Was passiert mit den Bewerbungsunterlagen?

„Es kommt darauf an.“ Dieser Satz mag auf den ersten Blick unbefriedigend erscheinen. Ich möchte dennoch versuchen im Folgenden etwas Klarheit zu schaffen und zwar sowohl für Bewerber als auch für Arbeitgeber.

Sie haben den Job bekommen

Glückwunsch! In diesem Fall werden die Bewerbungsunterlagen ein Teil der Personalakte.

Sie haben den Job nicht bekommen

…und hatten sich in Papierform beworben

Heutzutage ist es die Regel, dass analoge Bewerbungsunterlagen aus Kostengründen nicht an den Bewerber zurückgesendet werden. In diesem Fall sind die Unterlagen zu vernichten. Das bedeutet, dass diese geschreddert bzw. einer professionellen Aktenvernichtung zugeführt werden müssen. Ein einfaches Entsorgen in der Altpapiertonne ist unzulässig!

Für Arbeitgeber lauert aber mit jeder Absage eine Klage gegen das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG). Um sich für eine solche Klage zu rüsten, ist es unerlässlich, die Bewerbungsunterlagen noch einige Zeit nach der Stellenbesetzung aufzubewahren. Da Klagen nach dem AGG maximal zwei Monate nach Kenntnisnahme der Absage eingereicht werden müssen, sollten Bewerbungsunterlagen von abgelehnten Bewerbern nicht länger als drei Monate nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens aufbewahrt werden.

…und hatten sich auf elektronischem Weg beworben

Egal, ob die Bewerbung per E-Mail mit Anhängen oder über ein Bewerbungsportal erfolgte, auch hier sind die Bewerbungsunterlagen nach der Stellenbesetzung zu löschen. Da auch hier Klagen nach dem AGG möglich sind, sollten Bewerbungsportale und Bewerbungstools so konfiguriert werden, dass die Daten automatisch 3 Monate nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens gelöscht werden.

Sie haben sich initiativ beworben

…oder sind offen für andere Stellen des Unternehmens und möchten gerne, dass Ihre Unterlagen dem potentiellen Arbeitgeber länger als drei Monate zur Verfügung stehen.

Im Idealfall informiert der Arbeitgeber, wie lange die Unterlagen gespeichert werden und Sie willigen in die Speicherung ein. Noch einfacher ist es, wenn Bewerberplattformen zum Einsatz kommen, bei denen die Bewerber selbst ihre Bewerbung löschen können, wenn sie kein Interesse mehr an einer Stelle haben. Aber auch, wenn Sie in die Aufbewahrung Ihrer Unterlagen eingewilligt haben, darf der Arbeitgeber diese nicht endlos aufbewahren. Die Datenschutzaufsichtsbehörden empfehlen eine Speicherung von maximal einem Jahr.