Von Rabatten in Onlineshops über Zuschüsse zu ÖPNV-Tickets, Fahrrädern oder Fitnesskursen, bis hin zu Kostenbeteiligungen bei Schönheits-OPs und medizinischen Behandlungen – die Bandbreite von Vorteilen und Vergünstigungen, die Arbeitgeber ihren Beschäftigten gewähren, ist groß. Die sog. Mitarbeitervorteile/-rabatte/-angebote oder Employee Benefits erfreuen sich steigender Beliebtheit, da sie die Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit fördern und gleichzeitig für die Arbeitgeber oft nur einen überschaubaren Aufwand und geringe Kosten verursachen. Für die Beschäftigten wiederum ergeben sich hieraus wirtschaftliche Vorteile, die auf freiwilliger Basis ohne Auswirkungen auf das Beschäftigungsverhältnis in Anspruch genommen werden können.

Verarbeitung personenbezogener Daten der Beschäftigten

Gemeinsam haben die Mitarbeitervorteile, dass der Arbeitgeber zu ihrer Bereitstellung regelmäßig personenbezogene Daten der Beschäftigten verarbeiten muss. Insofern macht das Datenschutzrecht auch hier nicht Halt.

Zu unterscheiden ist zwischen Vorteilen, die der Arbeitgeber direkt gewährt (z. B. Werksverkauf) und solchen, die der Beschäftigte über externe Anbieter beziehen kann (z. B. Fitnessstudios). Je nach Ausgestaltung des Vorteils bzw. der Vergünstigung erhebt der Arbeitgeber personenbezogene Daten der Beschäftigten bspw. zu eigenen Abrechnungszwecken, übermittelt diese an den Anbieter oder stellt dem Beschäftigten einen Nachweis über die Betriebszugehörigkeit aus, anhand dessen sich die Person selbstständig bei dem Anbieter anmeldet. In jedem Fall gilt: Der Arbeitgeber darf nur diejenigen Daten verarbeiten, die zur Gewährung des entsprechenden Mitarbeitervorteils zwingend erforderlich sind. Dies beschränkt sich zumeist auf den Namen, die (dienstlichen) Kontaktdaten und die Information, dass es sich um einen Beschäftigten des Unternehmens handelt. Bestimmte Vorteile und Zuschüsse sind zudem im steuerlichen Rahmen zu berücksichtigen und für die Lohn- und Gehaltsabrechnung des Teilnehmenden relevant. Die Verarbeitung dieser Daten kann i. d. R. auf die Durchführung eines Vertragsverhältnisses oder auf berechtigte Interessen des Arbeitgebers gestützt werden und bedarf daher keiner separaten Einwilligung. Bei steuerlicher Relevanz kommt zudem Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO als Rechtsgrundlage in Betracht. Zu beachten ist auf Arbeitgeberseite jedoch, dass die Beschäftigten über die Datenverarbeitung hinreichend transparent informiert werden und die Freiwilligkeit zu wahren ist.

Bei besonderen Formen von Mitarbeiterrabatten, bspw. Zuschüssen zu medizinischen Behandlungen, kann darüber hinaus auch die Verarbeitung von besonderen Kategorien personenbezogener Daten gerechtfertigt sein. Hierbei ist jedoch zu beachten, dass für die Verarbeitung der Gesundheitsdaten regelmäßig eine Einwilligung einzuholen ist, da weder in Art. 9 Abs. 2 DSGVO noch in § 26 Abs. 3 BDSG für den Arbeitgeber eine entsprechende Rechtsgrundlage vorgesehen ist. Die im Beschäftigungsverhältnis sonst problematische Freiwilligkeit stellt hierbei jedoch i. d. R. keine Hürde dar, da kein Zwang dazu besteht, die Vorteile zu nutzen. Es handelt sich hierbei um Fälle, in denen der Beschäftigte einen echten rechtlichen oder wirtschaftlichen Vorteil erlangt.

Eigene Verantwortlichkeit oder Auftragsverarbeitung?

Bietet ein Fitnessstudio z. B. Firmenfitness für Unternehmen an, handelt es sich bei dem Anbieter regelmäßig um eigene datenschutzrechtlich verantwortliche Stellen, die die Daten der teilnehmenden Beschäftigten zu eigenen Zwecken erheben. Der Abschluss von Auftragsverarbeitungsverträgen mit den Anbietern ist daher meist nicht erforderlich und nicht zielführend, da die Anbieter nicht weisungsgebunden agieren. Denkbar wäre in bestimmten Fällen jedoch eine gemeinsame Verantwortlichkeit, sofern sowohl der Arbeitgeber als auch der Anbieter ein gemeinsames Interesse an der Datenverarbeitung haben und über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung gemeinsam bestimmen. Die konkrete Einstufung hängt vom jeweiligen Einzelfall ab.

Fazit

Mitarbeiterangebote bieten Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer und sind daher bei Beachtung der datenschutzrechtlichen Anforderungen ein probates Mittel, die Mitarbeiterzufriedenheit zu fördern. Binden Sie gerne Ihren Datenschutzbeauftragten ein, wenn sie die Einführung von Mitarbeitervorteilen beabsichtigen.

Der vorliegende Beitrag stellt nur eine allgemeine Übersicht dar – in den kommenden Wochen werden wir in unserem Blog noch näher auf einzelne Formen von Mitarbeiterrabatten eingehen.

| | | , , , , , , , , , , , | 3 Kommentare