Das ist bestimmt jedem schon einmal passiert. Man will sich bewerben und bei der Zusammenstellung der Unterlagen der Schock: Wo ist mein Abschlusszeugnis? Wenn auch die intensivste Suche erfolglos bleibt, ist der letzte Strohhalm der Gang zur ehemaligen Schule (wenn es diese noch gibt) und die Hoffnung, dass dort noch ausreichend Daten vorhanden sind, um ein Ersatzzeugnis auszustellen.

Aber auch in Schulen sind Aufbewahrungsfristen und Löschpflichten zu beachten, sodass -je nachdem, nach wie vielen Jahren das Zeugnis gebraucht wird- der Versuch erfolglos sein kann.

In Niedersachsen sind die Aufbewahrungsfristen in einem Runderlass des Kultusministeriums festgelegt. Dieser wurde Ende Mai 2020 aktualisiert und an die Vorgabe der DSGVO angepasst. Die bis dahin bestehenden Aufbewahrungsfristen wurden drastisch gekürzt.

  • Der Runderlass regelt konkret die Aufbewahrungsfristen für Schriftgut der Schulen. Hierunter fallen alle bei der Verwaltung in den Schulen anfallenden Akten, Urkunden, Schriftstücke, Druckwerke, Karteien, Listen, Pläne, Zeichnungen, Karten, Bilder und dergleichen; Schriftgut sind auch elektronische Speichermedien mit den entsprechenden Informationen.
  • Nicht mehr benötigte Daten sind zunächst der im Niedersächsischen Landesarchiv jeweils zuständigen Abteilung oder dem zuständigen Kommunalarchiv zur Übernahme anzubieten.
  • Übernimmt das Archiv die Daten nicht, so sind sie zu vernichten bzw. zu löschen.
  • Schriftliche Arbeiten (einschließlich Prüfungsarbeiten) können den Verfasserinnen und Verfassern überlassen werden.

Für unseren oben beschriebenen Fall, gilt in Niedersachsen eine 50-jährige Aufbewahrungsfrist (3.1.3 in der angefügten Tabelle), so dass gute Chancen bestehen, ein Ersatzzeugnis zu bekommen. Die genauen Fristen inkl. der bisherigen Fristen für Schriftgut mit personenbezogenen Daten von Schülerinnen, Schülern und Erziehungsberechtigten können Sie der von uns erstellten PDF-Tabelle entnehmen.

An dieser Stelle sei gleich gesagt, dass diese Aufbewahrungsfristen in anderen Bundesländern teilweise abweichen. Wir werden für die norddeutschen Ländern zeitnah eine Synopse erstellen.

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