Verlässt ein Mitarbeiter ein Unternehmen, stellt sich für dessen ehemaligen Arbeitgeber regelmäßig die Frage, wie mit dessen E-Mail-Account zu verfahren ist.

In einen Beschluss hat das OLG Dresden entschieden, dass der Arbeitgeber bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses den zur Verfügung gestellten E-Mail-Account (mit erlaubter privater Nutzung), solange nicht löschen darf, solange nicht feststeht, dass der Nutzer für die auf dem Account abgelegten Daten keine Verwendung mehr hat.Das bedeutet, dass der Arbeitgeber grundsätzlich eine Einwilligung des ausscheidenden Mitarbeiters in die Löschung des Accounts einholen muss.Das Gericht begründete seine Entscheidung folgendermaßen:

„Wird im Rahmen eines Vertragsverhältnisses von einem Vertragspartner für den anderen ein E-Mail -Account angelegt, auf dem dieser auch private Mails speichert, entspricht es den vertraglichen Nebenpflichten, von einer Löschung des Accounts nach Beendigung des Vertragsverhältnisses solange abzusehen, bis klar ist, dass die andere Partei an der Nutzung des Accounts kein Interesse mehr hat. [Reagiert der Ausscheidende Mitarbeiter auf die] Aufforderungen, das Zubehör zurück zu geben, nicht […], lässt [dies] keinen Rückschluss [auf ein fehlendes Interesse] zu. Die unberechtigte Löschung eines E-Mail-Accounts kann […] zu Schadenersatzansprüchen führen.“

 Empfehlung:

Vor der Einräumung der privaten Nutzung des dienstlichen E-Mail-Accounts sollte klar geregelt werden, wie mit dem Account zu verfahren ist, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Etabliert hat sich eine entsprechende Regelung in einer Betriebsvereinbarung oder Unternehmensrichtline. Die private Nutzung wird gewährt, wenn vereinbart wird, dass beim Ausscheiden aus dem Unternehmen gegebenenfalls bestehende private E-Mails innerhalb einer festgesetzten Frist gelöscht werden müssen und nach Ablauf dieser Frist verbleibende E-Mails wie dienstliche E-Mails behandelt und gelöscht werden dürfen.

| | |