Das ist bestimmt jedem schon einmal passiert. Man will sich bewerben und bei der Zusammenstellung der Unterlagen der Schock: Wo ist mein Abschlusszeugnis? Wenn auch die intensivste Suche erfolglos bleibt, ist der letzte Strohhalm der Gang zur ehemaligen Schule (wenn es diese noch gibt) und die Hoffnung, dass dort noch ausreichend Daten vorhanden sind, um ein Ersatzzeugnis auszustellen.
Aber auch in Schulen sind Aufbewahrungsfristen und Löschpflichten zu beachten, sodass -je nachdem, nach wie vielen Jahren das Zeugnis gebraucht wird- der Versuch erfolglos sein kann.
In Niedersachsen sind die Aufbewahrungsfristen in einem Runderlass des Kultusministeriums festgelegt. Dieser wurde Ende Mai 2020 aktualisiert und an die Vorgabe der DSGVO angepasst. Die bis dahin bestehenden Aufbewahrungsfristen wurden drastisch gekürzt.
- Der Runderlass regelt konkret die Aufbewahrungsfristen für Schriftgut der Schulen. Hierunter fallen alle bei der Verwaltung in den Schulen anfallenden Akten, Urkunden, Schriftstücke, Druckwerke, Karteien, Listen, Pläne, Zeichnungen, Karten, Bilder und dergleichen; Schriftgut sind auch elektronische Speichermedien mit den entsprechenden Informationen.
- Nicht mehr benötigte Daten sind zunächst der im Niedersächsischen Landesarchiv jeweils zuständigen Abteilung oder dem zuständigen Kommunalarchiv zur Übernahme anzubieten.
- Übernimmt das Archiv die Daten nicht, so sind sie zu vernichten bzw. zu löschen.
- Schriftliche Arbeiten (einschließlich Prüfungsarbeiten) können den Verfasserinnen und Verfassern überlassen werden.
Für unseren oben beschriebenen Fall, gilt in Niedersachsen eine 50-jährige Aufbewahrungsfrist (3.1.3 in der angefügten Tabelle), so dass gute Chancen bestehen, ein Ersatzzeugnis zu bekommen. Die genauen Fristen inkl. der bisherigen Fristen für Schriftgut mit personenbezogenen Daten von Schülerinnen, Schülern und Erziehungsberechtigten können Sie der von uns erstellten PDF-Tabelle entnehmen.
An dieser Stelle sei gleich gesagt, dass diese Aufbewahrungsfristen in anderen Bundesländern teilweise abweichen. Wir werden für die norddeutschen Ländern zeitnah eine Synopse erstellen.
19. Januar 2022 @ 17:08
Ich habe in einem Gespräch darauf hingewiesen das ich zur Vorlage bei einem Arbeitgeber dringend 6 Haöbjahreszeugnisse der Beruffachschule brauche. Die betten Leute am Telefon erklärten mir das das einige Tage dauern wird. Finde ich in Ordnung. Eigentlich. Als am Mittwochmorgen der Folgewoche noch nicht der versprochene Anruf erfolgte der am vorhergegangenen Donnerstag besprochen wurde rief ich an und fragte nach. Ich wurde um einen weiteren Tag vertröstet, man hätte so viel zu tun. Auch dafür hatte ich Verständnis und bin nun der Dumme in der Runde der so viel Geduld hatte. Freunde sind in die Schule gegangen haben Bargeld abgegeben und sind wenige Minuten später mit den Zeugnissen aus der Schule gegangen. Sagen diese zumindest. Seien Sie mir nicht Böse aber mir reicht es. Sie bekommen 30 EUR für die Dokumente, ich finde dafür können die auch mal sofort erstellt werden. Ich lasse mich nämlich nicht gerne auslachen.
19. Januar 2022 @ 17:01
Zeugnisse sollte man Lebenslänglich nachfertigen lassen können, schon allein im Zusammenhang mit einem Identitätsdiebstahl der zu jedem Zeitpunkt des Lebens passieren kann. Sicher selten aber wenn jemand so etwas passiert.
Datenschutz: Zum Ährenraufen! – Wochenrückblick KW 43 | Artikel 91
24. Oktober 2020 @ 15:40
[…] Datenschutz-Notizen planen eine Übersicht über Aufbewahrungsfristen für Zeugnisse – für Niedersachsen sind sie schon gesammelt. Im kirchlichen Bereich hat […]