das ergibt auch Sinn: Denn in dieser Zeit hat sich oft einiges getan – und dürfte ohnehin das Interesse an einer Stelle im Unternehmen schwinden.

Auf keinem Fall sollten die Mappen und E-Mails länger aufbewahrt werden, insbesondere dürfen die Unterlagen nicht jahrelang in einem Ordner „verstauben“. Es wird also vorausgesetzt, dass Aufnahmedatum und Ablauf der festzulegenden Frist dokumentiert werden auch die Umsetzung der anschließenden Löschung erfolgt.

Und auch ein funktionierendes Zugriffs- und Berechtigungskonzept nach dem „need to know“-Prinzip ist unabdingbar.

Infopflichten der DSGVO

Über die Datenverarbeitung beim Bewerberpool kann im Rahmen der ohnehin zuvor zu erteilenden Informationen nach Art. 13 DSGVO aufgeklärt werden, d.h. es sind dort im Bewerbungsverfahren bereits unter anderem die Aufbewahrungsdauer und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung anzugeben. Da lässt sich ein Passus zum Bewerberpool mit aufnehmen.

Und wie verhält es sich bei einem Konzern? In diesem Fall müsste auch in der Datenschutzerklärung der Empfänger (d.h. die anderen Gesellschaften) benannt werden, was bei einem Bewerberpool denkbar wäre oder gar das Ansinnen ist.

Fazit

Es lassen sich praktikable Konzepte entwickeln und umsetzen, die es sowohl Bewerbern als auch Unternehmen bzw. Behörden relativ einfach machen können, einen Bewerberpool zu etablieren und so das Bewerbermanagement effizienter zu gestalten.