In der digitalen Ära gewinnt der Datenschutz eine immer größere Bedeutung, so auch nach wie vor im Bereich des Beschäftigungsverhältnisses. Ob es um die Erhebung von Kontaktdaten, deren Veröffentlichung auf Websites bzw. in anderen öffentlichen Bereichen oder ihrer Löschung geht, insbesondere bei Beschäftigten des öffentlichen Dienstes sind neben den regulären strengen rechtlichen Vorgaben oftmals spezialgesetzliche Regelungen zu beachten. In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf die rechtlichen Rahmenbedingungen einiger Fälle, die die Aufsichtsbehörden aus Sachsen, Schleswig-Holstein und dem Saarland im vergangenen Jahr beschäftigt haben und zu denen diese in ihren jeweiligen Tätigkeitsberichten ihre rechtliche Einschätzung niederschrieben.
Verarbeitung privater Kontaktdaten von Beschäftigten in Sachsen
In Sachsen wurde der LfDI häufig von Beschäftigten des öffentlichen Dienstes bei der Frage involviert, ob ihre privaten Kontaktdaten (wie E-Mail-Adressen oder Telefonnummern) vom Dienstherrn verarbeitet werden dürfen (vgl. Tätigkeitsbericht für den Berichtszeitraum 2023, S. 68 ff.). Die Dienstherren berufen sich dabei häufig auf die Gewährleistung der kurzfristigen Erreichbarkeit im Falle von Dienstplanänderungen oder in Vertretungsfällen sowie anderen Ausnahmefällen. Grundsätzlich ist eine solche Verarbeitung laut LfDI Sachsen oft unzulässig, da es an deren Erforderlichkeit fehlt. Insbesondere wenn bereits von flexiblen Arbeitszeitmodellen wie Rufbereitschaft oder Bereitschaftsdienst Gebrauch gemacht wird, bestünde kein Erfordernis, weitere Beschäftigte während ihrer Freizeit telefonisch erreichen zu können, um diese kurzfristig dienstlich einzusetzen. Ein hieran anschließendes Thema ist zudem die Bereitstellung von Diensthandys durch den Dienstherrn, da regelmäßig nicht von einer dienstrechtlichen (Neben-) Pflicht zur Vorhaltung eines privaten Telefons durch Beschäftigte ausgegangen werden kann. Gleiches gilt im Übrigen im nicht-öffentlichen Bereich.
Es ist folglich eine umfassende Interessenabwägung erforderlich, um zu prüfen, ob die Verarbeitung im Einzelfall gerechtfertigt ist. Eine Einwilligung der Beschäftigten kann unter bestimmten Bedingungen eine gültige Rechtsgrundlage darstellen, allerdings darf diese nicht unter Zwang oder Druck erfolgen.
Lehrerkontaktdaten im Saarland
Im Saarland wiederum stellten sich Schulen die Frage, ob die Kontaktdaten von Lehrkräften, wie dienstliche E-Mail-Adressen oder Telefonnummern, im Internet veröffentlicht werden dürfen (vgl. Tätigkeitsbericht für den Berichtszeitraum 2023, S. 111 f. ). Gemäß § 22 Abs. 6 des Saarländischen Datenschutzgesetzes (SDSG) ist dies grundsätzlich möglich, sofern bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. Dazu gehört unter anderem, dass die Veröffentlichung zum Zweck der Information der Allgemeinheit oder anderer Beschäftigter erforderlich ist und keine schutzwürdigen Interessen der betroffenen Person entgegenstehen dürfen. Lehrkräfte, die als Beschäftigte mit Außenkontakt anzusehen sind, können daher in der Regel ihre dienstlichen Kontaktdaten veröffentlichen lassen. So entschied auch das OVG Rheinland-Pfalz (Urteil vom 10.09.2007, 2 A 10413/07), dass die Veröffentlichung dienstlicher, namensbezogener E-Mail-Adressen als Interesse einer transparenten, bürgernahen Verwaltung versteht, dem sich einzelne Beamte aufgrund der Stellung als Teil der Verwaltung nicht generell verschließen können. Sie sind jedoch im Vorfeld zu informieren und etwaige Einwände zu prüfen, bevor die Daten veröffentlicht werden.
Veröffentlichung dienstlicher Kontaktdaten in Schleswig-Holstein
Auch in Schleswig-Holstein gibt es klare Vorgaben zur Veröffentlichung dienstlicher Kontaktdaten von Beschäftigten des öffentlichen Dienstes (vgl. Tätigkeitsbericht für den Berichtszeitraum 2023, S. 38 f.). Gemäß § 15 des Landesdatenschutzgesetzes (LDSG) in Verbindung mit § 85 des Landesbeamtengesetzes (LBG) ist die Veröffentlichung zulässig, wenn sie zur Durchführung organisatorischer Maßnahmen und zur ordnungsgemäßen Aufgabenerfüllung der öffentlichen Stelle erforderlich ist. Im Einzelfall kann dies bei Beschäftigten zu bejahen sein, die eine Funktion mit Außenwirkung innehaben und im regelmäßigen Kontakt mit Bürgerinnen und Bürgern stehen. Dabei ist auch hier eine umfassende Interessenabwägung vorzunehmen. Es ist zu prüfen, ob die Veröffentlichung eine Gefährdungslage für die Beschäftigten darstellt oder in bestimmten Arbeitsbereichen eine sinnvolle Aufgabenerledigung durch die Veröffentlichung der Daten (z. B. durch permanentes Klingeln des Telefons) nicht mehr möglich erscheint.
Insgesamt zeigt sich, dass die Verarbeitung und Veröffentlichung von Kontaktdaten im öffentlichen Dienst strengen rechtlichen Vorgaben unterliegen. Eine sorgfältige Abwägung der Interessen und Einhaltung der Datenschutzbestimmungen sind unerlässlich, um den Schutz der Privatsphäre der Beschäftigten zu gewährleisten.