Ganz so einfach ist es aber nicht. Einer Arbeitnehmerin wurde der Versand einer Rundmail zum Verhängnis. Die von ihr verschickte Rundmail hatte einen Umfang von zehn Seiten. Hiervon entfielen 9 ½ Seiten auf die E-Mail-Adressen der Empfänger und ½ auf den Text der Nachricht. Angesichts der erheblichen Anzahl der E-Mail-Adressen hat das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht auf den Datenschutzverstoß mit einem Bußgeld reagiert.
Unter datenschutzrechtlichen Gesichtspunkten stellt die Angabe aller E-Mail-Empfänger eine Übermittlung personenbezogener Daten dar, die nur zulässig ist, wenn der Betroffene eingewilligt hat oder die Übermittlung von einer gesetzlichen Grundlage abgedeckt ist. Diese Anforderungen sind in der vorliegenden Konstellation nicht erfüllt.
Worin liegt das Problem?
Werden die Adressen sämtlicher E-Mail-Empfänger im „An-Feld“ eingegeben, ist für jeden anderen Empfänger ohne weiteres erkennbar, wer die E-Mail ebenfalls erhalten hat. Dies ist insbesondere der Fall, wenn über den Lokal- bzw. Domänenteil eine genaue Zuordnung möglich ist. Die E-Mail-Adresse sertel@datenschutz-nord.de lässt erkennen, dass der Inhaber entweder Sertel oder S. Ertel (Lokalteil) heißt und der Domäne datenschutz-nord.de (Domänenteil) zuzuordnen ist. Über eine Recherche auf der Domäne wird man den Inhaber auch schnell auffinden.
Für den einzelnen Empfänger einer Rundmail mag es durchaus interessant sein zu erfahren, wer ebenfalls diese Nachricht erhalten hat. Für die Bekanntgabe besteht jedoch keine Rechtsgrundlage. Auch wird es nicht im Interesse der anderen Empfänger sein, wenn allgemein bekannt wird, für welche Themen diese sich interessieren und mit welchen Gruppen/ Vereinen diese in Kontakt stehen.
So kann die Erkenntnis, dass jemand beispielsweise Empfänger von Rundmails der Anonymen Alkoholiker oder einer bestimmten politischen Vereinigung ist, zu dessen Nachteil verwendet werden.
Welche Lösung gibt es?
Jedes E-Mail-Programm bietet neben dem bekannten „An-Feld“ noch zwei weitere Felder an:
- CC (Carbon Copy) wird genutzt, um Kopien an einen oder mehrere Empfänger „zur Kenntnis“ zu senden. Die hier eingetragenen E-Mailadressen sind allerdings für alle Empfänger zu sehen.
- bei BCC (Blind Carbon Copy) erhalten die Empfänger, deren E-Mail-Adressen unter BCC eingetragen sind, eine Kopie der E-Mail, ohne dass ihre Adresse für die anderen angegebenen Empfänger sichtbar wird.
Für den Versand von Rundmails ist daher immer die BCC-Funktion zu nutzen. Diese Funktion ermöglicht einen datenschutzkonformen Versand, ohne dass der Empfängerkreis erkennbar ist. Bei der Nutzung der BCC-Funktion bedarf es auch keiner Adresseingabe im „An-Feld“, sodass gegenüber den Empfängern gar keine E-Mail-Adresse kommuniziert werden muss. Alternativ kann der Versender seine eigene E-Mail-Adresse im „An-Feld“ eingeben. Dadurch ist der Briefkopf der E-Mail nicht leer, den datenschutzrechtlichen Anforderungen wird dennoch hinreichend Rechnung getragen.