Mit diesem Artikel wollen wir in die Weihnachts-Hochphase einläuten und beschäftigen uns daher mit einer Tradition, der viele Unternehmen klassischerweise Anfang Dezember nachkommen: Dem Versand von Weihnachtsgrußkarten auf dem Postweg. Man kennt sie: die (meist) schönen und vielen Grußkarten, die man sich auf den Schreibtisch stellt und dann in Erinnerung an die gute Zusammenarbeit schwelgen kann.

Nun aber weg von den schönen Erinnerungen und hin zum noch schöneren Datenschutz: Der Versand von (Weihnachts-)Grußkarten kann eine datenschutzrechtliche Verarbeitung darstellen und bedarf in solchen Fällen einer Rechtsgrundlage. Dies hängt davon ab, ob die Grußkarte personalisiert ist und demnach an eine bestimmte Person des Unternehmens, mit welchem man zusammenarbeitet oder an das Unternehmen ‚selbst‘ versendet werden soll.

Ohne Personalisierung

Gemäß Art. 1 Abs. 1 DSGVO enthält die DSGVO Vorschriften, um „natürliche Personen“ zu schützen. Damit sind juristische Personen – also beispielsweise Unternehmen in Form einer GmbH, AG etc. – nicht von dem Schutzkreis der DSGVO umfasst. Wenn Sie also eine Weihnachtsgrußkarte an die „Müller GmbH, Musterstr. 1 in 12345 Musterstadt“ schicken möchten, können Sie dies aus datenschutzrechtlicher Sicht bedenkenlos tun. Bei diesen Daten handelt es sich nämlich nicht um personenbezogene Daten.

Mit Personalisierung

Anders sieht es hingegen aus, wenn Sie eine Karte an Ihre Ansprechperson aus dem Unternehmen senden. Denn dann kommen weitere (personenbezogene) Daten ins Spiel. Was personenbezogene Daten sind, wird in Art. 4 Nr. 1 DSGVO definiert:

„personenbezogene Daten“ alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person“) beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen […]“.

Sobald die (Weihnachts-)Grußkarte also personalisiert wird (Vor- und/oder Nachname), handelt es sich um ein personenbezogenes Datum womit der Anwendungs- und Schutzbereich der DSGVO eröffnet ist. Dies hat zur Folge, dass für die Verarbeitung des Datums eine Rechtsgrundlage notwendig ist. In Betracht kommt hier das berechtigte Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, wonach zwischen den Interessen des absendenden Unternehmens und den Interessen der betroffenen Person abgewogen werden muss. Das Interesse des absendenden Unternehmens wird im Regelfall die Kundschaftsbindung und ggf. auch Werbezwecke umfassen. Das Interesse der betroffenen Person liegt darin, dass keine Verarbeitung, also kein (Weihnachts-)Grußkartenversand vorgenommen wird. Im Regelfall kann man bei einem jährlichen Versand und mangels weiterer Anhaltspunkte, die für ein weitergehendes Interesse der betroffenen Person sprechen, von einem überwiegenden Interesse des Unternehmens ausgehen. Dies gilt nicht, wenn die betroffene Person Postwerbung „erkennbar nicht wünscht“, § 7 Abs. 2 Nr. 1 UWG. Das ist z. B. der Fall, wenn der bekannte Aufkleber auf dem Briefkasten mit „Bitte keine Werbung“ angebracht ist.

War es das?

Nicht ganz. Da es sich um eine Verarbeitung handelt, löst diese die Informationspflichten der DSGVO aus. Es sollte demnach auf die Datenschutzerklärung des absendenden Unternehmens und insbesondere auf das Widerspruchsrecht der betroffenen Person hingewiesen werden. Da dies den naturgemäßen Rahmen einer (Weihnachts-)Grußkarte sprengt, kann man mit einem Medienbruch arbeiten. Dieser Medienbruch kann in Form eines Links erfolgen, der dann zu Ihrer Homepage führt und dort die betroffenen Personen ausführlich informiert.

Fazit

Bei entpersonalisierter Adressierung an das Unternehmen selbst greift mangels personenbezogener Daten die DSGVO nicht. Anders ist es hingegeben, wenn man (s)einer Ansprechperson aus dem Unternehmen eine personalisierte (Weihnachts-)Grußkarte zukommen lassen möchte. Hier muss eine Interessensabwägung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO vorgenommen werden. Abzuwägen ist das Interesse des absendenden Unternehmens (Kundenbindung, Werbung) mit dem Interesse der betroffenen Person (kein Erhalt von Grußkarten). Um datenschutzrechtlich sauber zu arbeiten, sollte bei der Verarbeitung auf die Datenschutzerklärung des absendenden Unternehmens verwiesen und insbesondere auf das Widerspruchsrecht der betroffenen Person aufmerksam gemacht werden.

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