Datenschutz?! Ich will doch nur schnell etwas ausdrucken! Warum soll ich mir denn jetzt schon wieder Gedanken um den Datenschutz machen? So, oder so ähnlich reagieren wohl die meisten von uns. Doch so abwegig ist der Gedanke an den Schutz sensibler Daten beim Drucken, Scannen oder Kopieren gar nicht. Es beginnt schon mit dem Standort des Druckers. Häufig steht dieser in Büros auf dem Flur oder in einem separaten Raum zu dem alle Kollegen Zugang haben. Gerade haben Sie auf die Drucken-Taste gedrückt, da ruft der Chef an und bittet Sie dringend in sein Büro. Schon liegt das Dokument, dass sensible Daten enthält, im Drucker und jeder kann es herausnehmen. Dazu kommt, dass moderne Multifunktionsgeräte interne Speicher besitzen, sonst könnten sie keinen Druckauftrag ausführen. Unterschieden werden muss dabei zwischen flüchtigen und nicht flüchtigen Arbeitsspeichern. Erstgenannte werden beim Ausschalten gelöscht, während die nicht flüchtigen die Informationen so lange speichern, bis der Auftrag erledigt ist, egal, ob zwischenzeitlich einmal der Strom abgeschaltet wurde. Danach werden die Speicher mit neuen Aufträgen überschrieben, aber wie bei allen Festplatten bleiben Datenspuren zurück, die relativ leicht wiederhergestellt werden können.
Wo liegt das Problem?
Stellen Sie sich vor, die Personalabteilung druckt eine Abmahnung aus, das Protokoll Ihres Jahresgesprächs wird ausgedruckt oder ähnliches. Diese Informationen sind nicht für jedermann bestimmt und müssen geschützt werden. Denn mit nur wenigen Handgriffen können andere das vermeintlich gelöschte Dokument wiederherstellen und erneut ausdrucken. Hängt der Drucker am Internet, ist er sogar von außen angreifbar.
Die Bremer Landesbeauftragte für den Datenschutz hat eine Handlungshilfe für Fotokopierer herausgegeben, die Eckpunkte für den datenschutzgerechten Einsatz digitaler Kopiersysteme beschreibt. Darin werden u.a. Tipps zum Löschen der Daten, zum Umgang mit Kopiergut, zum Ändern der Standardpasswörter etc. gegeben.