Es ist vollbracht. Nach jahrelanger Arbeit hat man sein Promotionsvorhaben erfolgreich abgeschlossen und darf sich zu Recht „Doktor“ nennen (lassen).

Diese Ehre sollen auch andere zur Kenntnis nehmen. Daher ist für viele Absolventen der Weg zum Einwohnermeldeamt einer der ersten, um den akademische Grand eintragen und (sofern die Kosten nicht abschrecken) auch gleich neue Papiere (Ausweis, Führerschein, Reisepass) ausstellen zu lassen.

Hierbei ist immer wieder zu beobachten, dass die Mitarbeiter des Einwohnermeldeamtes eine Kopie der Promotionsurkunde anfertigen und über dessen unpraktisches und fast unkopierbares Format laut schimpfen. Spätestens dann wissen alle im Großraum(büro), dass ein frischgebackener Promovierter im Raum ist. Das soll aber nicht Gegenstand dieses Betrages sein, sondern vielmehr die Frage, ob tatsächlich eine Kopie angefertigt werden muss, damit der Datensatz im Melderegister aktualisiert werden kann.

Klare Antwort: Nein!

Allein die Tatsache, dass auf der Urkunde eine Vielzahl an Daten aufgedruckt sind, die für die Eintragung ins Melderegister nicht benötigt werden (Thema der Arbeit, Name der Prüfer und insbesondere die Note), bedeuten die Unzulässigkeit der Anfertigung und Speicherung der Kopie.

Welche Daten im Melderegister gespeichert werden dürfen, definiert § 3 Abs. 1 Bundesmeldegesetz (BMG) abschließend. Dort steht unter § 3 Abs. 1 Nr. 9c eben nur „Doktorgrad“. Zu diesen Daten dürfen nach § 3 Abs. 2 BMG nach allgemeiner Auffassung auch die zum Nachweis der Richtigkeit erforderlichen Hinweise gespeichert werden. Hierunter fallen insbesondere Bezeichnung der ausstellenden Behörde und Tag der Ausstellung.

Nach Auffassung des Hessischen landesdatenschutzbeauftragten „darf die heute einfache Verfügbarkeit von Kopierern nicht dazu führen, dass mehr personenbezogene Daten im Einwohnermeldeamt gespeichert werden, als dies zur Aufgabenerfüllung erforderlich ist. Regelmäßig genügt zum Nachweis der Richtigkeit ein Vermerk darüber, dass die entsprechende Urkunde […] vorgelegen hat […] (Hessischer Landesdatenschutzbeauftragter 43. Tätigkeitsbericht 2014, Seite 123f).

Gleiches gilt für sonstige Urkunden oder Urteile entsprechend. Bei Scheidungsurteilen „genügt der Tenor der Gerichtsentscheidung“ (Hessischer Landesdatenschutzbeauftragter 43. Tätigkeitsbericht 2014, Seite 123f). Das gesamte Urteil insbesondere der Tatbestand ist ebenfalls für das Einwohnermeldeamt irrelevant.

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