In Unternehmen wie auch in öffentlichen Stellen spielt die Verwendung von Personenbildern stets eine große Rolle. Das können zum Beispiel Bilder von Mitarbeitern sein, aber auch von Kunden, Mitgliedern oder Teilnehmern bestimmter Angebote. Es gibt mehrere Gründe, die eine Nutzung von Bildern interessant machen, wie eine attraktive Außendarstellung, eine freundliche Kundenakquise, ansprechende Werbung oder die Bereicherung sonstiger unternehmensspezifischer Angebote oder Abläufe.
Für das Veröffentlichen von Fotos ist stets eine Einwilligung der abgebildeten Personen erforderlich. Das aber wird häufig als eine besondere Hürde empfunden und nicht selten besteht die Sorge, dass Personen durch die Einwilligungsabfrage abgeschreckt werden könnten.
Schriftform
Auch wenn das Kunsturhebergesetz (KunstUrhG) keine besondere Form vorschreibt, ist dennoch zu Beweiszwecken die Einholung von schriftlichen Einwilligungserklärungen empfehlenswert. Das ist natürlich zunächst mit einem gewissen Aufwand verbunden, der sich aber in Grenzen hält, sobald der Vorgang einmal in die Geschäftsprozesse integriert ist.
Auf die Gestaltung kommt es an
Welche Wirkung eine vorgelegte Einwilligungserklärung auf die betreffenden Personen hat, kann durch die sprachliche und inhaltliche Gestaltung der Erklärung erheblich beeinflusst werden. Wird die Erklärung freundlich formuliert und beispielsweise mit einer Erläuterung der Gründe und Zwecke einer Verwendung der Bilder angereichert, dürfte die Einwilligungserklärung an sich nicht dazu führen, dass sich Personen abgeschreckt fühlen. Vielmehr kann eine möglichst individuell gestaltete Einwilligungserklärung Vertrauen schaffen.
Die Erklärung sollte einen Hinweis auf die Freiwilligkeit der Einwilligung enthalten sowie darauf, dass die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden kann.
Die Einholung der Einwilligung ist sinnvoll
Einerseits führt die Einholung der Einwilligungserklärung dazu, dass die Personenbildnisse zulässig und ohne rechtliches Risiko veröffentlicht werden können. Auf der anderen Seite wird sichergestellt, dass keine Person in die Lage versetzt wird, sich gegen eine Veröffentlichung wehren zu müssen. Es ist wichtig, dass Personen, die keine Veröffentlichung wünschen, die reelle Möglichkeit erhalten, eine solche im Vorfeld zu unterbinden, ohne mit negativen Folgen rechnen zu müssen. Bei Mitarbeiterfotos ist sicherzustellen, dass kein faktischer Zwang besteht, der die Freiwilligkeit der Einwilligung ausschließt.