Zum 01. September 2023 ändert sich für Unternehmen und öffentliche Stellen in der Schweiz so einiges in Sachen Datenschutz: Das neue Schweizer Datenschutzgesetz tritt in Kraft (wir berichteten). Das neue Gesetz verspricht vor allem eine Angleichung der datenschutzrechtlichen Regelungen in der Schweiz an das durch die DSGVO in der EU vereinheitlichte Datenschutzrecht.

Heute werfen wir einen Blick auf die Pflicht zur Benennung einer Vertretung. Weitere Gemeinsamkeiten bzw. Unterschiede werden wir in folgenden Artikeln beleuchten.

Pflicht zur Benennung einer Vertretung

Eine der DSGVO vergleichbare Regelung findet sich in Art. 14 nDSG. Nach dieser Vorschrift sind private Verantwortliche mit Sitz oder Wohnsitz im Ausland künftig verpflichtet, eine Vertretung in der Schweiz zu benennen, wenn sie personenbezogene Daten von Personen in der Schweiz bearbeiten (entspricht dem Begriff „verarbeiten“ in der DSGVO) und die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:

  • Die Bearbeitung steht im Zusammenhang mit dem Angebot von Waren und Dienstleistungen oder der Beobachtung des Verhaltens von Personen in der Schweiz.
  • Es handelt sich um eine umfangreiche Bearbeitung.
  • Es handelt sich um eine regelmäßige Bearbeitung.
  • Die Bearbeitung bringt ein hohes Risiko für die Persönlichkeit der betroffenen Personen mit sich.

Die Vorschrift ist insofern sehr stark an die EU-Vertreter-Regelung aus Art. 27 DSGVO angelehnt. So verwundert es auch nicht, dass die Vorschrift nicht für öffentliche Stellen gilt.

Umstritten ist allerdings, ob die zuvor genannten Voraussetzungen kumulativ oder alternativ vorliegen müssen. Nach hiesiger Ansicht kann der Gesetzeswortlaut so interpretiert werden, dass eine Pflicht zur Bestellung eines Vertreters in der Schweiz nur dann besteht, wenn alle vier Voraussetzungen vorliegen. Hierdurch wäre auch der Gleichlauf mit Art. 27 DSGVO gegeben, wonach ein EU-Vertreter ebenfalls nicht benannt werden muss, wenn die Verarbeitung nur gelegentlich erfolgt, nicht zu einem hohen Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen führt und keine umfangreiche Verarbeitung besonderer Datenkategorien oder Daten über strafrechtliche Verurteilungen oder Straftaten einschließt.

Zu beachten ist hierbei allerdings, dass bereits eine Datenverarbeitung des Verantwortlichen, die alle genannten Voraussetzungen erfüllt, zur verpflichtenden Benennung einer Vertretung führt. Im Zweifel sollte daher zur Sicherheit stets eine Vertretung benannt werden.

Funktion und Aufgaben der Vertretung

Die Vertretung dient – so wie der EU-Vertreter auch – in erster Linie als Anlaufstelle für die betroffenen Personen und die Datenschutzaufsichtsbehörde. Um dieser Aufgabe nachkommen zu können, ist der Verantwortliche verpflichtet, den Namen und die Adresse der Vertretung zu veröffentlichen. Der Vertreter erteilt der betroffenen Person auf Anfrage insbesondere Auskünfte darüber, wie sie ihre Rechte ausüben kann.

Darüber hinaus ist die Vertretung verpflichtet, ein Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten des Verantwortlichen zu führen und der Aufsichtsbehörde auf Anfrage die im Verzeichnis enthaltenen Angaben mitzuteilen.

Anforderungen an die Vertretung

Als Vertretung können sowohl natürliche, als auch juristische Personen benannt werden, so lange sie ihren Sitz in der Schweiz haben. Das DSG enthält hierzu keine weiteren Vorgaben, auch nicht zu einer möglichen geforderten fachlichen Qualifikation. In Anbetracht der Funktion der Vertretung empfehlen wir jedoch, nur Personen oder Unternehmen mit entsprechendem fachlichem Know-how und vertieften datenschutzrechtlichen Kenntnissen als Vertreter zu bestellen.

Fazit

Durch die Pflicht zur Benennung einer Vertretung in der Schweiz wird das Schweizer Datenschutzgesetz der DSGVO noch weiter angenähert. Für die betroffenen Personen in der Schweiz bietet diese Vorschrift erhebliche Vorteile, weil ihnen unmittelbar im Land eine Anlaufstelle für Fragen und Auskünfte rund um das Thema Datenschutz in dem betreffenden Unternehmen zur Verfügung steht. Für Unternehmen mit Sitz außerhalb der Schweiz bedeutet die Neuregelung wiederum mehr Aufwand und ggfs. auch Mehrkosten, sofern als Vertretung Externe eingesetzt werden.

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