Die Kirche ist schon lange kein Ort mehr, an dem nur mit Federhalter und Tinte kommuniziert wird. E-Mails stellen auch in der katholischen und evangelischen Kirche ein sehr wichtiges Kommunikationsmittel dar. Seit dem Inkrafttreten des Gesetzes über den Kirchlichen Datenschutz (KDG) bzw. des Kirchengesetzes über den Datenschutz der Evangelischen Kirche in Deutschland (DSG-EKD)  bestehen jedoch vielfach Unsicherheiten rund um das Thema E-Mail-Verteiler und Newsletterversand. Typische Fragen, die uns erreichen, beziehen sich auf den Versand von Lektoren- oder Ministrantenpläne oder auf Einladungen zu kirchlichen Veranstaltungen.

Rechtliche Bewertung

Zunächst muss zwischen der datenschutzrechtlichen und der wettbewerbs­rechtlichen Komponente unterschieden werden.

Die wettbewerbsrechtliche Komponente (§ 7 Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb) greift immer dann, wenn die E-Mail (Newsletter) eine Werbung darstellt. Das ist immer dann der Fall, wenn das Ziel des Mailings der unmittelbare oder mittelbare Vertrieb von Waren oder Dienstleistungen ist. In diesem Fall bedarf es grundsätzlich einer Einwilligung des E-Mail-Adresseninhabers.

Hat das elektronische Mailing keine derartige Ausrichtung, ist das Wettbewerbsrecht nicht einschlägig. Bei den oben skizzierten Fällen des Versands von Ministranten- oder Lektorenplänen bzw. der Einladung zum Sommerfest greift das Wettbewerbsrecht somit nicht.

Schauen wir uns die datenschutzrechtliche Komponente an. Die Frage ist immer: Ist das Versenden des Newsletters oder der E-Mail datenschutzrechtlich zulässig.

Vertragliche Beziehung

Das ist dann der Fall, wenn zwischen der Kirchengemeinde und dem E-Mail-Adresseninhaber eine vertragliche Beziehung besteht und der Versand der Mail für die Vertragserfüllung erforderlich ist (§ 6 Abs. 1 c KDG bzw. § 6 Nr. 5 DSG-EKD).

Der Begriff der vertraglichen Beziehung muss dabei sehr weit gefasst werden. Eine solche ist z.B. anzunehmen, wenn zwischen den Parteien eine Vereinbarung geschlossen wurde, aus der sich Rechte und Pflichten ergeben. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn jemand die Funktion des Messdieners wahrnimmt. In diesem Fall dürfen E-Mails versandt werden, die mit der konkreten Tätigkeit im Bezug stehen. Das Versenden von Ministranten- und Lektorenplänen ist also nach § 6 Abs. 1 c KDG bzw.  § 6 Nr. 5 DSG-EKD zulässig

Kirchliches Interesse

Die Datenverarbeitung in Form eines E-Mailings ist auch dann zulässig, wenn die Verarbeitung für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im kirchlichen Interesse liegt (§ 6 Abs. 1 f KDG bzw. § 6 Nr. 4 DSG-EKD) und der Empfänger die E-Mail-Adresse der Kirchengemeinde in der Vergangenheit zur Verfügung gestellt hat. Informationen über nicht gewerbliche Veranstaltungen in der Kirchengemeinde liegen zweifelsfrei im kirchlichen Interesse. Wichtig ist jedoch, dass § 6 Absatz 1 f KDG bzw. § 6 Nr. 4 DSG-EKD eine weitere Voraussetzung an die Zulässigkeit stellt. In jedem Mailing ist auf das Widerspruchsrecht (§ 23 KDG bzw. § 25 EKD-DSG) hinzuweisen. Es sollte also ein Passus wie der Folgende in jedes Mailing mit aufgenommen werden:

“Sie können der Nutzung Ihrer E-Mail-Adresse für die Information zur kirchliche Veranstaltungen unserer Gemeinde jederzeit widersprechen.”

Wenn der Empfänger von seinen Widerspruchsrecht Gebrauch macht, dürfen Sie ihn zukünftig nicht mehr informieren. Sofern Widersprüche eingehen, sollten diese in einer Datei als sogenannte Sperr-Datei gepflegt werden. An diese dürfen dann keine weiteren ähnlich gelagerten Mailings versandt werden.

Blindkopie

Zur Erinnerung noch etwas (hoffentlich) selbstverständliches: Mailings müssen immer als Blindkopien also als BCC versendet werden, damit der einzelne Empfänger nicht erkennen kann, welche anderen Personen diese Mail ebenfalls erhalten. Die Nutzung der BCC Funktion (blind carbon copy) ist daher zwingend. Sämtliche E-Mail-Adressen sind in dieses Feld einzutragen.

Update 20.07.2018

Wir haben die Regelungen des DSK-EKD für die evangelische Kirche ergänzt.