„Leider müssen wir Ihnen mitteilen, …“ – Zu Löschfristen bei Absagen von Bewerbungen

Wenn sich eine Person bei einem Unternehmen oder einer Behörde bewirbt, sind grundsätzlich drei verschiedene Szenarien denkbar: Die Person erhält eine Gesprächseinladung und wird eingestellt, die Person zieht ihre Bewerbung zurück oder die Person erhält eine Absage.

Der letztgenannte Fall ist vermutlich die Konstellation, die am häufigsten datenschutzrechtliche Fragen in Bezug auf die Löschfrist aufwirft.

Grundsätzlich gilt, dass personenbezogene Daten so lange zu speichern sind, wie zur Zweckerreichung erforderlich, es sei denn, einer Löschung stehen gesetzliche Aufbewahrungsfristen entgegen.

Aus dem Tätigkeitsbericht für 2022 der Berliner Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit

Die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit hat sich in ihrem kürzlich erschienenen Tätigkeitsbericht für das Jahr 2022 u. a. auch mit der Löschfrist von Bewerbungsunterlagen beschäftigt.

Nach Ansicht der Berliner Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit können die Bewerbungsunterlagen nach Absagen für eine Dauer von max. sechs Monaten nach Absage gespeichert werden. Dies resultiert daraus, dass ein abgelehnter Bewerber gegen seine Ablehnung Klage erheben kann. Das Unternehmen, das dem Bewerber abgesagt hat, hat hingegen ein Interesse daran, sich im Falle einer gerichtlichen Auseinandersetzung gegen vorgebrachte Anschuldigungen verteidigen zu können. Hierfür werden die Bewerbungsunterlagen regelmäßig von entscheidender Bedeutung sein. Für die Verteidigung gegen etwaige Rechtsansprüche abgelehnter Bewerber dürfen die zugehörigen Bewerbungsunterlagen deshalb aufbewahrt werden. Dies gilt aber nur für den Zeitraum, in dem ein Bewerber sich nach den einschlägigen Rechtsmittelfristen des AGG sowie des Arbeitsgerichtsgesetzes (ArbGG) mittels Klage wehren kann. Nach Ansicht der Berliner Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit kann die Aufbewahrungsdauer von Unterlagen abgelehnter Bewerber bis zu sechs Monaten nach Absage aufgrund von Fristen nach dem AGG und dem ArbGG sowie ggf. auftretenden Verzögerungen infolge der Klagezustellung erforderlich sein.

Ausführungen der Landesbeauftragten für den Datenschutz Niedersachsen

Auch die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen hat sich bereits mit dieser Thematik befasst. Auch sie äußert sich dahingehend, dass Bewerbungsunterlagen grundsätzlich für einen gewissen Zeitraum aufzubewahren sind – und zwar bis zum Abschluss der Frist einer potentiellen Klage im Hinblick auf die Bewerbungsentscheidung bzw. bis zur Beendigung eines Klageverfahrens. Sofern jedoch keine Klage eingereicht wird, obliegt es dem Verantwortlichen, die Bewerbungsunterlagen nach Art. 17 DSGVO zu löschen. So verweist der LDI Niedersachsen auch darauf, dass z. B. § 61b des ArbGG i.V.m. § 16 AGG eine Klagefrist von drei Monaten normieren.

Fazit

Insgesamt bleibt festzuhalten, dass Bewerberdaten nach einer Absage dann zu löschen sind, wenn diese nicht mehr erforderlich sind und innerhalb der gesetzlich normierten Fristen keine Klage gegen die Bewerbungsentscheidung erhoben wurde. Im Hinblick auf die o. g. Aussagen der Aufsichtsbehörden Berlin und Niedersachsen lässt sich festhalten, dass die Aufbewahrungsfrist bei Absage grds. zwischen drei und max. sechs Monaten liegen sollten, wobei die Daten eben dann zu löschen sind, wenn die entsprechenden Fristen (s. o.) verstrichen sind und die Aufbewahrung der Daten nicht mehr erforderlich ist.