„MS Teams kann jetzt Büroanwesenheit erfassen“ – so und ähnlich titelten einige Online-Magazine im Herbst 2025. Ende Januar kam dann der Hinweis auf eine Verschiebung der Einführung von Teams-Orts- und Bürozeiterfassung.

Worum geht es?

Microsoft wird nach derzeitigem Stand im April 2026 eine neue Funktion in Microsoft Teams einführen (vgl. Microsoft Roadmap ID 488800). Wenn die Nutzer*innen eine Verbindung zum Unternehmens-WLAN herstellen, kann MS Teams den Arbeitsort aktualisieren, um das Gebäude anzuzeigen, in dem die Person gerade arbeitet. Standardmäßig soll die Funktion allerdings deaktiviert sein. Die jeweiligen Administrator*innen müssen dann entscheiden, ob die Funktion aktiviert werden soll und sie von den Nutzer*innen eine Opt-in-Einwilligung verlangen.

Zu Hause oder am Arbeitsplatz

In der Online-Presse geht es vor allem um die neue Möglichkeit, den Arbeitsort zu erfassen. Dabei analysiert das System VPN-Verbindungen und Netzwerke und schließt aus diesen Daten, ob jemand am Arbeitsplatz oder im Homeoffice bzw. unterwegs arbeitet. Außerdem kann das nutzende Unternehmen selbst Daten aus anderweitigen Zutrittskontrollsystemen einbinden.

Dabei soll der Beschäftigte die Möglichkeit haben, den von Teams automatisch vorgeschlagenen Arbeitsort zu korrigieren. Fehlerhafte Zuordnungen können dann passieren, wenn man per VPN von zu Hause auf das Unternehmensnetzwerk zugreift und Teams daher den Arbeitsplatz als Ort erkennen will und nicht das Homeoffice.

Grundsätzlich ist es also möglich für den Arbeitgeber zu erfahren, ob jemand im Homeoffice ist oder am Arbeitsplatz im Unternehmen. Allerdings haben Beschäftigte die Möglichkeit, auf die Anzeige einzuwirken und die Zuordnung zu ändern.

Die Aussagekraft, ob jemand nun gegen interne Regelungen zu Homeofficezeiten verstößt, wird an dieser Stelle wegen der Fehleranfälligkeit der Aussagen und der möglichen Nachjustierung begrenzt sein.

Überwachung durch altbekanntes Tool eher möglich

In diesem Zusammenhang sollte auf die Möglichkeiten mit Viva Insights hingewiesen werden, die grundsätzlich mehr Möglichkeiten der Arbeitszeitüberwachung bietet.

So kann Viva Insights in Teams den Arbeitstag grafisch aufbereiten. Die App zeigt aggregierte Trends (Fokuszeit, Meetings, Kollaboration) über 14 Tage aus Kalender- und Teamsdaten (Chats und Anrufe). Der*die Beschäftigte kann dabei die Arbeitszeiten manuell festlegen. Die App schlägt Fokuszeiten und Pausenblöcke vor.

Eine Auswertung der 14 Tage erfolgt dann beispielsweise, indem aufgezeigt wird, wie viel Zeit in Meetings verbracht wurde, wie lange die Fokuszeit dauerte, es Kommunikation mit den Kolleg*innen gab und wie lange man Pausen eingelegt hat. Dies wird einmal in Stunden und einmal in Prozent aufgezeigt.

Der*die Beschäftigte erhält dadurch einen sehr detaillierten Überblick über die tägliche Arbeitszeit. Die Detailtiefe, die sich daraus ergeben kann, wirft die Frage auf, wer auf diese Daten zugreifen kann.

Die Daten sollen für die Beschäftigten jeweils für sich in Viva Insights auf persönlicher Ebene einsehbar sein. Niemand anders soll Zugriff darauf haben.

Arbeitgeber sollen nur auf aggregierte Daten zugreifen dürfen. So müssen Mindestgruppengrößen (10 und mehr) erreicht werden, die Rückschlüsse auf Einzelne vermeiden sollen.

Laut Microsoft soll es den Beschäftigten ermöglicht werden, die Arbeitszeit selbst zu reflektieren, um sie mit anderen Arbeitszeiterfassungsmethoden zu ermöglichen und dem Unternehmen helfen Büroauslastung und Arbeitsmodelle besser einschätzen zu können.

Fazit

Der Aufreger um das Thema, dass nun der Arbeitgeber kontrollieren kann, ob man von zu Hause oder vom Büro aus arbeitet, scheint eher nebensächlich zu sein. Allerdings kann man die Verlässlichkeit der Aussagen von Teams in dieser Hinsicht hinterfragen. Viel interessanter sind die Möglichkeiten der granularen Arbeitszeiterfassungen über Viva Insights. Hier kommt es darauf an, ob und wie Unternehmen dieses Tool einsetzen wollen. Wenn eine Arbeitszeiterfassung bisher anderweitig erfolgte, stellt sich die Frage, welchen Mehrwert es für die Beschäftigten hat, dieses Tool einzusetzen – insbesondere, wenn Viva Insights Vorgänge als vermeintliche Arbeit oder Pause vorschlägt und die Beschäftigten dies ohne zu hinterfragen übernehmen. Beides bedürfte dann wieder der händischen Korrektur. Eine Erleichterung im Arbeitsalltag erscheint daher fraglich.

Viel gravierender ist, wenn Unternehmen Workarounds erfinden, um doch auf die detaillierten Daten der Beschäftigten zugreifen zu können – etwa, dass Beschäftigte angehalten werden, Screenshots der persönlichen Auswertungen zu erstellen. Hier kann es schnell zu unangenehmen Fragen kommen, etwa warum die Pausenzeit so lang sei.

Ob die Wohlbefindensabfrage in Viva Insights einen Mehrwert bietet ist ebenso fraglich. Hier geht es um die Abfrage der Stimmung und der Effektivität von Meetings. Auch hier gilt, dass Beschäftigte ihre Angaben einsehen können, der Arbeitgeber aber nur aggregierte Daten. Wie sinnvoll solche Abfragen sind, muss jedes Unternehmen für sich entscheiden. Während die Wohlbefindensabfrage eher wie eine Spielerei anmutet und sich datenschutzrechtlich die Frage stellt, ob damit nicht sensible Gesundheitsdaten abgefragt werden, mag die Frage nach effektiven Meetings durchaus wertvoll zu sein.

Aber wie in vielen Fällen wie auch hier, können Beschäftigte über die Einstellungen des Tools die Nutzung von Viva Insights deaktivieren.

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