Viele Kommunen haben sich bereits dazu entschieden, die Meldung von Mängeln, welche von Bürger*innen im Zuständigkeitsbereich der jeweiligen Kommune registriert werden, digital zu ermöglichen. Wenn z. B. eine defekte Ampel, eine illegale Müllablagestelle oder Vandalismus entdeckt wird, kann dies über ein entsprechendes Onlineportal (oft „Mängelmelder“ genannt) auf der Website der Kommune an die zuständige Behörde gemeldet werden. Die Portale werden von den Kommunen selbst oder aber durch externe Dienstleister betrieben. Durch die digitalen Angebote zur Mängelmeldung kann die Initiative von Bürger*innen gesteigert werden, registrierte Mängel schnell und einfach mitzuteilen. Diese werden dann von der zuständigen Behörde idealerweise zeitnah behoben, um somit die Sauberkeit und Funktionalität von z. B. technischen Einrichtungen im betreffenden Gebiet verbessern zu können.

Mängelmeldeportale und der Datenschutz

Worauf hierbei aus datenschutzrechtlicher Sicht geachtet werden sollte, beschreibt der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg (LfDI BaWü) in einer aktuellen Mitteilung:

In vielen Portalen zur Meldung von Mängeln sei es auch möglich, neben der Beschreibung des Mangels Lichtbilder hochzuladen. Zudem seien Mängelanzeigen und der aktuelle Bearbeitungsstatus nebst Informationen zur Meldung für andere Portalbesucher*innen in einigen Portalen öffentlich einsehbar.

Sollten hierbei personenbezogene Daten, wie z. B. eine Adresse oder aber Personenaufnahmen oder Fahrzeugkennzeichen auf dem Lichtbild, verarbeitet werden, müssen die datenschutzrechtlichen Vorgaben von der verantwortlichen Kommune eingehalten werden. Folgendes ist zu beachten:

  • Zunächst muss für die Datenverarbeitung eine Rechtsgrundlage bestehen. Die Bereitstellung eines Portals für Mängelmeldungen und deren Veröffentlichung nebst Bearbeitungsstatus durch die Kommune wertet der LfDI BaWü als öffentliche Aufgabe im Sinne des § 4 LDSG – eine entsprechende Bewertung dürfte aus unserer Sicht im Rahmen der übrigen Landesdatenschutzgesetze anzunehmen sein. Weiter führt der LfDI BaWü aus, sei jedoch die Veröffentlichung von personenbezogenen Daten im eingesetzten Mängelmeldeportal nicht erforderlich, um diese öffentliche Aufgabe zu erfüllen und folglich nicht rechtmäßig.
  • Sollen Meldungen ohne Personenbezug veröffentlichen werden, müsse zudem mittels geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen sichergestellt werden, dass die Meldungen tatsächlich keine personenbezogenen Daten enthalten. Der LfDI BaWü empfiehlt dazu vor dem Absenden von Mängelmeldungen Hinweise anzuzeigen, wonach bestimmte Ordnungswidrigkeiten, wie bspw. falsch abgestellte Fahrzeuge (das Kennzeichen kann zu einem Personenbezug führen), nicht gemeldet werden dürfen und die Meldungen selbst möglichst keine personenbezogenen Daten enthalten sollten.
  • Auch seien mehrstufige Prüfungen denkbar, bei denen die Meldung durch die Kommune oder einen eingesetzten Dienstleister vor der Veröffentlichung auf personenbezogene Daten kontrolliert und solche entfernt oder unkenntlich gemacht werden. Unseres Erachtens könnten ebenso vorgegebene Textfelder in einer Eingabemaske ohne Freitextfelder zielführend sein.

Darüber hinaus sind für Mängelmeldeportale noch weitere datenschutzrechtliche Themen zu beachten und entsprechend umzusetzen, wie der Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags mit eingesetzten Dienstleistern, Datenschutzhinweise nach Art. 13 DSGVO für betroffene Personen, ein Löschkonzept für die verarbeiteten Daten sowie allgemeine technische und organisatorische Maßnahmen für den gesamten Meldevorgang.

Fazit

Mängelmelder bieten für Kommunen eine gute Möglichkeit, schnell an Informationen über bestehende Mängel zu kommen (bspw. eine illegale Müllablagestelle) und diese zu beseitigen. Eine Veröffentlichung der gemeldeten Probleme über das Mängelmeldeportal sorgt zudem für mehr Effizienz, da die Bürger*innen vor einer eigenen Meldung nachschauen können, ob die Kommune bereits informiert wurde.

Kommunen, die eine digitale Lösung zum Melden von Mängeln einrichten wollen oder eine solche bereits betreiben, sollten sich mit ihrem*ihrer Datenschutzbeauftragten über die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben abstimmen und insbesondere die Veröffentlichung von Meldungen kritisch prüfen. Unrechtmäßig veröffentlichte Daten müssten gem. Art. 17 Abs. 1 lit. d DSGVO voraussichtlich gelöscht werden.

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