In vielen Bereichen kaum wegzudenken und zugleich Ausgangspunkt für eine Vielzahl datenschutzrechtlicher Fragen: Der Dienstplan. Dessen erklärtes Ziel ist die Personaleinsatzplanung. Die Mitarbeitenden sollen wissen, wann und wo sie ihre Arbeitsleistungen zu erbringen haben. Der Umgang mit Dienstplänen bietet verschiedene datenschutzrechtliche Fallstricke. In diesem und nachfolgenden Beiträgen wollen wir auf diese eingehen.
Bei der Erstellung eines Dienstplans werden unstrittig personenbezogene Daten der Mitarbeitenden verwendet. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist im Grundsatz § 26 BDSG. Danach dürfen Daten der Mitarbeitenden im Zusammenhang mit einem Dienstplan verarbeitet werden, wenn die Daten für diese Datenverarbeitung erforderlich sind. Die Erforderlichkeit muss für jedes einzelne Datum, das im Dienstplan erscheinen soll, geprüft werden.
Was muss im Dienstplan stehen?
Unstreitig gehört in den Dienstplan der Name bzw. ein Namenskürzel des Mitarbeitenden sowie die Information, wann dessen Dienst beginnt und endet. Andernfalls wäre nicht ersichtlich, wer wann arbeitet. Wenn für bestimmte Schichtzeiträume fest definierte Bezeichnungen genutzt werden (z. B. Früh1, Spät2) und für alle Betroffenen der Arbeitszeitraum klar ist, können auch diese Bezeichnungen genutzt werden.
Soweit so gut.
Was ist aber mit Abwesenheiten?
Einerseits wäre denkbar, dass das Feld im Dienstplan für den Abwesenheitszeitraum frei bleibt. Dann wäre klar: Keine Schichtzuordnung – Mitarbeitende sind nicht da. Es könnte aber auch bedeuten, dass die Mitarbeitenden zwar nicht eingeteilt, aber in der Betriebsstätte vor Ort mit anderen Aufgaben betraut und damit erreichbar sind. Um hier Klarheit zu schaffen, bietet es sich an, auf dem Dienstplan eine Abwesenheit zu kommunizieren.
Aber wie?
Der Mensch an sich ist ja neu- bzw. wissbegierig und möchte in der Regel wissen, warum Kolleg*innen nicht auf der Arbeit sind. Daher bietet es sich doch sicher an, die Abwesenheitsgründe zu differenzieren:
- U = Urlaub,
- K = Krank,
- KK = Kind krank,
- R = Reha-Maßnahme, usw.
Derartige Angaben auf Dienstplänen sind unzulässig. Es fehlt an der Erforderlichkeit im Sinne des § 26 BDSG. Warum eine Kollegin oder ein Kollege nicht da ist, spielt für die weitere Planung keine Rolle. Seine Abwesenheit bedeutet, dass ohne sie/ihn geplant werden muss. Daher sollte, wenn schon ein Buchstabe in den Dienstplan muss, das „A“ für „Abwesend“ verwendet werden (so im Ergebnis auch der LfDI Ba-Wü, Ratgeber Beschäftigtendatenschutz vgl. hier).
Denkbar wäre noch die Verwendung des Buchstaben „B“, für Bereitschaft, wenn Mitarbeitende abwesend, aber bei Personalengpässen verfügbar sind und für andere ausgefallene Kolleg*innen einspringen können.
Plus- oder Minusstunden gehören ebenfalls nicht in den Dienstplan. Die entsprechenden Angaben mögen auf den ersten Blick hilfreich sein, wenn Mitarbeitende Schichten tauschen oder ihr Plus- oder Minuskonto abbauen wollen bzw. müssen. Dieser Einzelfall rechtfertigt aber keine permanente Angabe der entsprechenden Daten, die alle Mitarbeitenden betreffen und deren Kenntnis es in den meisten Fällen nicht bedarf.
Fazit
Auch beim Dienstplan ist weniger mehr. Auch wenn es gelebte Praxis sein mag und Mitarbeitende sich noch nie über den Detailgrad des Dienstplanes beschwert haben. Zu viele Informationen stellen einen Datenschutzverstoß dar, der unter Umständen sogar eine Meldepflicht bei den Aufsichtsbehörden auslösen kann, z. B. dann, wenn das Gesundheitsdatum „K“ auf diesem verarbeitet wird.