Die Durchführung von Schulungs- und Sensibilisierungsmaßnahmen stellt in der Praxis nicht nur eine wichtige Aufgabe zur Umsetzung des Datenschutzes dar, sondern ist gerade für größere Institutionen oftmals auch eine besondere Herausforderung. Wir bieten Ihnen eine Hilfestellung in Form einer kostenlosen 15-minütigen Online-Schulung an. Wer es nicht mehr abwarten kann, klickt hier. Wer, was wir für sinnvoller erachten, noch kurz etwas über die Rahmenbedingungen wissen möchte, liest bitte weiter.
Worum geht es genau?
Zur Umsetzung der Schulungsverpflichtung können mehrstufige Strategien zum Einsatz kommen. Eine solche Strategie kann z. B. vorsehen, alle Beschäftigten in einem ersten Schritt mit Merkblättern zu wichtigen Themen zu versorgen, die dann in weiteren Schulungen wieder aufgenommen werden. Dabei muss es sich nicht zwingend um Präsenzschulungen handeln. Denn oftmals ist auch der Einsatz von Online-Schulungen und interaktiven Kursen ein gutes Mittel, um eine Grundsensibilisierung aller Beschäftigten in kurzer Zeit herzustellen. Danach können weitere Schulungen geplant werden (z. B. Präsenzschulungen für Multiplikatoren oder Webinare zu bereichsspezifischen Themen). Im Optimalfall planen verantwortliche Stellen ganze Awareness-Kampagnen, die ineinander verzahnte Schulungs- und Sensibilisierungsmaßnahmen mit verschiedenen Materialien auf verschiedenen Ebenen und zu unterschiedlichen Zeitpunkten vorsehen.
In diesem Blogbeitrag möchten wir Ihnen ein Beispiel für einen Baustein einer solchen Kampagne geben. Es handelt sich hierbei um eine 15minütige Onlineschulung, die sich an alle Beschäftigten einer verantwortlichen Stelle richtet, die personenbezogene Daten verarbeiten.
Am Ende dieses Betrags finden Sie einen Link zu einer beispielhaften, 15minütigen Online-Schulung.
Die Online-Schulung soll die wichtigsten Punkte des Datenschutzes nach der DSGVO kurz ansprechen und eine Grundsensibilisierung herstellen. Sie eignet sich insbesondere dazu, in kurzer Zeit eine Vielzahl von Beschäftigten zu sensibilisieren und wird neben PCs und Laptops auch durch Tablets und Smartphones unterstützt, ohne Zusatzsoftware zu benötigen. Die Online-Schulung setzt folgende Rahmenbedingungen voraus:
Die verantwortliche Stelle hat bereits
- konkrete Datenschutzansprechpartner benannt
- verfügt über einen Ablageort z. B. im Intranet für datenschutzrelevante Informationen
- einen Prozess zum Umgang mit Datenpannen und einen Prozess zum Umgang mit Betroffenenanfragen definiert sowie
- eine Einladung an die Beschäftigten mit Informationen zu o.g. Punkten versendet.
Wenn Sie es interaktiver mögen, lösen Sie gerne auch diese Folie einer anderen Schulung.
Oder möchten Sie sich das Beispiel in englischer Sprache ansehen bzw. anhören?
Zusammenfassung und Ausblick
Die Bausteine für Sensibilisierungs- und Schulungsmaßnahmen sind facettenreich. Je nach konkreter Anforderung können verschiedene Strategien geplant und umgesetzt werden. Online-Schulungen können immer dann ein wichtiger Baustein sein, wenn es darum geht, eine Vielzahl von Mitarbeitern innerhalb eines kurzen Zeitraums zu sensibilisieren. Sofern es auf Grund der Rechenschaftspflicht für erforderlich erachtet wird, die Teilnahme an Schulungen mitarbeiterbezogen zu dokumentieren, können entsprechende Learning Management Systeme eingesetzt werden, welche die Durchführung erfassen. Neben Online-Schulungen sind auch interaktive Online-Schulungen oder Webinare denkbar. Darüber hinaus steht verantwortlichen Stellen ein Bündel weiterer Awareness-Maßnahmen zur Verfügung. In einem unserer nächsten Beiträge stellen wir anhand von Paul eine kleine Awareness-Kampagne dar. Sie fragen sich jetzt wahrscheinlich, wer Paul ist. Warten Sie bitte noch etwas ab. Oder haben Sie Paul schon entdeckt?