Die Nutzung von Instant Messenger Apps ist längst in den Alltag vieler Menschen eingezogen. Laut einer Prognose des Statista Research Department im Juni 2024 liegt die Zahl der Unique User des beliebten Instant Messengers WhatsApp weltweit bei rund 2,96 Milliarden Menschen. Während sich WhatsApp somit für die private Nutzung unter Familienmitgliedern, Freunden und Bekannten bereits als Standard etabliert hat, gewinnt der Instant Messenger, der zu Meta Platforms Inc. gehört, parallel dazu auch für Unternehmen immer mehr an Bedeutung. Dies ist mit der Einführung von WhatsApp Business für kleine Unternehmen im Jahre 2018 zu begründen. WhatsApp bietet zudem seit Mitte letzten Jahres (Juni 2023) die Möglichkeit der sog. „WhatsApp Channels“ an, die eine neue Ära der Newsletter oder Broadcasts einläuten.

Was sind WhatsApp Channels?

WhatsApp Channels oder Kanäle werden als „Business Service“ von WhatsApp zur Verfügung gestellt. Die Kanäle sind ein One-to-Many- Broadcast- Service, mit dem Privatpersonen oder auch Unternehmen relevante und aktuelle Statusmeldungen teilen und somit von anderen Benutzern entdeckt und weiterverfolgt werden können.

Datenschutzrechtliche Problematik der WhatsApp Channels

Aus datenschutzrechtlicher Sicht kann jedoch bereits der Betrieb eines solchen WhatsApp-Kanals eine Datenverarbeitung durch das Unternehmen darstellen. Laut der ergänzenden Datenschutzrichtlinie zu WhatsApp-Kanälen können die Admins der Kanäle nämlich sehen, welche der gespeicherten WhatsApp-Kontakte den Kanal abonnieren. Darüber hinaus kann der Profilname und das Foto von nicht in den Kontakten befindlichen Personen, die den Kanal abonnieren, (je nach Datenschutzeinstellung) eingesehen werden. Die Einsichtnahme in die Profilbilder und -namen der User wäre in dem Sinne eine Datenverarbeitung, die weiteren datenschutzrechtlichen Aspekten wie z.B. der Rechtsgrundlage der Verarbeitung, der Umsetzung der Informationspflichten gegenüber den Usern und dem Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrages unterliegt.

Worauf sollte bei der Nutzung der WhatsApp Channels geachtet werden?

Aus unserer Beratungspraxis wissen wir jedoch, dass es unter Umständen möglich sein kann, dass entgegen der von WhatsApp zur Verfügung gestellten Datenschutzrichtlinie, keine Einsichtnahme in die Profilnamen und Profilfotos erfolgen kann. Was bedeutet das jetzt konkret für Unternehmen, die einen WhatsApp-Kanal kreieren möchten und damit den Austausch zu potenziellen Neukunden, zu bestehenden Kunden oder gar zukünftigen Mitarbeitern fördern möchten?

Zunächst sollten Unternehmen in der zuständigen Fachabteilung eine Testphase einläuten, in welcher ein solcher Kanal zu Testzwecken generiert wird. Mithilfe dieses Testkanals können sodann verschiedene Szenarien durchgespielt und in Erfahrung gebracht werden, ob der Admin tatsächlich Einsicht in die o.g. Daten erhält. Dabei könnte man ebenso in Erwägung ziehen, für den Betrieb eines solchen Kanals ein eigenes Endgerät zu nutzen, auf welchem keinerlei Kontakte eingespeichert werden. Nach einer erfolgreich durchgeführten Testphase kann sodann die Umsetzung in die Realität, selbstverständlich unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Vorgaben, erfolgen. Unternehmen sollten darauf achten, die Datenschutzerklärung anzupassen und bezüglich den WhatsApp Channels eine Ergänzung vorzunehmen. Auch hier sollte eine konkrete Angabe der Daten, die vom Admin einsehbar sind und somit einer Datenverarbeitung entsprechen, bedacht werden. Darüber hinaus empfehlen wir, stets darauf hinzuweisen, dass WhatsApp selbst weitere Daten eigenverantwortlich zu eigenen Zwecken verarbeitet.

Fazit

WhatsApp Channels können gewiss den ein oder anderen User auf das Unternehmen aufmerksam machen und den Austausch bzw. die Werbeansprache fördern. Vor der Implementierung eines solchen Kanals ist jedoch stets zu prüfen, inwieweit eine Datenverarbeitung durch das Unternehmen stattfindet und ob etwaige weitere datenschutzrechtliche Aspekte zu beachten sind.

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