Krankenrückkehrgespräche: Was ist erlaubt und was nicht?

Krankenrückkehrgespräche (manchmal auch z. B. „Fürsorgegespräch“ genannt) sind in vielen Unternehmen ein gängiges Mittel, um nach einer Krankmeldung mit Mitarbeitenden ins Gespräch zu kommen. Ziel ist es oft, die Gesundheit zu fördern, Ursachen für Fehlzeiten zu verstehen und Unterstützung anzubieten. Doch was gibt es datenschutzrechtlich zu beachten?

Anders als für das sog. BEM-Gespräch (Betriebliches Wiedereingliederungsmanagement nach § 167 Abs. 2 Sozialgesetzbuch (SGB) IX), sieht das Gesetz für das Krankenrückkehrgespräch keine gesonderte Regelung vor. Ein BEM-Verfahren wird eingeleitet, wenn ein*e Mitarbeiter*in innerhalb eines Zeitraums von zwölf Monaten länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig war. Ziel des BEM-Gesprächs ist es, gemeinsam mit der betroffenen Person zu klären, wie einer erneuten Erkrankung vorgebeugt werden kann und welche Maßnahmen geeignet sind, um den Arbeitsplatz dauerhaft zu erhalten. Dabei können z. B. Anpassungen der Arbeitsbedingungen, eine stufenweise Wiedereingliederung oder technische Hilfsmittel in Betracht gezogen werden. Das Gespräch ist freiwillig und unterliegt dem Datenschutz – ohne ausdrückliche Zustimmung der betroffenen Person dürfen keine Gesundheitsdaten erhoben oder weitergegeben werden. Arbeitgeber erfüllen mit dem BEM ihre gesetzliche Fürsorgepflicht und leisten einen wichtigen Beitrag zum Erhalt der Beschäftigungsfähigkeit ihrer Mitarbeitenden.

Das Krankenrückkehrgespräch orientiert mangels weiterer Regelungen an den allgemeinen arbeitsrechtlichen Grundsätzen.

Sobald in einem Gespräch personenbezogene Daten – also Informationen, die einer bestimmten Person zugeordnet werden können – verarbeitet werden, greift die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Das gilt nicht nur für schriftliche Notizen, sondern auch für mündliche Gespräche, wenn sie im Arbeitskontext stattfinden (wir berichteten). Es müssen also alle Grundsätze der DSGVO in diesem Gespräch beachtet werden. Dazu zählen insbesondere das „Need to know“-Prinzip, die Zweckbindung der Datenerfassung, die Datenminimierung, die Integrität und Vertraulichkeit der Daten. Ebenso muss der*die Arbeitnehmer*in bspw. darüber informiert werden, was mit seinen*ihren Daten passiert, welche Recht er*sie hat etc. Im besten Fall ist das bereits mit den Datenschutzhinweisen für Arbeitnehmende bei Einstellung geschehen.

Was dürfen Führungskräfte bei Krankenrückkehrgesprächen fragen?

Führungskräfte dürfen bei Krankenrückkehrgesprächen Fragen stellen, die sich auf das allgemeine Wohlbefinden oder mögliche betriebliche Ursachen für die Fehlzeiten beziehen. Beispiele:

• Gibt es etwas, das wir im Arbeitsalltag berücksichtigen sollten?
• Müssen Aufgaben angepasst werden?
• Gibt es betriebliche Gründe für die Fehlzeiten?

Wichtig: Fragen nach Diagnosen oder privaten Umständen sind zu vermeiden – es sei denn, es gibt einen klaren betrieblichen Zusammenhang.

Dürfen beim Gespräch Notizen gemacht werden?

Notizen dürfen nur zu erlaubten Fragen gemacht werden. Sie sollten in der offiziellen Personalakte abgelegt werden – nicht in einer „geheimen Nebenakte“. Mitarbeitende haben das Recht auf Einsicht in alle über sie geführten Unterlagen. Eine zentrale Akte, mit Ausnahme einer separat aufzubewahrenden BEM-Akte, stellt eine vollständige Auskunft sicher. Dazu müssen Löschfristen definiert werden, die sich an der Notwendigkeit der vorhandenen Daten orientieren.

Ist eine Einwilligung für das Gespräch und die Anfertigung der Notizen notwendig?

Nicht wirklich. Auch wenn Mitarbeitende zustimmen, ist das rechtlich oft nicht ausreichend. Denn im Arbeitsverhältnis besteht ein Abhängigkeitsverhältnis – echte Freiwilligkeit ist schwer nachzuweisen. Deshalb ist eine Einwilligung keine verlässliche Grundlage für die Datenverarbeitung. Nach § 26 Abs. 1 BDSG können Beschäftigtendaten u. a. dann verarbeitet werden, wenn sie zur Durchführung des Arbeitsverhältnisses erforderlich sind. Auch sieht § 106 GewO (das Weisungsrecht des Arbeitgebers) die Möglichkeit vor, im Rahmen der gesetzlichen Möglichkeiten entsprechende Gespräche zu führen.

Muss der Betriebsrat einbezogen werden?

Rückkehrgespräche können bei Arbeitnehmenden ein Gefühl von Druck erzeugen, sich bei zukünftigen Krankheiten doch nicht krank zu melden. Ein Betriebsrat kann das zum Anlass nehmen, solche Gespräche zu verhindern. Das Arbeitsgericht (ArbG) Würzburg (Beschluss vom 26.09.2019 – 11 BV 1/19) äußerte sich dazu und unterschied danach, ob es sich um ein Ordnungsverfahren (dann mit Mitbestimmung des Betriebsrats) oder um ein Arbeitsverhalten handelt (dann ohne Mitbestimmung). Maßnahmen, die auf das Verhalten von Arbeitnehmenden im Kontext krankheitsbedingter Abwesenheiten abzielen, sind regelmäßig dem Bereich des mitbestimmungsfreien Arbeitsverhaltens zuzuordnen. Dies folgt aus der Erwägung, dass eine Erkrankung unmittelbar die Fähigkeit zur Erfüllung der arbeitsvertraglich geschuldeten Leistung betrifft und somit in einem engen funktionalen Zusammenhang mit der Arbeitspflicht steht. Gespräche, die auf die Ermittlung krankheitsbedingter Ursachen gerichtet sind und deren Ziel in der Anpassung betrieblicher Rahmenbedingungen oder der Bereitstellung unterstützender Maßnahmen liegt, dienen letztlich der Wiederherstellung oder Sicherung der Arbeitsfähigkeit und sind daher als Maßnahmen zur Sicherstellung der Vertragserfüllung zu qualifizieren. Auch die Beschwerde zu dem Beschluss des ArbG Würzburg vor dem Landesarbeitsgericht (LAG) Nürnberg (Beschluss vom 02.03.2021 – 7 TaBV 5/20) blieb erfolglos.

Fazit

Krankenrückkehrgespräche können ein sinnvolles Instrument im betrieblichen Gesundheitsmanagement sein – aber nur, wenn sie mit Augenmaß geführt werden. Transparenz, Zurückhaltung bei sensiblen Themen und eine saubere Dokumentation sind dabei das von Seiten des Arbeitgebers zu berücksichtigen.

Krankenrückkehrgespräche sind möglich, wenn sie dem Gesundheitsschutz dienen und datenschutzrechtliche Grundsätze berücksichtigt werden.

Anmerkung der Redaktion: In einer früheren Version hieß es im zweiten Absatz § 84 Abs. 2 Sozialgesetzbuch (SGB) IX, richtig ist aber § 167 Abs. 2. Wir haben den Fehler korrigiert.