Können Sie sich noch erinnern, als Sie MS 365 (früher O365) bei sich im Unternehmen eingerichtet haben? Der erste und einer der wichtigsten Schritte hierbei ist die Einrichtung des Tenant (deutsch: Mandanten). Auf diesem laufen sämtliche MS 365-Dienste. Beim Anlegen des Tenants wird unter anderem auch festgelegt, wo die Daten, die bei der Nutzung von MS 365 anfallen, gespeichert werden. Hier das falsche Häkchen gesetzt und die Daten landen (fast irreversibel) auf Servern in Ländern, auf denen diese nicht gespeichert werden sollten.

Microsoft leistet hier aber auch Support: Grundsätzlich werden die Daten immer in der geografischen Region, die dem Land entspricht, das der Kunde bei der Buchung bzw. Einrichtung des ersten Dienstes angibt, gespeichert.

Wurde hierbei Deutschland angegeben, wurden die Daten (Stichtag: 31.12.2019) dauerhaft auf Servern in Westeuropa (Niederlande) und Nordeuropa (Irland) gespeichert. Bei Einrichtungen von MS 365-Diensten ab 2020 werden für die Daten die Serverstandorte Deutschland / Westen-Mitte (Frankfurt) und Deutschland / Norden (Berlin) als Speicherort festgelegt.

Microsoft hat nunmehr die zeitlich befristete Möglichkeit eingeräumt, eine Verschiebung der sogenannten „ruhende Kundendaten“ zu beantragen. Zu den „ruhende Kundendaten“ gehören:

  • Exchange Online-Postfachinhalte (E-Mail-Texte, Kalendereinträge und der Inhalt von E-Mail-Anlagen)
  • SharePoint Online-Websiteinhalte und die auf der Website gespeicherten Dateien
  • Nach OneDrive for Business hochgeladene Dateien
  • Teams-Chatnachrichten (einschließlich privater Nachrichten), Kanalmeldungen und in Chats verwendete Bilder

Voraussetzung für eine Verschiebung der Daten ist, dass der Tenant vor Dezember 2019 eröffnet wurden. Die Beantragung der Datenverschiebung ist nur bis einschließlich 30.4.2021 möglich. Die Umsetzung selbst kann bis zu 24 Monate dauern und – auch nicht unwichtig – ist kostenfrei.

Warum sollte das gemacht werden?

Die Datenverschiebung ist insbesondere dann sinnvoll, wenn bei der Einrichtung des Tenants ein Speicherort außerhalb der EU angegeben wurde. Gerade im Hinblick auf das Schrems II-Urteil des EuGH kann hier die (versehentliche) Auswahl eines Speicherortes in den USA korrigiert werden. Aber auch wenn sich die Daten bereits in der EU befinden, sollte über eine Verschiebung nach Deutschland nachgedacht werden. Gerade im Hinblick auf die verschiedenen Angriffspunkte der Aufsichtsbehörden (z.B. Cloud Act oder Patriots Act), kann ein deutscher Speicherort die Position der sich rechtfertigenden verantwortlichen Stelle erhöhen.

Was ist zu tun?

Die Kollegen und Kolleginnen von BASYS Bremen (BASYS Bartsch EDV-Systeme GmbH) haben in ihrem Blog eine Anleitung, wie die Beantragung über das Microsoft 365-Admin Center funktioniert, bereitgestellt, auf den wir gern verweisen. Dort finden Sie ebenfalls weitere Informationen zu Fristen und dem weiteren Verlauf.