Datenschutz-Regelungen für Beamte*innen

Mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ging im Mai 2018 ein Ruck durch die Gesellschaft. Das Thema Datenschutz war (sowohl positiv als auch negativ) in aller Munde; nicht zuletzt deshalb, weil jede Person unabhängig von ihrem beruflichen Status davon betroffen ist. Das gilt nicht nur für Arbeitnehmer*innen, sondern auch für Beamte*innen. Aus diesem Grund lohnt sich ein Blick in die datenschutzrechtlichen Bestimmungen, die speziell für verbeamtete Personen gelten:

Welche Daten werden geschützt?

Geschützt werden personenbezogene Daten, also folglich solche, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Hierzu zählen nicht nur die „klassischen“ Daten wie Name, Anschrift oder Geburtsdatum, sondern z. B. auch Bildaufnahmen, dienstliche Beurteilungen oder Personalnummern – eben alles, was auf eine bestimmte Person zurückgeführt werden kann.

Sonderregelungen zum Datenschutz im Bundesbeamtengesetz

Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) regelt den Schutz personenbezogener Daten von Beschäftigten, wovon gemäß § 26 Abs. 8 Nr. 7 BDSG ausdrücklich auch Beamte*innen umfasst sind. Nach § 1 Abs. 2 BDSG gehen jedoch andere Rechtsvorschriften des Bundes über den Datenschutz den Vorschriften des BDSG vor. Neben dem BDSG gibt es daher in § 106 Abs. 4 Bundesbeamtengesetz (BBG) eine spezielle Regelung für (ehemalige) Bundesbeamte*innen und Bewerber*innen für das Beamtenverhältnis. Nach dieser Vorschrift ist dem Dienstherrn die Verarbeitung personenbezogener Daten gestattet, wenn diese zur Begründung, Durchführung, Beendigung oder Abwicklung des Dienstverhältnisses oder zur Durchführung organisatorischer, personeller oder sozialer Maßnahmen, insbesondere zu Zwecken der Personalplanung oder des Personaleinsatzes, erforderlich ist oder eine Rechtsvorschrift sie erlaubt. In bestimmten Fällen kommt auch eine Einwilligung als Rechtsgrundlage in Betracht. Interessant ist an dieser Stelle, dass bei Beschäftigten als Datenverarbeitung gemäß § 26 Abs. 7 BDSG nicht nur automatisierte Handlungen angesehen werden, sondern jegliche Formen der Datennutzung, somit z. B. auch die Anfertigung handschriftlicher Notizen.

Eine Besonderheit des beamtenrechtlichen Datenschutzes ist ferner die gesetzliche Verpflichtung für Gerichte und Strafverfolgungs- und Vollstreckungsbehörden, Informationen zu einem Strafverfahren (z. B. Anklageschrift oder Erlass eines Haftbefehls) gegen Beamte*innen an den Dienstherrn zu übermitteln. Dies ergibt sich aus § 115 BBG und § 49 Beamtenstatusgesetz. Die Auskünfte dürfen von dem Dienstherrn für Disziplinarverfahren oder statusrechtliche Veränderungen (z. B. Verlust der Beamtenrechte) verwendet werden.

Personalakten – zwischen Vertraulichkeit und Informationsbedürfnis

Das Anlegen einer Personalakte (auch elektronisch) stellt auf Bundesebene gemäß § 106 Abs. 1 BBG eine gesetzliche Pflicht des Dienstherrn dar. Die Akte ist vertraulich zu behandeln und durch technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) gegen unbefugte Zugriffe zu sichern, z. B. durch Lagerung in verschlossenen Aktenschränken oder durch die Einrichtung von Zugangs- und Zugriffsbeschränkungen in den verwendeten IT-Systemen. Neben den Beschäftigten der Personalverwaltung darf grundsätzlich nur Beschäftigten, die Aufgaben des ärztlichen Dienstes wahrnehmen sowie Gleichstellungsbeauftragten oder Beschäftigten der Innenrevision im Rahmen ihrer Aufgabenwahrnehmung Zugriff auf die Personalakten gewährt werden. Für die Personalakten und für einzelne Bestandteile sind ferner gesetzliche Löschfristen (i. d. R. drei bis fünf Jahre, bei Versorgungsakten zehn Jahre) festgelegt.

Unterlagen über Beihilfen müssen nach § 108 BBG wegen der enthaltenen besonders schützenswerten Gesundheitsdaten in einer Teilakte getrennt von der Personalakte aufbewahrt werden. Die Bearbeitung der Akten und somit auch der Zugriff darauf ist einer von der übrigen Personalverwaltung getrennten Organisationseinheit vorbehalten.

Das Bundesbeamtengesetz regelt darüber hinaus eine Vielzahl spezifischer Fälle, in denen Personalaktendaten an andere Stellen weitergegeben werden dürfen, z. B. an andere Behörden zur Vorbereitung und Durchführung einer Personalentscheidung oder an Ärzte*innen, die im Auftrag des Dienstherrn ein medizinisches Gutachten erstellen sollen. Auskünfte an Dritte können überdies erteilt werden, wenn dies zur Abwehr einer erheblichen Beeinträchtigung des Gemeinwohls oder für den Schutz berechtigter, höherrangiger Interessen des Dritten erforderlich ist.

Beamte*innen haben vielfältige Rechte

Beamten*innen steht das Recht zu, Einsicht in ihre Personalakte zu nehmen und Kopien hieraus anzufertigen. Zudem können sie unter bestimmten Voraussetzungen die Entfernung von Unterlagen aus der Personalakte verlangen. Sie können überdies die weiteren sog. Betroffenenrechte aus der DSGVO geltend machen: Hierzu gehören insbesondere das Recht auf Auskunft über verarbeitete personenbezogene Daten sowie auf Berichtigung und Löschung personenbezogener Daten. Erteilte Einwilligungen können zudem jederzeit widerrufen werden.

Verbeamtete Personen stehen demzufolge trotz der Vielzahl an rechtlichen Vorschriften, die die Verarbeitung personenbezogener Daten erlauben, gegenüber ihrem Dienstherrn nicht schutzlos dar. Für Beamte*innen der Länder können sich entsprechende Regelungen aus den Landesbeamtengesetzen ergeben.