Für die meisten Unternehmen ist es heute selbstverständlich, sich im Internet zu präsentieren und diverse Produkte und Dienstleistungen anzubieten. Für die bestmögliche Außendarstellung, bessere Kundenbindung und Wettbewerbsfähigkeit eines modernen Unternehmens ist es enorm wichtig, die Informationen über die Menschen, die hinter der Firma oder Marke stehen, im Netz zu präsentieren. Für die Optimierung dieser Außendarstellung werden Mitarbeiterdaten wie Kontaktdaten, Funktionen oder Bildnisse veröffentlicht.

Bei der Veröffentlichung der Daten im Internet ist stets zu berücksichtigen, dass diese Daten weltweit abrufbar und einer unbestimmten Anzahl von Personen zugänglich gemacht werden. Moderne Informationstechniken machen es möglich, die personenbezogenen Daten auszuwerten und mit Informationen aus anderen Datenbeständen zu umfassenden Persönlichkeitsprofilen zu verarbeiten.

Dem Interesse des Arbeitgebers an der Veröffentlichung der Kontaktdaten oder Bildnisse der Mitarbeiter steht das Rechts der Mitarbeiter an der informationellen Selbstbestimmung und dessen Persönlichkeitsrecht entgegen. Dabei stellt sich so mancher Arbeitnehmer die berechtigte Frage, welche Informationen über seine Person der Arbeitgeber unter welchen Voraussetzungen veröffentlichen darf.

Bekanntlich handelt es sich bei Informationen der Beschäftigten um personenbezogene Daten. Deswegen gilt das datenschutzrechtliche „Verbot mit Erlaubnisvorbehalt“. Das bedeutet, dass jede Verarbeitung von Daten verboten ist, es sei denn, es liegt eine Einwilligung oder einer der gesetzlichen Erlaubnistatbestände vor.

Kontaktdaten und Einsatzfelder des Beschäftigten-§ 26 BDSG als Rechtsgrundlage

Zentrale Rechtsgrundlage für den Umgang mit Beschäftigtendaten ist Art. 88 Abs.1 DSGVO i. V. m. § 26 BDSG. Die Verarbeitung der Beschäftigtendaten für die Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses ist hiernach zulässig, wenn dies für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.

Die Entscheidung über die Veröffentlichung der Beschäftigtendaten kann nur aufgrund der konkreten Funktion und des Tätigkeitsfeldes der Person beurteilt werden. Unbedenklich ist die Veröffentlichung der Daten von Mitarbeitern, die im Außendienst tätig sind oder unmittelbar in den Kontakt mit Kunden treten. Auch die Veröffentlichung der Daten von Führungskräften lassen sich im Wege der Arbeitsprozesse rechtfertigen. Dies sind normalerweise solche Daten wie Namen, Vornamen, dienstliche E-Mail-Adressen, dienstliche Telefon- und Faxnummern, Tätigkeitsbereiche und u.U. fachliche Qualifikationen des Mitarbeiters. Die Veröffentlichung der Lebensläufe ist hingegen grundsätzlich nur mit der Einwilligung des Betroffenen zulässig. Das gleiche gilt auch für die Geburtsdaten der Beschäftigten.

Die Veröffentlichung der Daten sonstiger Mitarbeiter bedarf einer Abwägung und ist stark vom Einzelfall abhängig. Diese Entscheidungen sind schriftlich zu dokumentieren.

Im Zweifel sollten nur Daten mit dienstlichem Bezug veröffentlicht werden. Die Veröffentlichung der Daten mit überwiegend privatem Bezug ist zu unterlassen. Auch der Sicherheitsaspekt und die schutzwürdigen Interessen der Mitarbeiter sind zu berücksichtigen: Unzulässig ist etwa die Veröffentlichung, wenn die Sicherheit der Mitarbeiter in Frage gestellt wird. Außerdem ist der Grundsatz der Datensparsamkeit zu berücksichtigen: Die Informationen müssen auf das erforderliche Minimum reduziert werden.

Bildnisse und Videoaufnahmen – nur mit Einwilligung

Das Recht am eigenen Bild ist ein besonders stark geschütztes Rechtsgut und wesentlicher Teil der informationellen Selbstbestimmung. Die unbefugte Veröffentlichung der Bildnisse ist ein schwerer Eingriff in die Persönlichkeitsrechte der Betroffenen. Zu berücksichtigen ist auch, dass mit Hilfe der modernen Technik die Bilder einer Person in der Kombination mit anderen Daten die eindeutige Identifizierung dieser Person möglich machen. Im Unterschied zur Veröffentlichung anderer Mitarbeiterdaten wie z.B. Kontaktdaten, bedarf die Veröffentlichung der Bilder und Videos stets einer Einwilligung. Auch Gruppenbilder dürfen nicht ohne Einwilligung ins Netz. Das gleiche gilt auch für Videoaufnahmen des Beschäftigten, die etwa zu Werbezwecken auf der Webseite des Unternehmens eingestellt werden.

Die Voraussetzungen der wirksamen Einwilligung

In die Veröffentlichung der eigenen Bildnisse und Aufnahmen im Internet muss der Betroffene nach Art. 6 Abs.1 lit. a DSGVO i. V. m. § 26 Abs.2 BDSG wirksam einwilligen. Bei der Gestaltung der Einwilligungserklärungen sind die Vorgaben der Art.7 DSGVO und § 26 Abs.2 BDSG zu berücksichtigen.

Nicht eindeutig geklärt bleibt die rechtliche Frage, ob neben den datenschutzrechtlichen Vorgaben auch die zivilrechtlichen Regelungen des § 22 KUG (Kunsturhebergesetz) greifen. Aber auch danach ist die Veröffentlichung der Mitarbeiterfotos ohne Einwilligung der betroffenen Person grundsätzlich unzulässig. Die Voraussetzungen der wirksamen Einwilligung müssen erfüllt werden. Dazu gehört:

Einwilligung vor Datenerhebung

Die Einwilligung muss im Vorfeld der Veröffentlichung erteilt werden. Eine nachträglich erhobene Einwilligung ist unwirksam.

Zweckbindung

Der Arbeitgeber hat gem. § 26 Abs. 2 S. 4 BDSG über die Zwecke der Datenverarbeitung zu informieren. Wichtig ist außerdem, dass die Einwilligung zur Veröffentlichung der Mitarbeiterinformationen nicht pauschal erhoben wird. Die Einwilligung muss ausreichend und konkret über die Art und Weise der Veröffentlichung informieren. Zu differenzieren ist z.B. zwischen der Veröffentlichung auf der unternehmenseigenen Webseite und in sozialen Netzwerken wie Twitter oder Facebook.

Freiwilligkeit

Die Freiwilligkeit der erhobenen Einwilligung im Verhältnis zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber ist nicht unproblematisch. Das Bundesverfassungsgericht geht in der ständigen Rechtsprechung davon aus, dass sich jeder Arbeitnehmer während der Dauer des Arbeitsverhältnisses „in der Situation struktureller Überlegenheit befindet“ (Beschluss des Bundesverfassungsgerichts). Die Beurteilung der Freiwilligkeit im Beschäftigungsverhältnis erfolgt gem. § 26 Abs. 2 BDSG unter Berücksichtigung der „Abhängigkeit der beschäftigten Person und Umstände, unter denen die Einwilligung erteilt worden ist“.

Besonders wichtig ist daher die korrekte Gestaltung und die Umstände der Erteilung der Einwilligungserklärung. Diese muss einen Nachweis darüber enthalten, dass sie freiwillig erfolgt und dem Arbeitnehmer ein Wahlrecht zur Veröffentlichung oder Nichtveröffentlichung der Daten einräumt. Dem Mitarbeiter ist zusätzlich darzulegen, dass die Nichtabgabe der Einwilligung keine negativen Konsequenzen für das Arbeitsverhältnis hat.

Schriftform

Die DSGVO sieht in Art.7 keine Schriftform für die Einwilligung vor. Die Einwilligung hat gem. § 26 Abs. 2 S. 3 grundsätzlich schriftlich oder elektronisch zu erfolgen, soweit nicht wegen besonderer Umstände eine andere Form angemessen ist. Unter dem Begriff “elektronisch” ist nicht die “elektronische Form” gem. § 126 a BGB zu verstehen, die strengere Kriterien vorsieht. Für die Beweiszwecke reicht das dauerhaft gespeicherte Dokument mit der Zustimmung des Beschäftigten aus. Unter besonderen Umständen des Einzelfalls, etwa bei einer Online-Bewerbung, kann auch eine andere Form für die Abgabe der Einwilligungserklärung angemessen sein. (Zur Problematik der elektronischen Einwilligung verweisen wir auch auf diesen Artikel.)

Widerruf

Nach § 26 Abs. 2 S. 4 BDSG hat der Arbeitgeber den Arbeitnehmer über die Möglichkeit des Widerrufs aufzuklären. Die Einwilligung des Mitarbeiters muss mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar sein. Nach erfolgtem Widerruf der Einwilligung sind die Fotos umgehend zu entfernen.

Löschung nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses

Die Daten eines Beschäftigten dürfen nach der Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses so lange gespeichert werden, wie es zur Erfüllung der Zwecke, für die sie verarbeitet wurden, erforderlich ist. Danach sind sie unverzüglich zu löschen.

Die Mitarbeiterdaten sind nach der Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses nach diesen Maßgaben zu löschen. Grundsätzlich hat jeder Mitarbeiter einen Anspruch darauf, nicht mehr mit dem ehemaligen Arbeitgeber in Verbindung gebracht zu werden. Darüber haben wir bereits in einem Blogbeitrag berichtet.

Eine während des Beschäftigungsverhältnisses erteilte Einwilligung des Mitarbeiters endet grundsätzlich mit der Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Abgesehen davon muss der Arbeitgeber dem Beschäftigten das jederzeitige Recht zum Widerruf seiner Einwilligung zugestehen.

Fazit

Beschäftigtendaten dürfen durch den Arbeitgeber im Internet veröffentlicht werden:

  • wenn, der Betroffene in diese Verarbeitung wirksam eingewilligt hat.
  • ohne Einwilligung des Betroffenen nur dann, wenn dem Mitarbeiter die Aufgaben mit Außenwirkung obigen und seine sonstigen Funktionen dies erfordern. Im Zweifel ist eine Einwilligung zu erheben.
  • für die Veröffentlichung der Bilder und Videoaufzeichnungen ist stets eine Einwilligung des betroffenen Mitarbeiters erforderlich.

Update (31.5.2020): Der Beitrag wurde bzgl. Schreib- und Grammatikfehler editiert.

Update (8.6.2020): Der Absatz zur Schriftform wurde überarbeitet. Siehe hierzu auch unseren Artikel hier.