Die Kopie von Ausweisdokumenten und Reisepässen ist für Unternehmen regelmäßig von Bedeutung. Man denke beispielsweise nur an Kopien des Reisepasses oder Personalausweises für Personalabteilungen zur besseren Vorbereitung von Geschäftsreisen der Mitarbeiter ins Ausland. Genauso fragen Autovermietungen häufig nach dem Personalausweis oder dem Führerschein Ihrer Kunden, um hiervon eine Kopie anzufertigen.
Ein solches Vorgehen ist datenschutzrechtlich heikel. Die datenschutzrechtliche Zulässigkeit dieser Form der Datenerhebung richtet sich für Personalausweise nach dem Personalausweisgesetz (PAuswG) und für Reisepässe nach dem Passgesetz (PassG).
Argumentation der Bundesregierung
Die Kopie des Personalausweises ist grundsätzlich unzulässig. Zwar findet sich im Gesetz für den alten Personalausweis kein ausdrückliches Kopierverbot. Es gibt jedoch Stimmen, die ein entsprechendes Verbot annehmen, darunter das Bundesinnenministerium (BMI) als prominentester Verfechter des Kopierverbots.
Dieses argumentiert in einer Stellungnahme vom 14. Oktober 2010, dass Pass- und Personalausweis nach Aushändigung im Eigentum der Bundesrepublik Deutschland bleiben unter Berufung auf § 4 Abs. 2 PAuswG und § 1 Abs. 4 2. Hs. PassG. Danach erlangen die Inhaber lediglich Besitz an Pass und Personalausweis.
Dass BMI führt weiter aus, dass sich Art und Weise der Nutzung von Personalausweisen aus dem Gesetz ergeben:
- Die Vorlage eines Reisepasses oder Personalausweises dient primär der Erfüllung der gesetzlich vorgeschriebenen Ausweispflichten im öffentlichen Bereich, vgl. § 1 Abs. 1 S. 1 PassG sowie § 1 Abs. 2 PAuswG.
- Darüber hinaus ist es zulässig, Pässe und Personalausweis im nichtöffentlichen Bereich als Ausweis- und Legitimationspapier zu verwenden. Hierbei beruft sich das BMI auf § 18 Abs. 1 PassG sowie auf § 20 Abs. 1 PAuswG.
Eine generelle Befugnis zur Vervielfältigung von Pässen und Personalausweisen wird vom BMI aus folgenden Gründen als grundsätzlich unzulässig angesehen: Pass und Personalausweis wird eine Legitimationswirkung zugeschrieben, die durch Kopien gefährdet wird. Allein die Anfertigung einer „Sicherungskopie“ des Personalausweises oder Passes durch den Dokumenteninhaber wird als zulässig angesehen.
Weiterhin wird die Kopie des Passes oder Personalausweises vom BMI nicht als erforderlich angesehen. Vielmehr wird auf die Möglichkeit eines Aktenvermerks zu Identifizierungszwecken und auf den seit dem 01.01.2010 gültigen Personalausweis mit seiner freiwilligen elektronischen Identifizierungsmöglichkeit abgestellt.
Argumentation der Rechtsprechung
Die Rechtsprechung hat sich in der jüngsten Zeit ebenfalls kritisch zur Kopie von Personalausweisen für Unternehmenszwecke geäußert:
Das Verwaltungsgericht Hannover hatte in seiner Entscheidung vom 28. November 2013 (Aktenzeichen: 10 A 5342/11) die Kopie von Personalausweisen für den Fuhrpark der klägerischen Logistikdienstleisterin zu beurteilen. Zu Überwachungszwecken wurden Personalausweise der Fahrzeugabholer eingescannt und gespeichert. Die beklagte Aufsichtsbehörde war hiergegen im Rahmen einer datenschutzrechtlichen Verfügung vorgegangen, gegen die sich die Klägerin vor Gericht wandte.
Die Klage war unbegründet, weil das von der Klägerin praktizierte Scannen und Speichern von Personalausweisen als schwerwiegender Verstoß gegen datenschutzrechtliche Vorschriften gewertet wurde. Als maßgeblich für die Zulässigkeit des beanstandeten Verfahrens wurde § 20 PAuswG angesehen. Dessen Abs. 1 sieht vor, dass der Inhaber den Personalausweis bei öffentlichen und nichtöffentlichen Stellen als Identitätsnachweis und Legitimationspapier verwenden kann.
Das Scannen und Speichern von Personalausweisen wird aufgrund der dargestellten Normen als unzulässig angesehen. Eine rechtfertigende Einwilligung des Betroffenen hinsichtlich der Datenerhebung wie in § 4 Abs. 1 BDSG und § 4a BDSG geregelt, verneint das Gericht beim PAusweisG.
Fazit – Empfehlung
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der neue elektronische Personalausweis nicht kopiert werden darf, da auf diesem eine Berechtigungsnummer abgedruckt ist, die grundsätzlich nur dem Ausweisinhaber bekannt sein soll (Regierungsbegründung zum PAuswG: BT-Drs. 16/10489, S. 40 zu § 14).
Der alte (nicht elektronische) Personalausweis und ähnliche Ausweisdokumente dürfen mit folgenden Einschränkungen kopiert werden:
- von öffentlichen Stellen, wenn dies zur rechtmäßigen Erfüllung der Aufgaben erforderlich ist (§§ 13, 14 BDSG, analog dazu Landesdatenschutzgesetze)
- von Telekommunikationsdiensteanbietern, wenn dies zur Überprüfung von Angaben der Person erforderlich ist (§ 3 Nr. 6, § 95 Abs. 4 TKG)
- in anderen Fälle, in denen Gesetze eine Ausnahme zulassen, wie z.B. in § 8 Absatz 1 Satz 3 des Geldwäschegesetzes
Um als Unternehmen datenschutzrechtlich auf der sicheren Seite zu sein, empfiehlt es sich, im Sinne des Prinzips der Datensparsamkeit und Datenvermeidung lediglich einen Vermerk über vorgelegte Pass- und Ausweisdaten anzufertigen. Auf eine Kopie des Dokumentes sollte verzichtet werden. Für Kopien vom Führerschein gibt es kein explizites Verbot, allerdings ist auch hier die Datenerhebung und -speicherung nicht als erforderlich anzusehen, so dass von Kopien ebenfalls abzuraten ist.
Update 26.4.2016: Wir verweisen auf unseren aktualisierten Artikel zu Ausweiskopien, da das BMI kein generelles Kopierverbot mehr annimmt.
Update 20.04.2018:
Waren Ausweiskopien/Ablichtungen in Deutschland lange Zeit datenschutzrechtlich umstritten, sind sie seit Juli 2017 unter zwei Bedingungen zulässig (§ 20 Abs.2 Personalausweisgesetz):
- Nur der Ausweisinhaber oder eine andere Person mit der Zustimmung des Ausweisinhabers darf die Kopie erstellen.
- Die Kopie muss eindeutig und dauerhaft als solche erkennbar sein.
Zu beachten ist, dass nur der Ausweisinhaber die Kopie an Dritte weitergeben darf und jede Verarbeitung von personenbezogenen Daten aus dem Ausweis der Einwilligung des Ausweisinhabers bedarf. Analog verhält es sich mit Passkopien (§ 18 Abs. 3 Passgesetz).
Furcht
17. Januar 2022 @ 14:41
Autotransportlogistik: Der Fahrer eines Autotransporters hat den Auftrag PKW bei Händler X abzuhohlen. Der Händler gibt den PKW nur raus, wenn er vorher den Personalausweis des Fahrers kopiert hat. Was kann man tun?
Tom Mark
19. November 2021 @ 11:28
Guten Tag,
mein Arbeitgeber fordert eine Kopie meines Personalausweises zur Beantragung eines E-Mail Zertifikates. Inwieweit ist dies zulässig und inwieweit kann ich meine Kopie schwärzen und als Kopie kenntlich machen, ohne dabei eine Verifizierung zu gefährden?
Vielen Dank für Ihre Mühe!
Freundliche Grüße
Tom Mark
Clemens Grünwald
19. November 2021 @ 11:42
Sehr geehrter Herr Mark,
ggf. würde auch die Vorlage des Personalausweises als datensparsamere Variante ausreichen, damit sich der Arbeitgeber die für die Beantragung erforderlichen Daten notieren kann.
Wenn dies nicht ausreicht, können Sie auf der Kopie des Ausweises alle Angaben schwärzen, die nicht zur Feststellung Ihrer Identität erforderlich sind.
Da wir an dieser Stelle keine Rechtsberatung leisten dürfen, sind wir für Ihr Verständnis dankbar, dass wir uns auf die vorgenannten Hinweise beschränken.
Mit freundlichen Grüßen,
Ihre Blogredaktion
Anonymous
28. Oktober 2021 @ 11:06
Guten Tag,
darf der Arbeitsgeber zwar keine Kopie meines Ausweises, aber den Pass ID und andere Daten, Ausstellungsdatum etc. verlangen.
Clemens Grünwald
29. Oktober 2021 @ 13:38
Guten Tag,
dies ist sehr von den Umständen des Einzelfalls und von dem Zweck abhängig, der mit der Anforderung der Pass-ID, etc. verfolgt wird. Der Arbeitgeber braucht für die Datenverarbeitung entweder eine Rechtsgrundlage oder die freiwillige Einwilligung des bzw. der Beschäftigten.
Mit freundlichen Grüßen,
Ihre Blogredaktion
D. P.
21. Februar 2018 @ 12:20
Sehr geehrter Herr Grünwald,
ich habe einen neuen Personalausweis bekommen, da der alte abgelaufen war. Nun meldet sich meine Sparkasse bei mir und fordert unter Hinweis auf das Geldwäschegesetz eine aktuelle Kopie des neuen Personalausweises. Bin ich verpflichtet ihnen diese zu geben?
Daniela Windelband
21. Februar 2018 @ 15:24
Guten Tag,
Banken und Sparkassen können nach dem Geldwäschegesetz verpflichtet sein, sich eine Ausweiskopie vorlegen zu lassen.
Danach kann eine Verpflichtung zur Identitätsfeststellung umittels eines gültigen amtlichen Lichtbildausweises bestehen (§ 4 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 GwG). Über diesen Vorgang sind entsprechende Aufzeichnungen zu fertigen. Nach Auffassung des sächsischen Datenschutzbeauftragten ist dies auch durch Erstellung und Aufbewahrung einer Ausweiskopie möglich (§ 8 Abs. 1 Satz 3 GwG). Näheres hierzu finden Sie auch in unserem Blogbeitrag: http://www.datenschutz-notizen.de/immer-wieder-ausweiskopien-5119649
Mit freundlichen Grüßen,
Ihre Blogredaktion
Anonymous
6. Oktober 2017 @ 12:14
Sehr geehrter Herr Grünwald,
zu diesem Thema gibt es eine Gesetzesänderung per 15.07.2017 §20 Passausweisgesetz.
Freundliche Grüße
Clemens Grünwald
6. Oktober 2017 @ 14:11
Sehr geehrter Leser,
vielen Dank für Ihren Hinweis. Wir werden die Gesetzesänderung mit aufnehmen, wonach
„der Pass nur vom Passinhaber oder von anderen Personen mit Zustimmung des Passinhabers in der Weise abgelichtet werden darf, dass die Ablichtung eindeutig und dauerhaft als Kopie erkennbar ist. Andere Personen als der Passinhaber dürfen die Kopie nicht an Dritte weitergeben. Werden durch Ablichtung personenbezogene Daten aus dem Pass erhoben oder verarbeitet, so darf die datenerhebende oder -verarbeitende Stelle dies nur mit Einwilligung des Passinhabers tun. Die Vorschriften des allgemeinen Datenschutzrechts über die Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten bleiben unberührt.“
Die im Juli 2017 in Kraft getretene Änderung gilt sowohl für das Pass- als auch für das Personalausweisgesetz. Damit wurden die Anforderungen für eine Kopie der Dokumente gesenkt.
Mit freundlichen Grüßen,
Ihre Blogredaktion
Marianne Harris
2. Juni 2017 @ 22:13
Vielen herzlichen Dank fuer die schnelle Antwort. Alles Gute nach Deutschland.
Marianne Harris
2. Juni 2017 @ 4:37
Ich lebe in Kanada und bin deutscher Staatsbuerger. Ein Verwandeter bat mich ihm eine Kopie meines Reisepasses als E-Mail zu schicken, da sein minderjaehriges Kind fuer mehrere Wochen hier zu Besuch kommen wird. Ich bin dann fuer das Kind verantwortlich. Ist es O.K. ihm diese Kopie zu schicken?
Clemens Grünwald
2. Juni 2017 @ 16:49
Sehr geehrte Frau Harris,
auch wenn wir an dieser Stelle keine Rechtsberatung leisten, spricht aus datenschutzrechtlicher Sicht nichts dagegen, eine Kopie des Passes per E-Mail zu schicken. Sie können allerdings Ihren Verwandten bitten, die Kopie zeitnah nach Beendigung des Besuches, also nach Wegfall des Zwecks, zu löschen.
Mit besten Grüßen,
Ihre Blogredaktion
Anonymous
23. Mai 2017 @ 17:03
Sehr geehrter Herr Grünwald,
verschiedene US-amerikanische Plattformen im Internet verlangen das Zusenden einer Kopie eines staatlich ausgestellten Ausweises zum Identitätsnachweis. Was sind die Risiken dabei, den Führerschein zu versenden?
Mit freundlichen Grüßen
Clemens Grünwald
23. Mai 2017 @ 17:20
Sehr geehrte(r) Leser(in),
vielen Dank für Ihren Kommentar. Wie bei anderen Dokumenten mit personenbezogenen Daten, die Sie in die USA übersenden auch, kann das Risiko bestehen, dass Dritte, wie z.B. internationale Geheimdienste oder Sicherheitsbehörden Zugriff auf die Daten erhalten. Dieses Risiko sollten Sie mit dem Interesse an der Dienstleistung abwägen.
Inwieweit der Führerschein dabei vom Dienstleister als Identitätsnachweis akzeptiert wird, hängt von der jeweiligen Geschäftspraxis und den AGB des Unternehmens ab.
Mit freundlichen Grüßen,
Ihre Blogredaktion
Anonymous
17. März 2017 @ 13:00
Ist ein Arbeitgeber berechtigt vor Arbeitsantritt eine Ausweiskopie zu verlangen?
Clemens Grünwald
17. März 2017 @ 15:37
Guten Tag,
vielen Dank für Ihren Kommentar. Grds. ist ein Arbeitgeber vor dem Hintergrund der Datensparsamkeit nicht berechtigt, eine Ausweiskopie anzufordern. Dies ist aber abhängig von den Umständen des Einzelfalls. Es kann ausnahmsweise zwingende Gründe geben, die für die Anforderung einer Ausweiskopie sprechen – diese sollte der Arbeitgeber aber erläutern.
Mit freundlichen Grüßen,
Ihre Blogredaktion
Kauer
18. Mai 2016 @ 10:50
Muß ich als lkw fahrer einer firma meinen Führerschein vorlegen und darf diese Firma die führerschein Nummer notieren?
Clemens Grünwald
18. Mai 2016 @ 11:15
Guten Tag,
grds. soll die regelmäßige Überprüfung der Führerscheine von Mitarbeitern, denen Dienstfahrzeuge überlassen werden, sicherstellen, dass Fahrzeuge nur Mitarbeitern überlassen werden, die die zum Führen erforderliche Fahrerlaubnis besitzen. Die Erhebung und Verarbeitung der Führerscheindaten ist datenschutzrechtlich zulässig, da eine entsprechende Kontrollpflicht des Halters aus § 21 Straßenverkehrsgesetz (StVG) folgt; hier sind unter anderem auch Straftatbestände hinsichtlich der Unterlassung von Kontrollen geregelt. Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs ist eine halbjährliche Führerscheinkontrolle unter strafrechtlichen Gesichtspunkten für eine Erfüllung der Kontrollpflichten ausreichend, aber auch erforderlich. Danach wäre Ihr Arbeitgeber auch berechtigt, die Führerscheinnummer zu notieren.
Mit freundlichen Grüßen,
Ihre Blogredaktion
Olaf Michel
19. April 2016 @ 12:59
Hierzu gibt es nun anscheinend neue Entscheidungen:
https://planit.legal/blog/personalausweis-kopieren-verboten-das-kommt-drauf-an/
https://www.datenschutzbeauftragter-info.de/wann-ist-das-kopieren-des-personalausweises-erlaubt/
https://www.bfdi.bund.de/SharedDocs/Publikationen/AusweiskopieAuskunftsersuchen.html
Vielleicht kann der Artikel also aus der aktuellen Sachlage heraus aktualisiert werden?
Clemens Grünwald
20. April 2016 @ 13:55
Sehr geehrter Herr Michel,
vielen Dank für Ihre Anfrage mit dem Hinweis auf die Stellungnahme des BMI vom 24.03.2016 zur Zulässigkeit von Ausweiskopien. Wir werden die Einschätzung des BMI bei einer Aktualisierung unseres Blogbeitrags aus 2014 zu diesem Thema entsprechend berücksichtigen. Die von uns erläuterten gesetzlichen Ausnahmefälle, die eine Ausweiskopie erlauben, gelten allerdings weiterhin.
Mit freundlichen Grüßen,
Clemens Grünwald