Im Zeitalter der Digitalisierung gewinnen Datenschutz und die Rechte betroffener Personen zunehmend an Bedeutung. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) legt klare Regelungen fest, die es betroffenen Personen ermöglichen, Kontrolle über ihre persönlichen Daten auszuüben. Eine zentrale Rolle spielen insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung personenbezogener Daten. Doch die praktische Umsetzung dieser Rechte, insbesondere die Fristberechnung für die Beantwortung von Betroffenenanfragen, stellt Verantwortliche immer wieder vor Herausforderungen.
Die präzise Fristberechnung ist entscheidend, um den Anforderungen der DSGVO gerecht zu werden und rechtliche Konsequenzen zu vermeiden. Unternehmen und Organisationen stehen oft vor der Frage, wie sie die Fristen korrekt ermitteln und welche Aspekte dabei berücksichtigt werden müssen.
Grundlagen der Fristberechnung
Betroffenenanfragen sind nach Art. 12 Abs. 3 S.1 DSGVO grundsätzlich unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb eines Monats zu beantworten. Die Fristenberechnung erfolgt gemäß der Verordnung (EWG, Euratom) 1182/71 des Rates vom 3. Juni 1971 zur Festlegung der Regeln für die Fristen, Daten und Termine (nachfolgend „Fristen-VO“). Die nationalen Vorschriften aus §§ 186 ff. BGB können als nachrangiges Recht nicht herangezogen werden.
Die (Monats-)Frist beginnt um 00:00 Uhr des Tages, der auf den Tag des fristauslösenden Ereignisses folgt (vgl. Art. 3 Abs. 2 lit. c der Fristen-VO). In Bezug auf Betroffenenanfragen also der Tag des Eingangs der Betroffenenanfrage. Bei der Berechnung dieser Frist wird der Tag nicht mitgerechnet, in den das Ereignis oder die Handlung fällt (vgl. Art. 3 Abs. 2 S. 2 der Fristen-VO). Das bedeutet, die Frist endet um 24:00 Uhr des Tages im Folgemonat, der in seiner Nummerierung* dem Tag des fristauslösenden Ereignisses entspricht (vgl. Art. 3 Abs. 2 lit. c der Fristen-VO). Sollte das Fristende auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag fallen, verschiebt sich das Fristende auf den nächsten Werktag (vgl. Art. 3 Abs. 4 der Fristen-VO).
Beispiel:
- Eingang der Betroffenenanfrage: 02.03.2024, 13:20 Uhr
- Fristbeginn: 03.03.2024, 00:00 Uhr
- Fristende: 02.04.2024, 24:00 Uhr, oder bei einem Samstag, Sonntag oder Feiertag am 03.04.2024, 24:00 Uhr
Wichtiger Hinweis: Die Verschiebung gilt lediglich bei Betroffenenanfragen und nicht bei der Fristberechnung im Rahmen der Meldung von Datenschutzverletzungen – hiermit beschäftigt sich dieser Beitrag.
*Hinweis zur Nummerierung: „Fehlt bei einer nach Monaten oder Jahren bemessenen Frist im letzten Monat der für ihren Ablauf maßgebende Tag, so endet die Frist mit Ablauf der letzten Stunde des letzten Tages dieses Monats.“ (Art. 3 Abs. 2 lit. c S. 2 der Fristen-VO)
Beispiel:
- Eingang der Betroffenenanfrage: 30.01.25, 14:00 Uhr
- Fristbeginn: 31.01.25, 00:00 Uhr
- Fristende: 28.02.25, 24:00 Uhr
Kein Fristbeginn bei Ersuchen durch Anwalt ohne passende Vollmacht!
Sofern eine Betroffenenanfrage über einen Anwalt geltend gemacht wird und der Anwalt gegenüber dem Verantwortlichen keine Vollmacht vorgelegt hat, die zur Geltendmachung von Rechten aus Art. 15 DSGVO und zum Empfang der Antworten berechtigt, kann die Bearbeitung der Anfrage (zunächst) verweigert und die Vorlage einer entsprechenden Vollmacht im Original verlangt werden. Fristbeginn für die Monatsfrist ist dann die Vorlage der Vollmacht. Wichtig ist aber auch, dass in einem solchen Fall (es liegt keine Vollmacht vor) nicht einfach untätig zu bleiben. Es muss aktiv zum Vorlegen der Vollmacht aufgefordert werden.
Fristverlängerung
Die Frist des Art. 12 Abs. 3 DSGVO kann um zwei Monate verlängert werden, wenn dies unter Berücksichtigung der Komplexität und der Anzahl von Anträgen erforderlich ist. Der Verantwortliche hat in diesem Fall die betroffene Person über eine Fristverlängerung zusammen mit den Gründen für die Verzögerung innerhalb der ersten Monatsfrist zu informieren.
Praktische Tipps zur Fristberechnung
- Dokumentation: Halten Sie alle Anfragen und deren Eingangsdatum sorgfältig fest, um die Fristberechnung zu erleichtern.
- Kalender nutzen: Verwenden Sie digitale Kalender oder Fristenmanagement-Tools, um Fristen im Blick zu behalten.
- Schulung der Mitarbeiter: Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter für die Bedeutung der Fristberechnung im Datenschutz, um sicherzustellen, dass alle Vorschriften eingehalten werden.