Datenschutz in und an der Schule – Teil 1 Prüfungstermine und Vertretungspläne im Internet

Im täglichen Schulalltag erfolgen unzählige Verarbeitungen personenbezogener Daten von Schülern, Eltern und Lehrern. Die meisten hiervon sind von einer Vielzahl an entsprechenden Rechtsgrundlage gedeckt die zum Teil unbekannt sind.

Wussten Sie etwa, dass es im Land Bremen in der Grundschule und Sekundarstufe 1 zulässig ist, Klassenlisten zu erstellen und an die Erziehungsberechtigten zu übermitteln? Diese darf Namen und Vornamen des Schülers, Geburtsdatum, Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse enthalten. Weiteres finden Sie hier.

In unserer Reihe „Datenschutz in und an der Schule“ stellen wir klassische Situationen aus dem Schulalltag und deren rechtliche Bewertung dar.

Eines der wichtigsten Medien der Kommunikation zwischen Schule und Schülern ist die Schulwebseite, über die beispielsweise Prüfungstermine und Vertretungspläne kommuniziert werden.

Häufig ergibt sich folgendes Bild:

Abitur -Prüfungstermine

Auf der Webseite werden vollständige Listen aller Abiturienten als Teilnahmelisten an den mündlichen bzw. Präsentationsprüfungen veröffentlichte. Diese Listen enthalten regelmäßig den Namen und Vornamen der Schüler bestimmter sowie Angaben über deren Prüfungsfächer und -zeitpunkt (Tag und Uhrzeit). Zum Teil fanden sich auch Listen mit Prüfungsterminen der vergangenen Jahre.

Vertretungspläne

Auf der Webseite wird der aktuelle Vertretungsplan vorgehalten. Auf diesem wird dargestellt, welcher Unterricht ausfällt, ggfls. welcher Lehrer für diesen Unterricht planmäßig eingeteilt ist, und welcher Lehrer die Vertretung übernimmt. Zum Teil werden die Namen der Lehrer vollständig angegeben. Zum Teil werden deren Kürzel genutzt.

Diese Fälle sind folgendermaßen zu bewerten:

Abitur -Prüfungstermine

Die Veröffentlichung der Prüfungstermine auf der Webseite ist nicht erforderlich. Eine entsprechende Rechtsgrundlage besteht nicht. Die Schüler können sich in der Schule informieren. Hierdurch wird gerade vor dem Hintergrund der weltweiten Abrufbarkeit der Daten der Kreis potentieller Personen, die die Daten zur Kenntnis nehmen können, signifikant reduziert. Eine Veröffentlichung auf der Webseite wären allenfalls zulässig, wenn die Schüler oder die Erziehungsberechtigten in die Veröffentlichung schriftlich eingewilligt hatten (Hierdurch entsteht für das Direktorium massiver Arbeitsmehraufwand). In diesem Fall wären die Daten nach dem Abschluss der Prüfung von der Webseite zu nehmen (vergl. 29 Tätigkeitsbericht des LfDI Baden-Württemberg). Vertretbar wäre es, die Daten in einem passwortgeschützten Bereich zu hinterlegen und dadurch den Zugriff auf die Daten einzuschränken.

Vertretungspläne

Der Umgang mit Vertretungsplänen im Internet wird in den verschiedenen Bundesländern unterschiedlich beurteilt.

Der LfDI Bayern sieht eine Veröffentlichung nur dann als zulässig an, wenn die betroffenen Lehrkräfte ausdrücklich in die Veröffentlichung eingewilligt haben (23. TB, Punkt 12.4.)

Der LfDI Thüringen erachtet die Veröffentlichung von namentlichen Vertretungsplänen durch Schulen im Internet als nicht erforderlich und damit als unzulässig. „Dies gilt auch bei einer vorherigen Einholung von Einwilligungen bei den Lehrkräften. Gegen eine Veröffentlichung von Vertretungslisten durch Aushang im Schulgebäude selbst, bestehen keine datenschutzrechtlichen Bedenken. (10. TB, Punkt 13.5.)

Der LfDI Rheinland-Pfalz vertritt die Auffassung: „Wenn beispielsweise lediglich Raumänderungen mitgeteilt werden oder über die bloße Tatsache des Unterrichtsausfalls informiert wird und dabei lediglich die Klassen bzw. Kurse genannt werden, genügt es, wenn der Zugang über eine Benutzerkennung und ein schulintern bekanntes Passwort erfolgt. Für den Fall, dass im Vertretungsplan dagegen Lehrkräfte namentlich bezeichnet werden, ist aus technisch-organisatorischer Sicht die Einrichtung einer geschlossenen Benutzergruppe unter Verwendung eines individuellen Passwortes zu fordern.“ (22. TB, Punkt 9.1.2.)

Der LfDI Sachsen sieht eine Veröffentlichung ebenfalls als kritisch, bringt aber einen praktikablen Vorschlag: „Der Zugang zu den Vertretungsplänen sollte mit einem Passwort beschränkt werden. Auf diese Weise wären nur noch Lehrer und Schüler der Schule in der Lage gewesen, auf die Daten zuzugreifen.“ (16. TB, Punkt 5.1.5)

Fazit

Im Ergebnis kann somit festgehalten werden, dass die ungeschützte Veröffentlichung von Prüfungstermine bzw. Vertretungsplänen mit personenbezogenen Daten unzulässig ist. Vertretbar ist hingegen ein passwortbeschränkter Zugang, der nur Lehrkräften und Schülern zur Verfügung steht.