Die Kopie von Ausweisdokumenten und Reisepässen ist für Unternehmen regelmäßig von Bedeutung. Man denke beispielsweise nur an Kopien des Reisepasses oder Personalausweises für Personalabteilungen zur besseren Vorbereitung von Geschäftsreisen der Mitarbeiter ins Ausland. Genauso fragen Autovermietungen häufig nach dem Personalausweis oder dem Führerschein Ihrer Kunden, um hiervon eine Kopie anzufertigen.

Ein solches Vorgehen ist datenschutzrechtlich heikel. Die datenschutzrechtliche Zulässigkeit dieser Form der Datenerhebung richtet sich für Personalausweise nach dem Personalausweisgesetz (PAuswG) und für Reisepässe nach dem Passgesetz (PassG).

Argumentation der Bundesregierung

Die Kopie des Personalausweises ist grundsätzlich unzulässig. Zwar findet sich im Gesetz für den alten Personalausweis kein ausdrückliches Kopierverbot. Es gibt jedoch Stimmen, die ein entsprechendes Verbot annehmen, darunter das Bundesinnenministerium (BMI) als prominentester Verfechter des Kopierverbots.

Dieses argumentiert in einer Stellungnahme vom 14. Oktober 2010, dass Pass- und Personalausweis nach Aushändigung im Eigentum der Bundesrepublik Deutschland bleiben unter Berufung auf § 4 Abs. 2 PAuswG und § 1 Abs. 4 2. Hs. PassG. Danach erlangen die Inhaber lediglich Besitz an Pass und Personalausweis.

Dass BMI führt weiter aus, dass sich Art und Weise der Nutzung von Personalausweisen aus dem Gesetz ergeben:

  • Die Vorlage eines Reisepasses oder Personalausweises dient primär der Erfüllung der gesetzlich vorgeschriebenen Ausweispflichten im öffentlichen Bereich, vgl. § 1 Abs. 1 S. 1 PassG sowie § 1 Abs. 2 PAuswG.
  • Darüber hinaus ist es zulässig, Pässe und Personalausweis im nichtöffentlichen Bereich als Ausweis- und Legitimationspapier zu verwenden. Hierbei beruft sich das BMI auf § 18 Abs. 1 PassG sowie auf § 20 Abs. 1 PAuswG.

Eine generelle Befugnis zur Vervielfältigung von Pässen und Personalausweisen wird vom BMI aus folgenden Gründen als grundsätzlich unzulässig angesehen: Pass und Personalausweis wird eine Legitimationswirkung zugeschrieben, die durch Kopien gefährdet wird. Allein die Anfertigung einer „Sicherungskopie“ des Personalausweises oder Passes durch den Dokumenteninhaber wird  als zulässig angesehen.

Weiterhin wird die Kopie des Passes oder Personalausweises vom BMI nicht als erforderlich angesehen. Vielmehr wird auf die Möglichkeit eines Aktenvermerks zu Identifizierungszwecken und auf den seit dem 01.01.2010 gültigen Personalausweis mit seiner freiwilligen elektronischen Identifizierungsmöglichkeit abgestellt.

Argumentation der Rechtsprechung

Die Rechtsprechung hat sich in der jüngsten Zeit ebenfalls kritisch zur Kopie von Personalausweisen für Unternehmenszwecke geäußert:

Das Verwaltungsgericht Hannover hatte in seiner Entscheidung vom 28. November 2013 (Aktenzeichen: 10 A 5342/11) die Kopie von Personalausweisen für den Fuhrpark der klägerischen Logistikdienstleisterin zu beurteilen. Zu Überwachungszwecken wurden Personalausweise der Fahrzeugabholer eingescannt und gespeichert. Die beklagte Aufsichtsbehörde war hiergegen im Rahmen einer datenschutzrechtlichen Verfügung vorgegangen, gegen die sich die Klägerin vor Gericht wandte.

Die Klage war unbegründet, weil das von der Klägerin praktizierte Scannen und Speichern von Personalausweisen als schwerwiegender Verstoß gegen datenschutzrechtliche Vorschriften gewertet wurde. Als maßgeblich für die Zulässigkeit des beanstandeten Verfahrens wurde § 20 PAuswG angesehen. Dessen Abs. 1 sieht vor, dass der Inhaber den Personalausweis bei öffentlichen und nichtöffentlichen Stellen als Identitätsnachweis und Legitimationspapier verwenden kann.

Das Scannen und Speichern von Personalausweisen wird aufgrund der dargestellten Normen als unzulässig angesehen. Eine rechtfertigende Einwilligung des Betroffenen hinsichtlich der Datenerhebung wie in § 4 Abs. 1 BDSG und § 4a BDSG geregelt, verneint das Gericht beim PAusweisG.

Fazit – Empfehlung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der neue elektronische Personalausweis nicht kopiert werden darf, da auf diesem eine Berechtigungsnummer abgedruckt ist, die grundsätzlich nur dem Ausweisinhaber bekannt sein soll (Regierungsbegründung zum PAuswG: BT-Drs. 16/10489, S. 40 zu § 14).

Der alte (nicht elektronische) Personalausweis und ähnliche Ausweisdokumente dürfen mit folgenden Einschränkungen kopiert werden:

  • von öffentlichen Stellen, wenn dies zur rechtmäßigen Erfüllung der Aufgaben erforderlich ist (§§ 13, 14 BDSG, analog dazu Landesdatenschutzgesetze)
  • von Telekommunikationsdiensteanbietern, wenn dies zur Überprüfung von Angaben der Person erforderlich ist (§ 3 Nr. 6, § 95 Abs. 4 TKG)
  • in anderen Fälle, in denen Gesetze eine Ausnahme zulassen, wie z.B. in § 8 Absatz 1 Satz 3 des Geldwäschegesetzes

Um als Unternehmen datenschutzrechtlich auf der sicheren Seite zu sein, empfiehlt es sich, im Sinne des Prinzips der Datensparsamkeit und Datenvermeidung lediglich einen Vermerk über vorgelegte Pass- und Ausweisdaten anzufertigen. Auf eine Kopie des Dokumentes sollte verzichtet werden. Für Kopien vom Führerschein gibt es kein explizites Verbot, allerdings ist auch hier die Datenerhebung und -speicherung nicht als erforderlich anzusehen, so dass von Kopien ebenfalls abzuraten ist.

Update 26.4.2016: Wir verweisen auf unseren aktualisierten Artikel zu Ausweiskopien, da das BMI kein generelles Kopierverbot mehr annimmt.

Update 20.04.2018:

Waren Ausweiskopien/Ablichtungen in Deutschland lange Zeit datenschutzrechtlich umstritten, sind sie seit Juli 2017 unter zwei Bedingungen zulässig (§ 20 Abs.2 Personalausweisgesetz):

  • Nur der Ausweisinhaber oder eine andere Person mit der Zustimmung des Ausweisinhabers darf die Kopie erstellen.
  • Die Kopie muss eindeutig und dauerhaft als solche erkennbar sein.

Zu beachten ist, dass nur der Ausweisinhaber die Kopie an Dritte weitergeben darf und jede Verarbeitung von personenbezogenen Daten aus dem Ausweis der Einwilligung des Ausweisinhabers bedarf. Analog verhält es sich mit Passkopien (§ 18 Abs. 3 Passgesetz).

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