Anlässlich einer Pressemitteilung von N-TV über den geplanten Datenabgleich der Angestellten des Daimler-Konzerns mit Terrorlisten der USA und der EU, möchten wir das seit 2010 immer wieder aktuell werdende Thema des „Zugelassenen Wirtschaftsbeteiligten-AEO“  aufgreifen.

Ist ein deutsches Produktions- oder Handelsunternehmen global tätig, besteht in der Regel eine enge Zusammenarbeit mit den Zollbehörden. Um diese zu optimieren und bestimmte Zollverfahren (z. B. Anmelde- bzw. Anschreibeverfahren) zu vereinfachen, kann der Status eines zugelassenen Wirtschaftsbeteiligten (Authorised Economic Operator) beantragt werden. Nach erfolgreicher Prüfung (geprüft wird u. a. die Einhaltung der Zollvorschriften, das Buchführungssystem, die Zahlungsfähigkeit und die Angemessenheit der Sicherheitsstandards) wird je nach Antrag das

  • AEO-Zertifikat “Zollrechtliche Vereinfachungen” (AEO C),
  • AEO-Zertifikat “Sicherheit” (AEO S) oder
  • AEO-Zertifikat “Zollrechtliche Vereinfachungen/Sicherheit” (AEO F)

verliehen.

Ein wesentlicher Aspekt im Rahmen der Zertifizierung ist die Gewährleistung, dass das zertifizierte Unternehmen mit keinen Personen oder Unternehmen, die den Terrorismus fördern, vertragliche Beziehungen pflegt. Nach Artikel 14k Abs. 1 Buchstabe f) Zollkodex-Durchführungsverordnung sind Unternehmen aus diesen Grund verpflichtet, Sicherheits- und regelmäßige Hintergrundüberprüfungen ihrer in sicherheitsrelevanten Bereichen tätigen Beschäftigten vorzunehmen.

„Hierzu hat der Antragsteller nachvollziehbar darzulegen, dass er seine Beschäftigten anhand der Namenslisten der [Verordnungen (EG) Nrn. 2580/2001 und 881/2002 (sog. Terrorismusverordnungen) und seit Mitte 2014 auch die Verordnung Nr. 753/2011 (sog. Talibanverordnung)] überprüft.“

Zunächst sah die entsprechende Dienstvorschrift „Zugelassener Wirtschaftsbeteiligter-AEO“ keine tätigkeitsbezogene Differenzierung der Beschäftigten im Hinblick auf die Überprüfung vor. Nicht zuletzt aufgrund des Einsatzes des damaligen Bundesdatenschutzbeauftragten Peter Schaar, findet sich in der zum 22.5.2010 geänderten Fassung (zuletzt geändert im Juni 2014) eine entsprechende Unterscheidung. Insbesondere bei Unternehmen, die vor dem 22.5.2010 ihr AEO-Zertifikat erhalten haben, ist diese jedoch unbekannt, aber auch bei einer Vielzahl an Neuanträgen wird diese nicht beachtet. Aus diesem Grund wird in vielen Unternehmen unnötigerweise die gesamte Belegschaft mit den Terrorismusverordnungen abgeglichen.

Nach Absatz 253 der Dienstvorschrift „Zugelassener Wirtschaftsbeteiligter-AEO“ gilt hinsichtlich der Überprüfung eigener Beschäftigter folgendes:

  • Der zu überprüfende Beschäftigte muss in einem sicherheitsrelevanten Bereich tätig sein.

„Als sicherheitsrelevant sind entsprechend der Zielsetzung des AEO S oder AEO F die Bereiche (z.B. Produktionsstätten, Lagerräume oder Ladeeinheiten wie Container) anzusehen, die in Abschnitt 5 des Fragenkatalogs (Anlage 2) aufgeführt sind. Beschäftigte ohne Zugang zu diesen Bereichen, können bei der Überprüfung außer Acht gelassen werden.“

  • Grundsätzlich ist einmal pro Jahr zu prüfen

Dem Erfordernis „regelmäßig“ wird entsprochen, wenn mindestens einmal im Jahr eine Überprüfung durchgeführt wird. Die Größe, Art und Struktur des Unternehmens ist hierbei zu berücksichtigen, sodass im Einzelfall mehrere Überprüfungen indiziert sein können

  • Der Einsatz kommerzieller Software wird nicht verlangt
  • Die Durchführung der Überprüfung darf durch einen Dienstleister erfolgen

Gleichzeitig ist eine Auslagerung der Überprüfungsdienstleistung an eine weitere Person (Auslagerungskette) unzulässig.

Unternehmen, die auf den Status des zertifizierten Wirtschaftsbeteiligten angewiesen sind, müssen daher aus Gründen des Beschäftigtendatenschutzes eine möglichst datensparsame Umsetzung der Zollvorschriften finden – etwa die sicherheitsrelevanten Bereiche durch Zutrittsregelungen zu beschränken, die Prüfungen nur so häufig durchführen , wie zwingend erforderlich sowie die Art und Weise der Prüfungen zu bestimmen.

Hierbei hilft es oftmals die Rahmenbedingungen des Screenings mit dem Zoll vorab zu klären und hierbei ausdrücklich auf Absatz 253 der Dienstvorschrift „Zugelassener Wirtschaftsbeteiligter-AEO“ zu verweisen. Unter Umständen kann es auch sinnvoll sein, die für das eigene Unternehmen zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde in die Abstimmungen mit dem Zoll zu beteiligen.

Da wir das Thema bereits seit 2010 begleiten, finden Sie hier weitere Informationen: