Jeder Arbeitgeber, der seinen Angestellten ein Kfz zur Verfügung stellt, ist verpflichtet zu überprüfen, ob der Mitarbeiter die dazu erforderliche Fahrerlaubnis hat und ihm das Führen des Fahrzeugs gestattet ist. Kommen Arbeitgeber dieser Prüfung nicht nach, können sie sich nach § 21 Abs. 1 Nr. 2 StVG strafbar machen.
Darf der Arbeitgeber im Rahmen der Fahrerlaubniskontrolle eine Kopie des Führerscheins erstellen oder nicht? Diese leidige Frage war – ähnlich wie die zur Ablichtung von Personalausweisen oder Reisepässen – lange Zeit umstritten. Fertigte man eine Kopie des Führerscheins an, gab es immer wieder den einen oder anderen Schlaumeier, der dies monierte und im besten Fall auch noch der zuständigen Aufsichtsbehörde meldete.
Doch wie ist nun die Rechtslage?
Nehmen wir den klassischen Fall der Fahrerlaubnisprüfung der Mitarbeiter durch deren Arbeitgeber an.
Die Rechtsgrundlagen hierfür finden sich in Art. 88 Abs. 1 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 BDSG, die zumindest auch die „Erforderlichkeit“ der Datenverarbeitung verlangen. Zudem ist der Fahrzeughalter nach § 21 Abs. 1 und 2 StVG verpflichtet, zu verhindern, dass jemand das Fahrzeug führt, ohne die dazu erforderliche Fahrerlaubnis zu besitzen. Fraglich ist, ob diese Rechtsgrundlagen auch die Anfertigung von Kopien ermöglichen.
Die Aufsichtsbehörden könnten hier Licht ins Dunkel bringen. Dankenswerterweise halten sich diese mit Rechtsmeinungen nicht zurück. „Dankenswerterweise“ divergieren diese aber nicht unerheblich. In drei Jahresberichten aus Bremen, Hessen und Bayern wird diese Form der Datenverarbeitung thematisiert. Auch wenn alle Berichte noch aus der Zeit vor der DSGVO herrühren, so hat sich an der einschlägigen Rechtsgrundlage (§ 26 Abs. 1 BDSG bzw. § 32 Abs. 1 BDSG-alt) nichts Wesentliches geändert.
Ansichten der Aufsichtsbehörden
Betrachtet man die Ansichten der einzelnen Behörden, so ist ein Nord-Süd-Gefälle erkennbar.
Die Ansicht der bremischen Behörde (38. Jahresbericht der Landesbeauftragten für Datenschutz, 2015, Ziffer 11.2) ist die strikteste.
Im Jahresbericht heißt es: „Wir halten die Anfertigung von Kopien der Führerscheine nicht für erforderlich. Es reicht aus, sich bei jeder Kontrolle davon zu überzeugen, ob die oder der Beschäftige einen gültigen Führerschein besitzt. Zudem stellt die Anfertigung von Kopien der Führerscheine eine Doppelspeicherung dar, die gegen den gesetzlichen Grundsatz der Datensparsamkeit verstößt.“
In Hessen sieht man den Fall ein wenig differenzierter (44. Tätigkeitsbericht des Hessischen Datenschutzbeauftragten, 2015, Ziffer 4.5.2):
„Die Erstellung der Führerscheinkopien und ihre Ablage in den Personalakten können unter besonderen Umständen auch erforderlich sein.“
Wenn „besondere Umstände“ vorliegen, soll also eine Kopie des Führerscheins erforderlich und damit rechtmäßig sein. Problem: Wann liegen diese „besonderen Umstände“ vor? Letztlich handelt es sich auch hier wie bei der „Erforderlichkeit“ um einen unbestimmten (Rechts)Begriff, der keine Rechtssicherheit mit sich bringt. Die Ansicht aus Hessen weicht das Verbot allerdings auf und zeigt immerhin, dass durchaus Konstellationen in Betracht kommen, in denen Führerscheinkopien angefertigt werden dürfen.
Ungewohnt großmütig äußert sich die zuständige bayerische Behörde (6. Tätigkeitsbericht des Bayerischen Landesamtes für Datenschutzaufsicht für die Jahre 2013 und 2014, Ziffer 15.5):
„Da zudem im Führerschein nur Daten enthalten sein dürften, die dem Arbeitgeber ohnehin schon bekannt sind bzw. die eher banal sind (z. B. Führerscheinklasse), halten wir es für vertretbar, wenn der Arbeitgeber den Führerschein kopiert.“
Wie sollte nun vorgegangen werden?
Wenn Sie mich fragen, so halte ich es hier mit der bremischen Aufsichtsbehörde. Es ist weiterhin der rechtssicherere und damit empfehlenswertere Weg, sich den Führerschein alle sechs Monate vorlegen zu lassen und zu vermerken, dass dieser im Original vorlag. Eine Kopie ist grundsätzlich nicht erforderlich.
Sollte eine elektronische Fuhrparklösung eines Drittanbieters gewählt werden, kann der Fall differenzierter betrachtet werden. Die Praxis zeigt, dass größere Unternehmen regelmäßig Dienste von Drittanbietern nutzen, die spezielle Software für die Fuhrparkverwaltung einsetzen, die zum Beispiel eine dezentrale Überprüfung der Fahrerlaubnis an verschiedenen Orten (Tankstellen etc.) ermöglicht. Dies verhindert, dass eine solche Überprüfung seitens des Verantwortlichen verschleppt wird (auch eine fahrlässige Überlassung eines Dienstfahrzeugs an einen Mitarbeiter ohne gültige Fahrerlaubnis ist strafbar, § 21 Abs. 2 Nr. 1 StVG) und bietet dem Fahrer wiederum einen gewissen Komfort. Insbesondere, wenn es für diese einen erheblichen Aufwand darstellt, den Führerschein persönlich bei der Personalabteilung vorzulegen.
Nun kann es in Sachen Datenschutzkonformität nicht auf die Größe des Unternehmens ankommen. Dennoch können hier – im Sinne der hessischen Auffassung – „besondere Umstände“ diese Form der Datenverarbeitung durchaus rechtfertigen. Es empfiehlt sich in diesen Fällen allerdings die Nutzung elektronisch auslesbarer ID Prüfsiegel, die auf die Führerscheine aufgeklebt werden und sich nicht unbeschädigt wieder ablösen lassen. Sofern Kopien mittels einer App angefertigt und an zentrale Server zur Sichtprüfung übermittelt werden, sollte darauf geachtet werden, dass diese Kopien nur für kurze Zeit zwischengespeichert und zeitnah gelöscht werden. Wird ein Drittanbieter mit der Fahrerlaubnisprüfung beauftragt, ist natürlich an den Abschluss eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO mit diesem, an die Prüfung der technischen und organisatorischen Maßnahmen und eine Datenschutzinformation an die betroffenen Personen nach Art. 13 Abs. 1 und 2 DSGVO zu denken.