Dokumentation von Meldungen an das Gesundheitsamt in Kita und Schule

Wenn in den letzten zwei Jahren in der Öffentlichkeit vom Infektionsschutzgesetz (IfSG) die Rede war, ging es meistens um COVID-19. Dabei darf nicht vergessen werden, dass das IfSG auch den Umgang mit anderen ansteckenden Krankheiten regelt. So sind Kitas und Schulen bspw. verpflichtet, eine Meldung an das Gesundheitsamt zu machen, wenn bei den betreuten Kindern oder bei den Beschäftigten bestimmte Krankheiten auftreten. Die Regelungen sind etwas versteckt in § 34 Abs. 6 i. V. m. § 33 IfSG zu finden.

Welche Krankheiten das sind und wie genau zu verfahren ist, dürfte in den meisten Einrichtungen aus dem Alltag bekannt sein – falls nicht, liefert der Leitfaden der Hamburger Behörde für Gesundheit und Verbraucherschutz eine Übersicht. Dass für diese Meldungen personenbezogene Daten, einschließlich sensibler Gesundheitsdaten verarbeitet und übermittelt werden dürfen, ist eindeutig in § 34 Abs. 6 S. 1 IfSG geregelt.

Aufbewahrungsdauer der Meldung

Es bleibt jedoch die Frage, was auf Seiten der Einrichtung – also bspw. in der Kita oder in der Schule – nach der Meldung mit den Daten passiert. An sich ist der Zweck der Datenverarbeitung mit dem Absetzen der Meldung erfüllt. Müssen die Daten also sofort gelöscht werden? Nein, zunächst ist es natürlich sinnvoll, die Daten aufzubewahren, um auf etwaige Rückfragen des Gesundheitsamts reagieren zu können. Außerdem unterliegen erkrankte Personen häufig einem Betretungsverbot, sodass die Daten zumindest bis zur Genesung aufbewahrt werden müssen, um die Einhaltung des Betretungsverbots zu kontrollieren.

Müssen die Daten also gelöscht werden, nachdem alle Erkrankten wieder genesen sind, der Fall also erledigt ist? Eigentlich schon, da der ursprüngliche Zweck der Datenerhebung nun erfüllt ist. Wer sichergehen will, sollte mit der Löschung jedoch noch etwas warten. Wenn alles gelöscht ist, kann im Nachhinein nicht mehr nachgewiesen werden, dass die Meldung tatsächlich erfolgte. Diese Nachweisbarkeit dürfte aber ein großes Anliegen der Einrichtungen sein. Denn: Sofern eine verpflichtende Meldung nicht erfolgt, drohen Bußgelder in Höhe bis zu 25.000 € (§ 73 Abs. 2 IfSG).

Dokumentation der Meldung

Um sich gegen ein mögliches Bußgeld zu wehren, sollten die Meldungen an das Gesundheitsamt dokumentiert werden. Diese Dokumentation darf personenbezogene Daten und auch Gesundheitsdaten enthalten – eben alle Daten, die notwendig sind, um zu beweisen, dass eine Meldung erfolgt oder berechtigterweise nicht erfolgt ist. Letzteres ist vor allem dann relevant, wenn die Meldung schon durch eine andere Einrichtung oder den Arzt getätigt wurde.

Wie lange darf bzw. sollte die Dokumentation also aufbewahrt werden?

Die Meldepflicht unterliegt einer dreijährigen Verjährungsfrist (§ 31 Abs. 2 OWiG). Für diesen Zeitraum sollte die Dokumentation also aufbewahrt werden, um sich ggf. gegenüber dem Gesundheitsamt verteidigen zu können.

Art der Aufbewahrung: Nicht einfach in der Kinder- oder Personalakte ablegen!

Klar ist, dass die Dokumentation sensible Gesundheitsdaten und damit besonders schützenswerte Daten enthält. Sie ist daher nicht einfach in der Kinder- oder Personalakte aufzubewahren, sondern separat abzulegen. Zugriffsberechtigt sollten nur die Einrichtungsleitung und ggf. die Stellvertretung sein. Zum Ablauf der Verjährungsfrist, also drei Jahre nach Meldung zum Ende des Jahres, sind alle Daten zum Erkrankungsfall und zur Meldung zu löschen. Wenn die Kommunikation mit der Aufsichtsbehörde per (verschlüsselter!) E-Mail erfolgt, ist bei der Löschung auch an die E-Mail-Postfächer zu denken.