Wenn die Zeitung Ihre letzten Urlaubsorte besser kennt als Sie.

Im Urlaub wissen, was in der Heimat passiert? Was für den einen unverständlich erscheint, ist für den anderen besonders wichtig. Wie praktisch ist es dann, wenn die lokale Zeitung die Möglichkeit der Nachsendung der abonnierten Zeitung an den aktuellen Urlaubsort anbietet.

Wie aber verhält es sich mit der Löschung dieser zusätzlichen Adressdaten?

Große Augen machte die Abonnentin einer großen Tageszeitung. Diese stellte durch Zufall fest, dass die Zeitung, bei der sie seit vielen Jahren Kundin ist, sämtliche Urlaubsadressen auch weit nach Ablauf des Nachsendeauftrages gespeichert hatte. Zum Teil konnte adressengenau nachvollzogen werden, wann und wo genau die Kundin in den letzten Jahren Urlaub machte. Daraufhin wandte sich diese an den hessischen Datenschutzbeauftragten (45. Tätigkeitsbericht, Ziffer 4.6.4).

Wann ist zu löschen?

Bei der Löschung der Nachsendungsanschriften muss grundsätzlich zwischen der Nachsendung in im Ausland und im Inland unterschieden werden.

Sofern die Nachsendung kostenpflichtig ins Ausland erfolgt, ergeben sich bei der Beauftragung und der anschließenden Rechnungsstellung geschäftliche Unterlagen, für die handels-und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten gelten.

Demgegenüber ist die Nachsendung im Inland regelmäßig kostenfrei. Mangels der Entstehung geschäftlicher Unterlagen müssen keine besonderen Aufbewahrungsfristen beachtet werden. Hier ist allenfalls zu berücksichtigen, dass eine Zustellung nicht immer erfolgreich ist und daraus Kundenreklamationen resultieren können. Für deren Bearbeitung ist es erforderlich, die Urlaubsanschrift zumindest einen kurzen Zeitraum nach Abschluss der Nachsendung aufzubewahren.

Der hessische Datenschutzbeauftragte empfiehlt, Anschriftendaten aus Nachsendeanträge ins Ausland ein Jahr nach deren Beendigung zu löschen. Hierdurch kann der Auftrag zur Auslands-Nachsendung und die daraus resultierenden Kosten belegt werden. Eine Nachvollziehbarkeit, worin genau die Zeitung nachgesandt wurde, ist hingegen nicht möglich. Bei Nachsendeaufträgen im Inland sieht der hessische Datenschutzbeauftragte eine Aufbewahrung der Adressen für nur einen Monat als erforderlich an. Nach diesem Zeitraum ist nicht mehr mit Reklamationen zu rechnen.