Der Datenschutz bei Live-Umfragen während eines Events

Immer mehr Konferenzen, Seminare oder auch interne Weihnachtsfeiern finden wieder vor Ort in entsprechenden Räumlichkeiten unter Anwesenheit der Teilnehmenden statt. Um die Veranstaltungen nun interaktiver zu gestalten, wird zunehmend auch auf die aktive Beteiligung der Zuhörenden gesetzt. Ein Live-Umfrage Tool mit Darstellung der jeweiligen Eingaben/Antworten der teilnehmenden Personen kann hierbei den gewünschten Erfolg bringen und den Redebeitrag lebendiger werden lassen.

Was wird benötigt?

Alle Teilnehmende erhalten zuvor einen Link oder QR-Code, der z. B. über den Beamer auf die Leinwand oder auf den Monitoren abgebildet wird und auf das konkrete Umfrage-Tool im Netz verweist. Zumeist sind dann alle anwesenden Personen aufgerufen, über den Link z. B. mit dem eigenen Handy oder dem Laptop auf die Web-Anwendung zu gehen und sich persönlich bei der Umfrage zu beteiligen.

Zuvor müssen natürlich die Referent*innen die entsprechende Umfrage bei einem hierauf spezialisierten Anbieter angelegt und auch bereits mit Fragen und möglichen Antworten vorausgefüllt haben. Es können neben den vorgegebenen Antworten aber auch Freitextfelder für individuelle Antworten vorgesehen werden.

Während des Einsatzes steuert eine Person über das Backend die jeweilige Darstellung, kann zur nächsten Frage springen oder das Endergebnis anzeigen lassen.

Anonym?

Zumeist wird die Live-Umfrage als „anonym“ und „freiwillig“ beworben.

Und ab einer gewissen Anzahl von Teilnehmenden und bei vorgegebenen, allgemeinen Antworten könnte von einer Anonymität der Beteiligung an dieser Umfrage ausgegangen werden. Wenn also die Ergebnisse immer direkt live auf der Veranstaltung angezeigt werden und mehr als 10 Personen mitmachen, wäre unter Umständen kein Personenbezug mehr möglich. Die Auswertung würde dann grundsätzlich keine Verarbeitung von personenbezogenen Daten betreffen.

Freitextfelder allerdings sind diesbezüglich unberechenbar und könnten dazu führen, dass verräterische Informationen mitgeteilt werden, die sodann einen Personenbezug herstellen könnten.

Es ist daher zu empfehlen, dass die Moderierenden darauf hinweisen und achten, dass nur solche Inhalte abgefragt und als Antwort angegeben werden können, die sachlich sowie für die Umfrage relevant und möglichst keinen Personenbezug erlauben. Sensible personenbezogene Daten, wie z. B. die Frage nach der Herkunft, politischen Meinung oder sexuellen Orientierung sollten ohnehin nicht Gegenstand der Umfrage sein.

Aber Achtung: In der Regel setzen diese Anbieter voraus, dass zu Beginn der Teilnahme eine E-Mail-Adresse und ein Name anzugeben sind. Auch wenn diese Informationen vielleicht in der Vorschau-Version nicht angezeigt wird, sondern lediglich im Admin-Bereich des Umfragetools, bleibt es sodann bei einem Personenbezug für die Veranstalter.

Spätestens wenn nach Abschluss der Umfrage die Möglichkeit besteht, dass sich alle Teilnehmenden die Ergebnisse an eine angegebene E-Mail-Adresse zusenden lassen, lässt sich der Personenbezug nicht verheimlichen.

Ungeachtet dessen wird auch die IP-Adresse der Seitennutzenden von dem Anbieter verarbeitet und ggfs. sogar ein Tracking eingesetzt.

Auftragsverarbeiter

Setzt ein Unternehmen oder eine Organisation, vertreten durch die Referent*innen ein solches Tool von einem externen Anbieter ein, könnte sogar eine Auftragsverarbeitung vorliegen, die einen entsprechenden AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO erfordert. Dies wäre dann anzunehmen, wenn der Dienstleister personenbezogene Daten im Auftrag des Veranstalters bzw. der Referent*innen verarbeitet. Dies wäre bei der Bereitstellung des Dienstes und entsprechender Steuerungsmöglichkeit durch die Veranstalter oder Referent*innen grundsätzlich anzunehmen.

Sitzt der Anbieter beispielsweise in den USA, wären weitere Datenschutzvereinbarungen bzw. entsprechende Regelungen zu treffen.

Datenschutzhinweise

Zudem müssten vom Verantwortlichen die Datenschutzhinweise nach Art. 13 DSGVO bereitgestellt werden, damit sich alle Teilnehmenden vor dem Aufruf des Umfrage-Tools über die Datenverarbeitung informieren können. Dabei sollte auch transparent geregelt werden, wer als Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzrechts den Dienst einsetzt. Zudem sollten auch die Betroffenenrechte gewahrt werden können.

Im Übrigen sollten die Angaben und Auswertungen der Umfrage in der Regel nach Beendigung der Veranstaltung gelöscht werden, sofern der Zweck nicht in der langfristigen Auswertung aggregierter Daten besteht, worauf hinzuweisen wäre.

Fazit

Webbasierte Live-Umfragen, insbesondere bei der direkten Auswertung auf einer Veranstaltung, werfen datenschutzrechtliche Fragen auf. Ganz so einfach ist das Thema dann häufig doch nicht. Eine anonyme Beteiligung ist zumeist technisch kaum möglich. Die Fragen müssen sorgfältig erstellt werden.

Gleichwohl lässt sich dieser Dienst auch zumeist datenschutzkonform ausgestalten, wenn die genannten Voraussetzungen erfüllt sind.