Die Rechtslage ist eindeutig: Werden personenbezogene Daten unmittelbar oder mittelbar erhoben, sind die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten mitzuteilen (Art. 13 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. Art. 14 Abs. 1 lit. b DSGVO). Zwar spricht Art. 13 DSGVO von „gegebenenfalls“, damit ist jedoch nur gemeint, dass eine Mitteilung nicht besteht, wenn es auch einen Datenschutzbeauftragten tatsächlich gibt (vgl. BeckOK DatenschutzR/Schmidt-Wudy, 52. Ed. 1.5.2025, DS-GVO Art. 13 Rn. 42).
Die Meinungen gehen auseinander, wie umfangreich die Mitteilung sein muss: ladungsfähige Anschrift sowie die elektronische und/oder telefonische Erreichbarkeit des Datenschutzbeauftragten mit oder ohne Angabe des Namens des Datenschutzbeauftragten (vgl. Paal/Pauly/Paal/Hennemann, 3. Aufl. 2021, DS-GVO Art. 13 Rn. 15). Unstreitig ist jedoch, dass eine Kontaktaufnahme zum Datenschutzbeauftragten gewährleistet werden muss. Ist dies nicht der Fall, kann es für den Verantwortlichen schnell teuer werden.
Entscheidung des österreichischen Bundesverwaltungsgerichts
Dies musste unlängst ein österreichisches Unternehmen feststellen. Dieses hatte auf seiner Website eine spezielle E-Mail-Adresse eingerichtet, mit der man sich unmittelbar an den Datenschutzbeauftragten wenden konnte. Nachrichten gingen bei diesem jedoch nicht ein, da die E-Mail-Adresse nicht funktionierte. Heraus kam die ganze Sache, weil das Löschbegehren einer betroffenen Person nicht umgesetzt wurde und diese sich daraufhin an die Datenschutzbehörde wandte.
Die Datenschutzbehörde verhängte gegen das Unternehmen ein Bußgeld in Höhe von 15.000 Euro – bei dem Bußgeld wurde auch die fehlende Kooperationsbereitschaft des Unternehmens berücksichtigt. Gegen dieses Bußgeld klagte das Unternehmen vor dem Bundesverwaltungsgericht und verlor (Urteil vom 28.03.2025, Az. W298 2285480-1/10E).
Insgesamt sah das Gericht die Pflichten aus Art. 12 Abs. 2 – der betroffenen Person die Ausübung ihrer Rechte gemäß den Art. 15 bis 22 DSGVO zu erleichtern – und aus Art. 12 Abs. 3 DSGVO in Verbindung mit Art. 17 DSGVO – der betroffenen Person Informationen in Bezug auf einen Antrag gemäß den Art. 15 bis 22 DSGVO unverzüglich, jedoch jedenfalls innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags zur Verfügung zu stellen – als verletzt an, sowie die Verletzung der Pflicht nach Art. 31 DSGVO (Zusammenarbeit mit der Datenschutzbehörde).
Fazit
Die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten müssen geeignet sein, dass betroffene Personen mit diesem tatsächlich in Kontakt treten können. Laufen die angegebenen Kommunikationswege ins Leere, geht dies zulasten des Verantwortlichen.
Aus diesem Grund sollte regelmäßig geprüft werden, ob eine Erreichbarkeit des Datenschutzbeauftragten gegeben ist. Auch sollte sich darüber Gedanken gemacht werden, wie zu verfahren ist, wenn der Datenschutzbeauftragte bspw. urlaubs- oder krankheitsbedingt längere Zeit nicht erreichbar ist. Zumal die zu berücksichtigenden Fristen mit Zugang des Antrags beginnen und nicht erst, wenn der Datenschutzbeauftragte davon Kenntnis nimmt. In diesen Fällen sollte eine Stellvertretung zur Verfügung stehen.
Mehr zu den Themen Fristenberechnung bei Betroffenenanfragen und Fristverlängerungen können Sie auch in unseren Blogbeiträgen (hier und hier) nachlesen.