Die Eingangsfrage ist zwar etwas verkürzt formuliert – in jedem Fall bleibt die Feststellung der Identität durch Ausweiskopien jedoch ein datenschutzrechtlich brisantes wie auch umstrittenes Thema, mit dem wir uns bereits an mehreren Stellen beschäftigt haben.

Die Zahl derer, die – beispielsweise in einem Hotel – noch nicht nach ihrem Ausweis zur Anfertigung einer Fotokopie gebeten wurden, dürfte überschaubar sein. Es bleibt in diesen Fällen immer das Risiko, dass die Kopien auf unbegrenzte Zeit gespeichert werden und so von der verantwortlichen Stelle eine Datenbank angelegt wird, die zu einem anderen als dem eigentlichen Zweck der Identitätsfeststellung genutzt wird.

Generelles Kopierverbot?

Wie ausgehend von einer unlängst veröffentlichten Anfrage an das Bundesinnenministerium (BMI) bekannt wurde, kann die generelle Annahme eines Kopierverbotes nicht mehr aufrecht erhalten werden. Nach Auffassung des BMI in seiner Stellungnahme vom 24. März 2016 besteht kein generelles Kopierverbot mehr. Dies lässt sich nach Ansicht des BMI auch nicht mehr aus der Eigentümerstellung des Bundes an den jeweiligen Ausweisdokumenten und aus den vorhandenen Erlaubnistatbeständen herleiten. Das BMI verweist in diesem Zusammenhang noch einmal auf die bereits erläuterten gesetzlichen Ausnahmen im Geldwäsche- und Telekommunikationsgesetz.

Unter welchen Voraussetzungen sind Ausweiskopien zulässig?

Darüber hinaus werden folgende streng gefasste Voraussetzungen genannt, die die Erstellung einer Ausweiskopie zulassen und die sich im Übrigen mit den Vorgaben aus dem Leitfaden „Personalausweis und Datenschutz“ des Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW) aus Oktober 2014 decken (kursiv angefügt):

  • Die Erstellung einer Kopie muss erforderlich sein. Dabei ist insbesondere zu prüfen, ob nicht die Vorlage des Personalausweises und ggf. die Anfertigung eines entsprechenden Vermerks (z.B.: „Personalausweis hat vorgelegen“) ausreicht. Die Erforderlichkeit entfällt, wenn der Personalausweis ohne großen Aufwand vor Ort vorgezeigt und eingesehen werden kann.
  • Die Kopie darf ausschließlich zu Identifizierungszwecken verwendet werden. Eine weitergehende Nutzung ist rechtswidrig.
  • Die Kopie muss als solche erkennbar sein (z.B. Aufdruck „Kopie“). Die Kopie darf nicht den Eindruck erwecken, es handele sich dabei selbst um ein Ausweisdokument.
  • Daten, die nicht zur Identifizierung benötigt werden, können und sollen von den Betroffenen auf der Kopie geschwärzt werden. Dies gilt insbesondere für die auf dem Ausweis aufgedruckte Zugangs- und Seriennummer. Die Betroffenen sind auf die Möglichkeit und Notwendigkeit der Schwärzung hinzuweisen. Die Angabe des Geburtsdatums und ggf. -ortes kann nur erforderlich sein, wenn trotz der vorgenannten Angaben eine Personenverwechslung möglich ist und das Unternehmen in seinem bisherigen Datenbestand überhaupt das Geburtsdatum oder den -ort als Referenzdatum gespeichert hat.
  • Die Kopie ist vom Empfänger unverzüglich zu vernichten, sobald der mit der Kopie verfolgte Zweck erreicht ist. Eine Archivierung ist unzulässig. Sofern eine Protokollierung erforderlich ist, genügt die Speicherung eines entsprechenden Vermerks „Ausweiskopie hat vorgelegen“.
  • Eine automatisierte Speicherung der Ausweisdaten ist nach dem PAuswG unzulässig. Auch darf nach der Rechtsprechung der Personalausweis nicht gescannt und elektronisch gespeichert werden (Verwaltungsgericht Hannover, Urteil vom 28. November 2013 – 10 A 5342/11 –).

Anhand der genannten Voraussetzungen wird deutlich, dass sich das BMI bei der Konkretisierung der Voraussetzungen für die Zulässigkeit von Ausweiskopien stark an den Leitlinien des LDI orientiert hat. Eine Erläuterung zu dem in diesem Zusammenhang häufig zitierten Urteil des VG Hannover finden Sie in unserem ursprünglichen Beitrag zur Thematik. Darüber hinaus hat sich die Rechtsprechung noch nicht weiter mit dieser Frage auseinandergesetzt.

Fazit

Die Stellungnahme des BMI bedeutet insofern eine veränderte Rechtsauffassung, als dass nicht mehr von einem grundsätzlichen Kopierverbot ausgegangen wird. Dies ändert aber nichts an der Tatsache, dass Kopien nur unter den dargestellten, eng gefassten Voraussetzungen angefertigt werden dürfen. Insbesondere bei der Frage der Erforderlichkeit einer Ausweiskopie besteht weiterhin Interpretationsspielraum und –bedarf, zu dem sich auch das BMI in seiner Stellungnahme nicht eindeutig positioniert.

Der eingangs genannte und von uns bereits thematisierte Fall einer Ausweiskopie zur Identifikation im Hotel ist ein klares Beispiel dafür, wann eine Ausweiskopie aus datenschutzrechtlichen Gründen zugunsten einer Sichtung des Dokuments unterbleiben sollte – auch wenn die Hotellerie im In- und nicht zuletzt im Ausland oftmals gegen diesen Grundsatz verstößt.

Nichtsdestotrotz wird es – angesichts der nach wie vor nicht eindeutig geklärten Rechtslage – immer wieder Grenzfälle gegeben, die eine Einzelfallentscheidung der Aufsichtsbehörden und Gerichte erfordern. Wir halten Sie über die rechtliche Entwicklung auch weiterhin gerne auf dem Laufenden.