Im Geschäftsverkehr des täglichen Lebens gibt es unterschiedliche Situationen, bei denen unsere Identität mittels Vorlage des Personalausweises oder Reisepasses verifiziert wird. Gelegentlich werden einzelne Daten der Ausweisdokumente notiert oder gar vollständige Kopien/Scans angefertigt. In der Praxis herrsch vielfach Verunsicherung, ob und falls ja, unter welchen rechtlichen Voraussetzungen welche Informationen aus dem Ausweisdokument notiert werden dürfen oder ein Personalausweis kopiert oder gescannt werden darf. Bereits an früherer Stelle haben wir zu diesem Themenbereich berichtet. In seiner kürzlich veröffentlichten Broschüre „Datenschutz und Personalausweis“ greift die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW) typische Situationen auf und informiert über einen datenschutzkonformen Umgang mit Personalausweis und Reisepass.

Grundsatz der unzulässigen Kopie und Ausnahmen

Anders als etwa der Führerschein, dienen Personalausweis und Reisepass der Identifikation eines bestimmten Menschen. Neben Namen, Adresse und Geburtsdatum und Sicherungsmerkmale sind hierin auch biometrische Daten enthalten. So etwa die Körpergröße oder die Augenfarbe der betreffenden Person. Es handelt sich somit um sensible Daten, die einer besonderen Datenschutzkategorie (siehe Art. 9 DSGVO) angehören.

Der Gesetzgeber sieht den Schutz der im Ausweisdokument verkörperten Daten als besonders schutzwürdig an und geht in § 20 Abs. 2 Personalausweisgesetz (PAuswG) von einem generellen Erhebungs- und Verarbeitungsverbot mit Erlaubnisvorbehalt durch den Ausweisinhaber aus. Kopien, Scans oder Notizen bestimmter Daten dürfen somit grundsätzlich nur mit Einwilligung der betroffenen Person stattfinden. Liegt eine Einwilligung vor, muss in einem weiteren Schritt sichergestellt sein, dass die Kopie für den Rechtsverkehr auch eindeutig als Kopie erkennbar ist. Dabei soll mit Blick auf den Grundsatz der Datenminimierung stets hinterfragt werden, ob es überhaupt einer Kopie des Ausweises bedarf, oder ob weniger einschneidende Möglichkeiten zur Zweckerreichung bestehen. Neben der Einwilligung kann eine rechtmäßige Kopie des Ausweisdokuments auch zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erstellt werden. Vielfach werden solche Voraussetzungen beim Check-In am Flughafen (§ 20 Abs. 4 PAuswG) oder gegenüber Behörden bestehen.

Fallbeispiele des LDI aus der Praxis

Das LDI stellt in seiner Broschüre eine nicht abschließende Sammlung typischer Beispiele vor, die gerade im täglichen Leben praktische Relevanz haben. Im Vorliegenden sollen drei Beispiele näher vorgestellt werden.

Identitätsprüfung nach dem Geldwäschegesetz (GwG)

Seit dem Inkrafttreten des neuen GwG sind u. a. Güterhändler und Finanzdienstleistungsinstitute verpflichtet (§ 8 GwG) für die Identifizierung natürlicher Personen die Angaben: Vor- und Nachnahme, Geburtsort, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Anschrift, die Art, die Nummer, die ausstellende Behörde und ggf. auch die Gültigkeitsdauer des zur Überprüfung der Identität vorgelegten Dokuments (wie zum Beispiel des Personalausweises) zu überprüfen. In der Regel sind das Geldzahlungen, die über 10.000 Euro liegen. Das LDI weist darauf hin, dass nach § 8 Abs. 2 Satz 2 GwG diese Aufzeichnungspflicht auch durch eine Vorlage des Ausweises erfolgen kann. Dabei haben die Verpflichteten das Recht und die Pflicht, eine vollständige Kopie des Ausweises anzufertigen oder diesen vollständig optisch digitalisiert zu erfassen. Die Pflicht, bestimmte Daten des Ausweises zu schwärzen, bestehe damit nicht mehr.

Wohnraummiete

Bei der Vermietung von Wohnraum wird es dem Vermieter regelmäßig auf die Identität des zukünftigen Mieters ankommen. Dem berechtigten Interesse darf der Vermieter zulässigerweise nachkommen, indem er die Identität des Mietinteressenten durch Einsichtnahme des Ausweisdokuments prüft. Dagegen sind Notizen über Angaben der Zugangs- und Seriennummer ebenso unzulässig wie die Anfertigung einer Kopie des Ausweises oder das Verlangen einer solchen.

Hinterlegung als Pfand

Nicht selten kommt es vor, dass bei der Miete eines Fahrrades oder eines Ruderbootes das Ausweispapier als Pfand für die Rückgabe des Mietobjekts hinterlegt wird. Das LDI weißt in seiner Broschüre darauf hin, dass diese Vorgehensweise unzulässig ist. Der Händler würde bei der Hinterlegung den vollständigen Zugriff auf die Ausweisdaten, mitsamt der Sicherungsmerkmale erhalten. Einem solchen Verlangen steht § 1 Abs. 1 S. 3 PAuswG ausdrücklich entgegen, der eine Aufgabe der tatsächlichen Verfügungsgewalt über das Ausweisdokument verhindern will. Vielfach könne der Händler sich durch Pfandgabe eines Wertgegenstandes oder durch Hinterlegung eines Geldbetrages absichern.

Datenschutzrechtliche Anforderungen und Fazit

Ausgehend vom oben gesagten lassen sich bestimmte Grundsätze bei der Datenerhebung und -verarbeitung von Ausweisdokumenten festhalten:

  • Zweckbindung: Die Kopie darf ausschließlich zum Zwecke der Identifikation der Person erstellt werden
  • Erforderlichkeit: Vor dem Hintergrund der Datensparsamkeit sollte eine Kopie nur dann angefertigt werden, wenn die Feststellung der Identität nicht durch mildere Mittel (Vorzeigen des Ausweises) erreicht werden kann
  • Erkennbarkeit: Eine Ausweiskopie muss für den Rechtsverkehr als solche stets erkennbar sein
  • Schwärzung: Alle Angaben, die zur Identifizierung einer Person nicht erforderlich sind, unterliegen der Schwärzung
  • Vernichtung und Verbot der Speicherung: Sobald der Zweck der Identifikation erfüllt wurde, sind Ausweiskopien unverzüglich zu vernichten oder erstellte Scans zu löschen.

Wenngleich sich mit der Gesetzesänderung in 2017 die Voraussetzungen bei der Erstellung von Ausweiskopien etwas gelockert haben (hierzu haben wir berichtet), sind allen voran mit dem Grundsatz der Datensparsamkeit, die datenschutzrechtlichen Prinzipien der DSGVO zu beachten.