Behördenwege sind oftmals beschwerlich. Erst wartet man eine gefühlte Ewigkeit auf einen Termin und dann besteht auch noch die Gefahr, einen Teil der erforderlichen Unterlagen zu vergessen. Glücklicherweise melden sich die Behörden zunehmend vor den entsprechenden Terminen per Post und informieren den Antragsteller über Termin und benötigte Dokumente. Aus Kostengründen nutzen die Behörden hierzu aber zunehmend Postkarten.

Postkarten, da war doch was….

Ein Klassiker von Datenschutzschulungen beim Versand unverschlüsselter E-Mails ist der Satz:

„Unverschlüsselte E-Mails sind wie Postkarten, da kann auch jeder, der die Postkarte in der Hand hat, lesen, was für den Empfänger bestimmt ist.“

Jetzt versenden verschiedene Behörden diese unsicheren Postkarten. So zum Beispiel die Führerscheinstelle eines bayerischen Landratsamtes. Dort fanden sich unter anderem

  • Aktenzeichen und der Name der Sachbearbeiterin / des Sachbearbeiters
  • Informationen, welche Unterlagen noch vorzulegen sind
  • Ärztliche Bescheinigungen über das Sehvermögen
  • sonstige ärztliche Bescheinigungen
  • Gutachten für die Erteilung oder Verlängerung von Fahrerlaubnissen

Zudem konnten handschriftlich Informationen zu offenen Gebühren und weitere Informationen an den Antragsteller mitgeteilt werden. In einem Fall, den der LfDI Baden-Württemberg in seinem Tätigkeitsbericht 2019 (Seite 63) darstellte, wurde das Freitextfeld genutzt, um handschriftlich mitzuteilen, dass der Antragsteller nicht als Begleitperson für das begleitete Fahren eingetragen werden könne (Voraussetzung sind Mindestalter von 30 Jahren; 5 Jahre im Besitz einer gültigen Fahrerlaubnis zu sein; nicht mehr als drei Punkte im Verkehrszentralregister).

Was sagt der LfDI?

Die Verwendung der Postkarte als Kommunikationsmittel zwischen Behörde und Bürger führt zu einer Verletzung der Vertraulichkeit und Integrität von besonders schutzwürdigen Gesundheitsdaten:

„Es liegt eigentlich auf der Hand, dass vertrauliche Informationen im Behördenverkehr grundsätzlich in geschlossenen Briefumschlägen zu verschicken sind.“

Das betreffende Landratsamt wurde auf Grund des Sachverhaltes nicht um Stellungnahme gebeten, sondern direkt angewiesen, den Versand der Postkarten einzustellen und Briefe zu nutzen.  Diese Weisung wurde unverzüglich umgesetzt.

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