Immer mal wieder hat man als Datenschutzbeauftragte*r verschiedene Perspektiven einzunehmen und mannigfaltige Facetten einer Fragestellung zu beleuchten. Es zeigt sich oft, dass „Paragraphenreiterei“ alleine (auch) heutzutage in der Beratungspraxis nicht viel weiterhilft. Dass diese abenteuerlich anmutende Annahme im Grunde noch nie gegolten hat, soll dabei nicht vertieft werden. Jedenfalls nicht hier. Stattdessen soll der Blick gerichtet werden auf das bunte Feld der „Marketingmeierei“ – um einem milden Augenzwinkern verpflichtetes, dieser Profession angemessenes Äquivalent zu obigem Personentitel zu bemühen.
Jüngst haben wir uns mit der Frage befasst, was von dem Einsammeln von Kontaktdaten auf einer Messe zu halten ist und insbesondere, wie es danach wohl weitergehen kann. Der vorliegende Beitrag beleuchtet die zeitlich davor angesiedelte Phase, in der es auch – wie so häufig – um das „Wie“ geht, aber um ein anderes; nämlich um eine Frage, die auch von unserem Publikum gelegentlich aufgeworfen wird und derer wir uns in diesem Rahmen – freilich, ohne selbigen zu sprengen – anzunehmen gedenken: Wie kann ein passendes Formular zum Erheben von Kontaktdaten ausgestaltet sein? Ist es vom potentiellen Kunden zu unterzeichnen und ggf. in Kopie auszuhändigen? Und was muss man (vielleicht) sonst noch beachten?
Textliche Kreativität …
Der passende Text für eine Einwilligung im Rahmen einer Messe oder vergleichbaren Veranstaltung ist bisweilen relativ zügig erstellt. So oder ähnlich hat man das sicherlich schon dann und wann zu Gesicht bekommen:
„Ich erkläre mich einverstanden, dass der Veranstalter meine E-Mail-Adresse an den Anbieter xy weitergeben darf, damit dieser mir interessante Angebote und Informationen zu den Dienstleistungen rund um dies-und-das zusendet. Diese Einwilligung ist freiwillig und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.“
Mit dem reinen Textvorschlag als solchem ist es aber nicht getan – bei Weitem nicht. Also schauen wir weiter: Muss die Zustimmung unterschrieben werden? Oder reicht das Ankreuzen auf einem Erfassungsbogen?
… und das organisatorische Drumherum
Oder geht es hier um eine reine Online-Veranstaltung, und gar nicht in Präsenz mit schickem Info-Stand und aufgerolltem Banner an der Seite? Dann müsste umgedacht werden: Checkbox – ja oder nein? Über welches Medium läuft die Anmeldung: die eigene E-Mail, WhatsApp oder ein bereitgestelltes Tablet zum Antippen? Und wie sieht es mit der Protokollierung des Vorgangs (technisch) aus? Und dann sind ja noch, gleich ob analog oder digital, die Informationspflichten nach Art. 13 und Art. 14 DSGVO – ach herrje! Also, wer erhebt die Daten (siehe oben), sprich wer gilt als Veranstalter?
Nun gut, wollen wir mal sortieren: Bei einer Präsenz-Veranstaltung, gewissermaßen „live und in Farbe“, kann ein Merkblatt ausgelegt werden mit allen nötigen Hinweisen des Erhebers. Weist dieses zugleich darauf hin, dass die Daten an einen Dritten (nämlich den o. g. Anbieter) weitergereicht werden, ist alles in Butter. Ist der Platz allzu knapp, kann mit einer abgestuften Information gearbeitet werden – will sagen: ein Schnipsel ‚kurz und knackig‘ auf dem Erfassungsbogen plus weitergehende, ausführliche Hinweise separat als Aushang.
Bewegt man sich überwiegend auf elektronischem Wege, soll ein Medienbruch wahrscheinlich eher vermieden werden. Hier dürfte man bestrebt sein, alle nötigen Infos gleichsam ansprechend wie transparent in einem Dokument gebündelt unterzubringen. Rein praktisch gilt es hier vorrangig das Double-Opt-In-Verfahren zur rechtssicheren Erhebung einer elektronischen Einwilligung zu implementieren. Außerdem muss bedacht werden, ob entweder der „Erst-Erheber“ den späteren (potentiellen) Werbeadressaten bereits umfassend gemäß Art. 13 DSGVO informiert, oder ob eine geteilte Information beider Beteiligten – dann unter Beachtung von Art. 14 DSGVO – erfolgen soll. Je nach technischer Ausgestaltung und Gefälligkeit aus Sicht der Personen, die werblich angesprochen werden sollen, weisen beide Varianten jeweils Vor- und Nachteile auf.
In jedem Fall wird deutlich: Marketingaktivitäten sind stets ein spannendes Feld zur rechtlichen Betätigung. Besonders glänzen können hier praktisch veranlagte Naturen mit dem Blick fürs große Ganze.